General Secretariat
il y a 4 semaines
Description de l'entreprise
Sofitex Talent Recruitment
Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.
Description de l'offre
For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for an:
The (Senior) Administrative Assistant provides administrative assistance and assists in the day-to-day coordination of the Arts and Culture Programme of the Bank.
S/he will have extensive external contacts and work with beneficiaries of and contributors to the Institute’s activity. S/he will work closely with the Head of Arts & Culture.
Accountabilities:
General
- Manage telephone coverage, mail/document distribution, diary scheduling and all other logístical requirements for Arts & Culture
- Organise the missions for the Head of Arts & Culture
- Draft/finalise correspondence on various topics on behalf of manager, attend meetings
- Assist in the accurate preparation, finalisation and distribution of letters, notes, complex reports, graphs, and presentations
- Organise filing systems both electronic and on paper and ensure effective and accurate filing of all electronic and hard copy documents and other information for easy access and retrieval
- Distribute and circulate information, reports or status updates in order to keep others informed
- Provide general research support (using Internet and IT software if required)
Contracts, budget follow up, procedures and payments
- Coordinate the drafting, dispatching, recording and implementation of ALL contractual agreements with all suppliers (ADP, Art Collection), obtaining OCCO Clearances and SG Approvals
- Ensure swift process for payment of invoices
- Update spending tables for Arts & Culture
Art Collection
- Coordinate the physical moves of artworks belonging to the collection
- Register and update locations of artworks in the dedicated Art database (TMS Gallery Systems)
- Liaise with Security to check regular checks of hangings are taking place
Artists Development Programme
- Send negative answers to non-retained artists
- Coordinate the finissage and unveiling events (guest list and attendance, logistics, liaison with Protocole, etc)
Reports to the Dean of the Bank and works under the supervision of the Head of Arts and Culture Programme.
Profil recherché
- Secondary level education, ideally complemented with a 2-year certification in a relevant field (e.g. secretarial studies, business administration)
- At least 3 years of relevant professional experience
- Excellent knowledge of standard MS Office Tools (Word, Excel, Powerpoint), Canva and ideally TMS Gallery Systems
- Excellent knowledge of written and spoken English; knowledge of other European languages would be an advantage
**This is an opportunity for an initial contract of 2 months, with possible extensions afterwards.**
**Salary ranges between 3,350€ and 4,230€ gross per month, depending on experience.
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General Secretariat
il y a 4 semaines
Luxembourg SOFITEX Temps pleinDescription de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...
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Secrétaire Du Directeur Général
il y a 22 heures
Luxembourg GovJobs Temps plein**Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: Banque centrale du Luxembourg **Missions**: Au sein de la section Secrétariat du Directeur général, vous êtes en charge d’assister le Directeur général sur le plan administratif, afin de lui garantir un support efficace et efficient. - Vous gérez l’agenda et le courrier du Directeur...
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General Secretariat
il y a 4 semaines
Luxembourg Sofitex Luxembourg Temps plein**À propos de nous**: Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. **Mission**: For one of our...
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General Secretariat
il y a 4 semaines
Luxembourg SOFITEX Temps pleinDescription de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...
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Trainee - General Secretariat - Project
il y a 2 jours
Luxembourg PICTET Temps plein**Your team**: - The - **Pictet Group** is one of the world’s leading independent wealth and asset managers. Founded in 1805 and headquartered in Geneva, Switzerland, the Group is represented in 30 offices in financial centres worldwide, currently employing over 5200 people. Pictet has been present in Luxembourg since 1989 where it employs over 600...
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(Associate) Audit Committee Secretariat Officer
il y a 22 heures
Luxembourg European Investment Bank Temps pleinThe **EIB**, the European Union's bank, is seeking to recruit for its **Secretariat General (**SG)**, Governing Bodies Department **(GB)**, Governing Bodies Secretariat Division (GBS), MC Secretariat Unit (MC Sec) **at its headquarters in Luxembourg, a **(Associate) Audit Committee Secretariat Officer*.** **This is a full-time position at grade 4/5 for...
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Membre Du Secrétariat
il y a 2 jours
Luxembourg GovJobs Temps plein**Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: Ministère des Affaires intérieures - Direction générale de la sécurité intérieure **Missions**: - Gérer les différentes tâches administratives quotidiennes du secrétariat; - Gérer la collecte, le traitement et l'archivage du courrier; - Fournir un support administratif; - Assurer un accueil...
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Corporate Governance Assistant
il y a 4 semaines
Luxembourg Raiffeisen Temps plein**Responsabilités**: - Elaborer et mettre à jour les plannings du Conseil d’Administration et du Comité de Direction (les « Organes de Direction ») ainsi que de leurs comités spécialisés, respectivement comités de gestion - Préparer les ordres du jour des réunions des Organes de Direction, les transmettre aux différents participants, et...
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Réceptionniste Médical Call-center
il y a 2 jours
Luxembourg CHL - Centre Hospitalier de Luxembourg Temps pleinLe Centre Hospitalier de Luxembourg recrute **Un Réceptionniste médical Call-Center (M/F)**: **Sous contrat à durée indéterminée à temps plein (100% ETP)** **Mission: Le réceptionniste médical assure le fonctionnement des secrétariats médicaux. Il est un collaborateur direct du médecin et contribue à fournir au sein d'une équipe...
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Secrétaire Comptable
il y a 22 heures
Luxembourg GEI Temps pleinEn lien direct avec la Direction Générale, vos missions principales pour ce poste de secrétaire comptable seront: De prendre en charge le secrétariat courant qui inclut: - la gestion du courrier, - l’accueil téléphonique, - la réception clients, - la gestion des commandes de fournitures, En matière de comptabilité, de traiter les opérations de...
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Administrative Associate Fr/en/de/lu
il y a 4 semaines
Luxembourg LHH Temps pleinOur client, a renowned bank in Luxembourg, is looking for an **Administrative Associate** within the General Manager's Secretariat. As Administrative Associate to the General Manager's Secretariat you will provide secretarial services and efficient administrative support to the General Manager. **This is a one-year interim assignment starting on...
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Coordinateur Administratif
il y a 4 semaines
Luxembourg LHH Temps pleinOur client, a renowned bank in Luxembourg, is looking for an **Administrative Associate** within the General Manager's Secretariat. As Administrative Associate to the General Manager's Secretariat you will provide secretarial services and efficient administrative support to the General Manager. **This is a one-year interim assignment starting on...
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Corporate Officer Mim
il y a 2 semaines
Luxembourg Meridiam Temps plein**Missions et activité** Le corporate officer a pour mission principale d’assurer la gestion de la vie sociale et l’administration des fonds sous gestion et de leurs filiales basées au Luxembourg. Le corporate officer sera en poste au sein de Meridiam Infrastructure Managers S.à.r.l, associé commandité des fonds d’investissements alternatifs...
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Assistant Administratif
il y a 1 semaine
Luxembourg olky payment service provider Temps pleinLe Groupe luxembourgeois **Olky **est un acteur de premier plan connu pour ses activités de service de paiement et de services sur actifs numériques. Olky est également implanté en France et exerce ses activités en libre prestations de services dans 11 pays européens. Olky connait une forte croissance ces dernières années sur ses premiers marchés...
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Employé Administratif
il y a 7 jours
Luxembourg Croix-Rouge luxembourgeoise Temps pleinLa **Croix-Rouge luxembourgeoise**recrute **Un Employé administratif pour son service Réception et Accueil téléphonique**(M/F/D) - référence : 5322** pour son siège à Luxembourg-Ville en CDI à 40h/semaine. **Missions principales liées à la réception**: - Accueillir et informer les collaborateurs, le grand public, les donateurs, les...
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Assistant de Direction Temps-partiel
il y a 4 jours
Luxembourg HIKMA-SOLUTIONS Temps pleinHikma-Solutions recherche pour l'un de ses clients, une société en forte croissance un(e) Assistant de Direction Temps-partiel (f/h). Vos missions L'assistant(e) de direction organisera et exécutera les tâches quotidiennes d'administration, d’organisation et de soutien pour l'équipe de direction. - Participer à la gestion administrative du...
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Assistant de Direction Temps-partiel
il y a 22 heures
Luxembourg HIKMA-SOLUTIONS Temps pleinHikma-Solutions recherche pour l'un de ses clients, une société en forte croissance un(e) Assistant de Direction Temps-partiel (f/h). Vos missions L'assistant(e) de direction organisera et exécutera les tâches quotidiennes d'administration, d'organisation et de soutien pour l'équipe de direction. Participer à la gestion administrative du secrétariat...
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Plusieurs Rédacteurs
il y a 4 semaines
Luxembourg Ville de Luxembourg Temps pleinL’administration communale de la Ville de Luxembourg se propose de recruter pour les besoins de la Direction des ressources humaines, du Secrétariat général, du Service Biens communaux et aménagement foncier, du Service Crèches, du Service Eaux et du Bierger - Center, plusieurs rédacteurs (M/F) dans le groupe de traitement B1, sous-groupe...
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Agent Administratif
il y a 7 jours
Luxembourg GovJobs Temps plein**Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: Direction de région LUXEMBOURG **Missions**: - Assurer le secrétariat du bureau de la Direction de région de l'enseignement fondamental; - Contribuer au bon fonctionnement des activités de la direction; - Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes; -...
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Secrétaire Administratif
il y a 22 heures
Luxembourg GovJobs Temps plein**Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: Ministère de l'Éducation nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse - Département ministériel - Direction générale de l'enseignement secondaire - Service des offres internationales et européennes **Missions**: - Secrétariat administratif et administration générale; - Accueil physique et...