General Secretariat

Il y a 7 mois


Luxembourg SOFITEX Temps plein

Description de l'entreprise

Sofitex Talent Recruitment
Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.

Description de l'offre

For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for an:
The (Senior) Administrative Assistant provides administrative assistance and assists in the day-to-day coordination of the Arts and Culture Programme of the Bank.

S/he will have extensive external contacts and work with beneficiaries of and contributors to the Institute’s activity. S/he will work closely with the Head of Arts & Culture.

Accountabilities:
General
- Manage telephone coverage, mail/document distribution, diary scheduling and all other logístical requirements for Arts & Culture
- Organise the missions for the Head of Arts & Culture
- Draft/finalise correspondence on various topics on behalf of manager, attend meetings
- Assist in the accurate preparation, finalisation and distribution of letters, notes, complex reports, graphs, and presentations
- Organise filing systems both electronic and on paper and ensure effective and accurate filing of all electronic and hard copy documents and other information for easy access and retrieval
- Distribute and circulate information, reports or status updates in order to keep others informed
- Provide general research support (using Internet and IT software if required)

Contracts, budget follow up, procedures and payments
- Coordinate the drafting, dispatching, recording and implementation of ALL contractual agreements with all suppliers (ADP, Art Collection), obtaining OCCO Clearances and SG Approvals
- Ensure swift process for payment of invoices
- Update spending tables for Arts & Culture

Art Collection
- Coordinate the physical moves of artworks belonging to the collection
- Register and update locations of artworks in the dedicated Art database (TMS Gallery Systems)
- Liaise with Security to check regular checks of hangings are taking place

Artists Development Programme
- Send negative answers to non-retained artists
- Coordinate the finissage and unveiling events (guest list and attendance, logistics, liaison with Protocole, etc)

Reports to the Dean of the Bank and works under the supervision of the Head of Arts and Culture Programme.

Profil recherché
- Secondary level education, ideally complemented with a 2-year certification in a relevant field (e.g. secretarial studies, business administration)
- At least 3 years of relevant professional experience
- Excellent knowledge of standard MS Office Tools (Word, Excel, Powerpoint), Canva and ideally TMS Gallery Systems
- Excellent knowledge of written and spoken English; knowledge of other European languages would be an advantage

**This is an opportunity for an initial contract of 2 months, with possible extensions afterwards.**

**Salary ranges between 3,350€ and 4,230€ gross per month, depending on experience.


  • General Secretariat

    Il y a 7 mois


    Luxembourg SOFITEX Temps plein

    Description de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...

  • General Secretariat

    il y a 4 semaines


    Luxembourg City Sofitex Talent Recruitment Temps plein

    LE POSTE :For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for aGeneral Secretariat - Administrative Assistant Fr-En (M/F)Your tasks:ResponsibilitiesCarrying out general secretariat duties and administrative tasks, including preparing standard correspondence; proof-reading and editing texts...


  • Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire **Qui recrute ?**: Ministère de la Santé et de la Sécurité sociale - Département ministériel **Missions**: - La mission principale du titulaire du poste du gestionnaire administratif est de gérer et d’assurer l’exécution des tâches administratives, d’assister le coordinateur, afin d’assurer...


  • Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    The EIB, the European Union's bank, is seeking to recruit for its Secretariat General (SG), Governing Bodies Department (GB), Governing Bodies Secretariat Division (GBS), MC Secretariat Unit (MC Sec) at its headquarters in Luxembourg, a **(Associate) Corporate Secretariat Officer*.** **This is a full-time position at grade 4/5 for which the EIB offers a...


  • Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    **This position is based at our Luxembourg headquarters and requires regular office presence. **The EIB offers you the opportunity to live and work in a truly international and multi-cultural environment. We also offer relocation support.** **The **EIB**, the European Union's bank, is seeking to recruit for its Secretariat General at its headquarters in...

  • General Secretariat

    Il y a 6 mois


    Luxembourg SOFITEX Temps plein

    Description de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...


  • Luxembourg Chambre de Commerce Temps plein

    Description **LA CHAMBRE DE COMMERCE SE PROPOSE D’ENGAGER** **1 GENERAL MANAGEMENT ADVISOR (M/F)** **à temps plein et à durée indéterminée** *** La Chambre de Commerce est l’institution phare des entreprises et de l’économie du Luxembourg, regroupant l’ensemble des entreprises luxembourgeoises exerçant des activités industrielles,...


  • Luxembourg, Luxembourg Axis Temps plein

    Description du PostePrésentation de l'EmploiNous recherchons un Secrétaire Général pour les Transactions qui rejoindra notre équipe à Axis. Ce poste est basé en Luxembourg et vous offrira une opportunité unique de travailler dans un environnement international.SalaireL'offre comprend un salaire mensuel estimé entre €3 500 et 5 000, en...


  • Luxembourg Ville de Luxembourg Temps plein

    **Rédacteur au secrétariat auprès du Service Architecte-Maintenance (M/F)**: statut du fonctionnaire communal L’administration communale de la Ville de Luxembourg se propose de recruter pour les besoins de la Direction des ressources humaines-cellule rémunérations, du Service Hygiène, Service Jeunesse et intervention sociale, du Service Parking, du...


  • Luxembourg City Ordre des avocats du barreau de Luxembourg Temps plein

    L'Ordre des avocats du Barreau de Luxembourg est un ordre professionnel créé par la loi qui vise à gérer les aspects liés à la profession d'avocat, une profession libérale et indépendante. Nous sommes un organisme comptant +/- 30 collaborateurs et +/- 3500 avocats inscrits répartis dans +/- 700 études.Mission PrincipaleNos activités...

  • Senior Officer

    il y a 1 mois


    Luxembourg Bank of China Luxembourg Temps plein

    **Company Description** As a Luxembourg-based bank since 1979, together with the global presence of Bank of China Group, Bank of China Luxembourg has been successfully operating and continually developing its business over the years, and has contributed to the local and worldwide economic and social development. With more than 45 years of expertise and...


  • Luxembourg Raiffeisen Temps plein

    **Responsabilités**: - Elaborer et mettre à jour les plannings du Conseil d’Administration et du Comité de Direction (les « Organes de Direction ») ainsi que de leurs comités spécialisés, respectivement comités de gestion - Préparer les ordres du jour des réunions des Organes de Direction, les transmettre aux différents participants, et...

  • Corporate Secretary

    Il y a 6 mois


    Luxembourg Select Temps plein

    **Vos missions comprennent**: - La gestion des documents officiels, convocations, publications réglementaires; - l'organisation des réunions des Conseils d'Administration et Assemblées Générales Extraordinaires, avec envoi des avis aux actionnaires et rédaction des PVs; - La conservation méticuleuse de la documentation officielle reçue pour compte...


  • Luxembourg CHL - Centre Hospitalier de Luxembourg Temps plein

    **Secrétaire Médical(e) pour le Service de Psychiatrie Adulte**: Sous contrat à durée indéterminée à temps plein **Mission: Le secrétaire médical assure le fonctionnement des secrétariats médicaux. Il est un collaborateur direct du médecin et contribue à fournir au sein d'une équipe pluridisciplinaire une prise en charge efficiente du...

  • Juriste Polyvalent

    Il y a 6 mois


    Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: Commission de Surveillance du Secteur Financier **Missions**: - Soutien au Secrétariat général dans l’exécution de ses différentes missions, dont particulièrement la: - Communication interne et externe : élaboration de textes et diffusion d’informations à travers les différents canaux de...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois


    Luxembourg FIDUCIAIRE DEFLORENNE & ASSOCIES Temps plein

    La **Fiduciaire Deflorenne & Associés **est membre de l’Ordre des Experts-Comptables du Luxembourg et a une expérience depuis 20 ans. **Votre profil** - Titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent dans le domaine administratif ; - Vous disposez d’une expérience d’au moins 2 ans dans un poste similaire idéalement en...

  • Corporate Secretary

    Il y a 6 mois


    Luxembourg Select Luxembourg Temps plein

    **Descriptif de l’organisation et du département** Notre client, une société d'investissement de renom international spécialisée dans la Banque Privée et la Gestion d'actifs, recherche activement un(e) secrétaire juridique. **Description de fonction** Vos missions comprennent: - La gestion des documents officiels, convocations, publications...


  • Luxembourg GECT - INTERREG VA GRANDE REGION Temps plein

    **INTERREG VI Grande Région - Recrutement d’un(e) chargé(e) de mission “Gestion projets** **(Remplacement d’un congé parental)** Poste : Remplacement à mi-temps du Chargé de mission “Gestion projets” durant la période de congé parental. **Description: Le programme de coopération transfrontalière Interreg Grande Région a été...


  • Luxembourg LHH Temps plein

    Our client, a renowned bank in Luxembourg, is looking for an **Administrative Associate** within the General Manager's Secretariat. As Administrative Associate to the General Manager's Secretariat you will provide secretarial services and efficient administrative support to the General Manager. **This is a one-year interim assignment starting on...


  • Luxembourg LHH Temps plein

    Our client, a renowned bank in Luxembourg, is looking for an **Administrative Associate** within the General Manager's Secretariat. As Administrative Associate to the General Manager's Secretariat you will provide secretarial services and efficient administrative support to the General Manager. **This is a one-year interim assignment starting on...