General Secretariat
Il y a 6 mois
Description de l'entreprise
Sofitex Talent Recruitment
Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.
Description de l'offre
For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for an:
**General Secretariat - Operational Assistant (M/F)**
Provide day-to-day professional assistance to the Board of Directors Unit, including a full range of secretarial and administrative tasks to support the meetings of the Board of Directors (BoD).
**Responsibilities**:
- Co-ordinate and assist in the preparation of agendas for Board, Board committees or working groups’ meetings under the supervision of corporate secretariat officers; proactively follow-up on deadlines with other Directorates;
- Co-ordinate with other governing bodies secretariats, as well as other relevant services, to monitor work processes and activities, and ensure the timely preparation and dispatch of Board documents within strict deadlines, ensuring correct distribution to Board members and services;
- Follow-up on procedures after Board approvals (dispatch of relevant documents and action points within deadlines);
- Take responsibility for ensuring that all documents are posted in a timely manner on the Board portal and ensure the portal is updated;
- Make use of good IT skills to contribute to IT initiatives aiming at digitalising work processes;
- Rigorously maintain up to date document databases, to ensure data accuracy and quality as well as efficient electronic and paper filing;
- Collaborate in the organisation of meetings by drafting and sending invitations, organising meetings rooms and catering services, providing administrative assistance and logistic ad-hoc support during the meetings, welcoming Board members;
- Interface effectively with senior management and Board members, when providing administrative and logistic support;
- Manage priorities to handle heavy workload and strict deadlines; ensure rigorous follow-up and take initiative needed for a particular event;
- Contribute to the development or revision of the Unit’s procedures and processes, under the guidance of the corporate secretariat officers; suggest improvements and implement the optimisation of working methods;
- Ensure integration and on-the-job training of new team members;
- Build and maintain good relationship with counterparts, especially with external ones.
Operating network
The Principal Operational Assistant will work under the supervision of the head of unit and corporate secretariats officers, in close cooperation with the other assistants. She / he will have very close interaction with the head of division and other team members in the division.
Profil recherché
**Qualifications**:
- Certified secondary level education with secretarial training with diploma and/or equivalent professional experience;
- **At least five years' relevant professional experience in an administrative position involving high level contacts in a multi-cultural environment;**:
- Good knowledge of the **administrative procedures related to the Board of Directors' meetings and Management Committees’** meetings would be an advantage;
- Very good knowledge of the standard IT & office tools (particularly Word, Excel, PowerPoint, and Outlook), Acrobat, familiarity with Electronic Documents Management tools, electronic archiving, and reporting tools;
- Good drafting skills (for messages, procedure manuals) and organisational skills;
- Ability to work under pressure and to handle strictly confidential information;
- **Very good knowledge of English and French**. Knowledge of other EU languages would be an advantage.
**This is an opportunity for an initial contract of 2 months, with possible extensions afterwards.**
**Salary ranges between 4,200€ and 5,000€ gross per month, depending on experience.
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Administrative Assistant
il y a 4 semaines
Luxembourg City Sofitex Talent Recruitment Temps pleinJob Title: Administrative Assistant - General SecretariatJob Summary:We are seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Assistant to support our General Secretariat team in Luxembourg. The successful candidate will provide administrative assistance to the Head of Division and/or the Head of Unit, including organizing meetings, preparing...
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General Secretariat
il y a 24 heures
Luxembourg City Sofitex Talent Recruitment Temps pleinLE POSTE :For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for aGeneral Secretariat - Administrative Assistant Fr-En (M/F)Your tasks:ResponsibilitiesCarrying out general secretariat duties and administrative tasks, including preparing standard correspondence; proof-reading and editing texts...
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General Secretariat
Il y a 5 mois
Luxembourg SOFITEX Temps pleinDescription de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...
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Gestionnaire Administratif Au Sein Du Secrétariat
Il y a 5 mois
Luxembourg GovJobs Temps plein**Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire **Qui recrute ?**: Ministère de la Santé et de la Sécurité sociale - Département ministériel **Missions**: - La mission principale du titulaire du poste du gestionnaire administratif est de gérer et d’assurer l’exécution des tâches administratives, d’assister le coordinateur, afin d’assurer...
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General Secretariat
il y a 4 semaines
Luxembourg City Sofitex Talent Recruitment Temps pleinLE POSTE :For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for a : General Secretariat - Administrative Assistant (M/F)Job Description: (Senior) Administrative Assistant Temporary position Purpose The (Senior) Administrative Assistant reports to a Head of Division and/or the Head of Unit,...
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(Associate) Corporate Secretariat Officer
Il y a 5 mois
Luxembourg European Investment Bank Temps pleinThe EIB, the European Union's bank, is seeking to recruit for its Secretariat General (SG), Governing Bodies Department (GB), Governing Bodies Secretariat Division (GBS), MC Secretariat Unit (MC Sec) at its headquarters in Luxembourg, a **(Associate) Corporate Secretariat Officer*.** **This is a full-time position at grade 4/5 for which the EIB offers a...
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Deputy Secretary General/deputy Director General
Il y a 3 mois
Luxembourg European Investment Bank Temps plein**This position is based at our Luxembourg headquarters and requires regular office presence. **The EIB offers you the opportunity to live and work in a truly international and multi-cultural environment. We also offer relocation support.** **The **EIB**, the European Union's bank, is seeking to recruit for its Secretariat General at its headquarters in...
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General Secretariat
Il y a 6 mois
Luxembourg SOFITEX Temps pleinDescription de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...
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General Secretariat
Il y a 5 mois
Luxembourg SOFITEX Temps pleinDescription de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...
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General Secretariat
il y a 1 mois
Luxembourg City Sofitex Talent Recruitment Temps pleinLE POSTE :For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for a : General Secretariat - Production Assistant (H/F)Job Description: As (Senior) Production Assistant, you will assist with the management of translation production, i.e. the steering and monitoring of the progress of translation...
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General Management Advisor
Il y a 6 mois
Luxembourg Chambre de Commerce Temps pleinDescription **LA CHAMBRE DE COMMERCE SE PROPOSE D’ENGAGER** **1 GENERAL MANAGEMENT ADVISOR (M/F)** **à temps plein et à durée indéterminée** *** La Chambre de Commerce est l’institution phare des entreprises et de l’économie du Luxembourg, regroupant l’ensemble des entreprises luxembourgeoises exerçant des activités industrielles,...
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Secrétaire Général pour les Transactions
il y a 20 heures
Luxembourg, Luxembourg Axis Temps pleinDescription du PostePrésentation de l'EmploiNous recherchons un Secrétaire Général pour les Transactions qui rejoindra notre équipe à Axis. Ce poste est basé en Luxembourg et vous offrira une opportunité unique de travailler dans un environnement international.SalaireL'offre comprend un salaire mensuel estimé entre €3 500 et 5 000, en...
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Administrative Assistant
il y a 4 semaines
Luxembourg City Sofitex Talent Recruitment Temps pleinpJobTitle:AdministrativeAssistant-GeneralSecretariat/ppWeareseekingahighlyorganizedanddetail-orientedAdministrativeAssistanttojoinourteamatSofitexTalentRecruitmentinLuxembourg.Thesuccessfulcandidatewillprovideadministrativesupporttoourclients,ensuringthesmoothoperationoftheirdailyactivities./ppbKeyResponsibilities:/b/pulliOrganizemeetingsandappointmentswithe...
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Senior Officer
il y a 7 jours
Luxembourg Bank of China Luxembourg Temps plein**Company Description** As a Luxembourg-based bank since 1979, together with the global presence of Bank of China Group, Bank of China Luxembourg has been successfully operating and continually developing its business over the years, and has contributed to the local and worldwide economic and social development. With more than 45 years of expertise and...
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Corporate Governance Assistant
Il y a 6 mois
Luxembourg Raiffeisen Temps plein**Responsabilités**: - Elaborer et mettre à jour les plannings du Conseil d’Administration et du Comité de Direction (les « Organes de Direction ») ainsi que de leurs comités spécialisés, respectivement comités de gestion - Préparer les ordres du jour des réunions des Organes de Direction, les transmettre aux différents participants, et...
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Corporate Secretary
Il y a 5 mois
Luxembourg Select Temps plein**Vos missions comprennent**: - La gestion des documents officiels, convocations, publications réglementaires; - l'organisation des réunions des Conseils d'Administration et Assemblées Générales Extraordinaires, avec envoi des avis aux actionnaires et rédaction des PVs; - La conservation méticuleuse de la documentation officielle reçue pour compte...
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Secrétaire Médical(E) Pour Le Service de
Il y a 5 mois
Luxembourg CHL - Centre Hospitalier de Luxembourg Temps plein**Secrétaire Médical(e) pour le Service de Psychiatrie Adulte**: Sous contrat à durée indéterminée à temps plein **Mission: Le secrétaire médical assure le fonctionnement des secrétariats médicaux. Il est un collaborateur direct du médecin et contribue à fournir au sein d'une équipe pluridisciplinaire une prise en charge efficiente du...
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Juriste Polyvalent
Il y a 5 mois
Luxembourg GovJobs Temps plein**Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: Commission de Surveillance du Secteur Financier **Missions**: - Soutien au Secrétariat général dans l’exécution de ses différentes missions, dont particulièrement la: - Communication interne et externe : élaboration de textes et diffusion d’informations à travers les différents canaux de...
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Assistant Administratif
Il y a 5 mois
Luxembourg FIDUCIAIRE DEFLORENNE & ASSOCIES Temps pleinLa **Fiduciaire Deflorenne & Associés **est membre de l’Ordre des Experts-Comptables du Luxembourg et a une expérience depuis 20 ans. **Votre profil** - Titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent dans le domaine administratif ; - Vous disposez d’une expérience d’au moins 2 ans dans un poste similaire idéalement en...
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Corporate Secretary
Il y a 5 mois
Luxembourg Select Luxembourg Temps plein**Descriptif de l’organisation et du département** Notre client, une société d'investissement de renom international spécialisée dans la Banque Privée et la Gestion d'actifs, recherche activement un(e) secrétaire juridique. **Description de fonction** Vos missions comprennent: - La gestion des documents officiels, convocations, publications...
