General Secretariat

Il y a 6 mois

Luxembourg SOFITEX Temps plein

Description de l'entreprise

Sofitex Talent Recruitment
Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.

Description de l'offre

For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for a:
**General Secretariat - Administrative Assistant (H-F)**

Job Description: As (Senior) Administrative Assistant you will provide a wide range of secretarial and administrative assistance to the Head of Division, support the day-to-day work of the division (including the External Offices) and closely assist division’s team members (including those based in the External Offices).

The (Senior) Administrative Assistant reports to the Head of Division and works in close cooperation with the officers and assistants of the Department. The post requires discretion, flexibility, rigor, attention to details, the ability to prioritise and to handle several tasks simultaneously.

**Accountabilities**:

- Support the Head of Division in the day-to-day administration of the relevant processes and procedures to facilitate the well-functioning of the Division;
- Provide support and execute administrative tasks, notably related with the financial administration of the External Offices, ensuring timely input, validation and reporting to the Head of Division;
- Provide administrative and secretarial assistance in the preparation of notes, briefings, presentations and other relevant documents in accordance to the standard for the different types of documents;
- Manage the process of distribution of Management Committee and Board of Directors Notes and follow the different deadlines with the authors of the notes, as well as provide assistance to the delivery of SG opinions;
- Coordinate the team’s calendar of events, participation in Management Committee and Board of Directors meetings, take notes in division meetings, collect division input for internal meetings;
- Follow-up of key deadlines for the Division’s activities, including notes, briefings and reporting of the division;
- Manage updating of databases, relevant intranet pages, plan and maintain the electronic archives;
- Assist in the preparation and planning for various events (e.g. organising meetings, presentations, seminars, conferences, travel);
- Manage telephone coverage, mail/ document distribution, diary scheduling;
- Prepare/finalise letters and other documents and organise appropriate approvals and signatures;
- Contribute to a good working atmosphere within the division and the Department in order to facilitate the timely implementation of tasks, smooth flow of information and achievement of objectives;
- Take care of newcomers’ integration for any aspect related to IT equipment and accesses, logistics, etc. Provide guidance to newcomers about bank's procedures and IT tools;
- Act as mutual back-up with the other divisional assistants, also coordinating respective absences where necessary;
- Ensure good team spirit within the team;
- Handle other administrative tasks and replace colleagues in case of absence.

Profil recherché

**Qualifications**:

- Secondary level education, complemented with a 2-year certification in a relevant field (e.g. secretarial studies, business administration) or secondary level education with equally qualified experience in a relevant field;
- At least 3 years professional experience in an administrative support role;
- Good knowledge and understanding of the Bank’s activities, organisational structure, processes and procedures;
- Good knowledge of the Bank ’s standard office tools (Word, Excel, PowerPoint, GED, Notes); proof-reading and presentation’s skills would be appreciated;
- Knowledge of bank's secretarial procedures would be an advantage;
- Excellent command of English or French, both oral and written. A good command of additional EU languages would be an advantage.

This is an opportunity for an initial contract of 2 months, with possible extensions afterwards.

Salary ranges between 3,350€ and 4,250€ gross per month, depending on experience

  • General Secretariat

    Il y a 7 mois

    Luxembourg SOFITEX Temps plein

    Description de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...

  • General Secretariat

    il y a 4 semaines

    Luxembourg City Sofitex Talent Recruitment Temps plein

    LE POSTE :For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for aGeneral Secretariat - Administrative Assistant Fr-En (M/F)Your tasks:ResponsibilitiesCarrying out general secretariat duties and administrative tasks, including preparing standard correspondence; proof-reading and editing texts...

  • Gestionnaire Administratif Au Sein Du Secrétariat

    Il y a 6 mois

    Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire **Qui recrute ?**: Ministère de la Santé et de la Sécurité sociale - Département ministériel **Missions**: - La mission principale du titulaire du poste du gestionnaire administratif est de gérer et d’assurer l’exécution des tâches administratives, d’assister le coordinateur, afin d’assurer...

  • (Associate) Corporate Secretariat Officer

    Il y a 6 mois

    Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    The EIB, the European Union's bank, is seeking to recruit for its Secretariat General (SG), Governing Bodies Department (GB), Governing Bodies Secretariat Division (GBS), MC Secretariat Unit (MC Sec) at its headquarters in Luxembourg, a **(Associate) Corporate Secretariat Officer*.** **This is a full-time position at grade 4/5 for which the EIB offers a...

  • Deputy Secretary General/deputy Director General

    Il y a 4 mois

    Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    **This position is based at our Luxembourg headquarters and requires regular office presence. **The EIB offers you the opportunity to live and work in a truly international and multi-cultural environment. We also offer relocation support.** **The **EIB**, the European Union's bank, is seeking to recruit for its Secretariat General at its headquarters in...

  • General Secretariat

    Il y a 7 mois

    Luxembourg SOFITEX Temps plein

    Description de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...

  • General Management Advisor

    Il y a 7 mois

    Luxembourg Chambre de Commerce Temps plein

    Description **LA CHAMBRE DE COMMERCE SE PROPOSE D’ENGAGER** **1 GENERAL MANAGEMENT ADVISOR (M/F)** **à temps plein et à durée indéterminée** *** La Chambre de Commerce est l’institution phare des entreprises et de l’économie du Luxembourg, regroupant l’ensemble des entreprises luxembourgeoises exerçant des activités industrielles,...

  • Secrétaire Général pour les Transactions

    il y a 4 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Axis Temps plein

    Description du PostePrésentation de l'EmploiNous recherchons un Secrétaire Général pour les Transactions qui rejoindra notre équipe à Axis. Ce poste est basé en Luxembourg et vous offrira une opportunité unique de travailler dans un environnement international.SalaireL'offre comprend un salaire mensuel estimé entre €3 500 et 5 000, en...

  • Rédacteur Au Secrétariat Auprès Du Service

    il y a 3 semaines

    Luxembourg Ville de Luxembourg Temps plein

    **Rédacteur au secrétariat auprès du Service Architecte-Maintenance (M/F)**: statut du fonctionnaire communal L’administration communale de la Ville de Luxembourg se propose de recruter pour les besoins de la Direction des ressources humaines-cellule rémunérations, du Service Hygiène, Service Jeunesse et intervention sociale, du Service Parking, du...

  • Spécialiste en Administration Générale

    il y a 3 semaines

    Luxembourg City Ordre des avocats du barreau de Luxembourg Temps plein

    L'Ordre des avocats du Barreau de Luxembourg est un ordre professionnel créé par la loi qui vise à gérer les aspects liés à la profession d'avocat, une profession libérale et indépendante. Nous sommes un organisme comptant +/- 30 collaborateurs et +/- 3500 avocats inscrits répartis dans +/- 700 études.Mission PrincipaleNos activités...

  • Senior Officer

    il y a 1 mois

    Luxembourg Bank of China Luxembourg Temps plein

    **Company Description** As a Luxembourg-based bank since 1979, together with the global presence of Bank of China Group, Bank of China Luxembourg has been successfully operating and continually developing its business over the years, and has contributed to the local and worldwide economic and social development. With more than 45 years of expertise and...

  • Corporate Governance Assistant

    Il y a 7 mois

    Luxembourg Raiffeisen Temps plein

    **Responsabilités**: - Elaborer et mettre à jour les plannings du Conseil d’Administration et du Comité de Direction (les « Organes de Direction ») ainsi que de leurs comités spécialisés, respectivement comités de gestion - Préparer les ordres du jour des réunions des Organes de Direction, les transmettre aux différents participants, et...

  • Corporate Secretary

    Il y a 6 mois

    Luxembourg Select Temps plein

    **Vos missions comprennent**: - La gestion des documents officiels, convocations, publications réglementaires; - l'organisation des réunions des Conseils d'Administration et Assemblées Générales Extraordinaires, avec envoi des avis aux actionnaires et rédaction des PVs; - La conservation méticuleuse de la documentation officielle reçue pour compte...

  • Secrétaire Médical(E) Pour Le Service de

    Il y a 6 mois

    Luxembourg CHL - Centre Hospitalier de Luxembourg Temps plein

    **Secrétaire Médical(e) pour le Service de Psychiatrie Adulte**: Sous contrat à durée indéterminée à temps plein **Mission: Le secrétaire médical assure le fonctionnement des secrétariats médicaux. Il est un collaborateur direct du médecin et contribue à fournir au sein d'une équipe pluridisciplinaire une prise en charge efficiente du...

  • Juriste Polyvalent

    Il y a 6 mois

    Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: Commission de Surveillance du Secteur Financier **Missions**: - Soutien au Secrétariat général dans l’exécution de ses différentes missions, dont particulièrement la: - Communication interne et externe : élaboration de textes et diffusion d’informations à travers les différents canaux de...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Luxembourg FIDUCIAIRE DEFLORENNE & ASSOCIES Temps plein

    La **Fiduciaire Deflorenne & Associés **est membre de l’Ordre des Experts-Comptables du Luxembourg et a une expérience depuis 20 ans. **Votre profil** - Titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent dans le domaine administratif ; - Vous disposez d’une expérience d’au moins 2 ans dans un poste similaire idéalement en...

  • Corporate Secretary

    Il y a 6 mois

    Luxembourg Select Luxembourg Temps plein

    **Descriptif de l’organisation et du département** Notre client, une société d'investissement de renom international spécialisée dans la Banque Privée et la Gestion d'actifs, recherche activement un(e) secrétaire juridique. **Description de fonction** Vos missions comprennent: - La gestion des documents officiels, convocations, publications...

  • Chargé(E) de Mission Gestion Projets

    Il y a 7 mois

    Luxembourg GECT - INTERREG VA GRANDE REGION Temps plein

    **INTERREG VI Grande Région - Recrutement d’un(e) chargé(e) de mission “Gestion projets** **(Remplacement d’un congé parental)** Poste : Remplacement à mi-temps du Chargé de mission “Gestion projets” durant la période de congé parental. **Description: Le programme de coopération transfrontalière Interreg Grande Région a été...

  • Administrative Associate Fr/en/de/lu

    Il y a 7 mois

    Luxembourg LHH Temps plein

    Our client, a renowned bank in Luxembourg, is looking for an **Administrative Associate** within the General Manager's Secretariat. As Administrative Associate to the General Manager's Secretariat you will provide secretarial services and efficient administrative support to the General Manager. **This is a one-year interim assignment starting on...

  • Coordinateur Administratif

    Il y a 7 mois

    Luxembourg LHH Temps plein

    Our client, a renowned bank in Luxembourg, is looking for an **Administrative Associate** within the General Manager's Secretariat. As Administrative Associate to the General Manager's Secretariat you will provide secretarial services and efficient administrative support to the General Manager. **This is a one-year interim assignment starting on...