General Secretariat
il y a 4 semaines
LE POSTE :
For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for a :
General Secretariat - Administrative Assistant (M/F)
Job Description: (Senior) Administrative Assistant Temporary position Purpose The (Senior) Administrative Assistant reports to a Head of Division and/or the Head of Unit, supports the smooth running of activities by providing secretarial and administrative assistance to the Head of Division and/or the Head of Unit and is the back-up of the other Administrative Assistants of the Department.
Operating network
S/he will provide assistance to the team members as well as act as back-up of the other teams' assistants in their absence.
Responsibilities
The successful candidate will perform general secretarial duties and administrative tasks. S/he will have the following responsibilities:
• Organising meetings in Luxembourg with external counterparts;
• Organising business trips and preparing the relevant expense reports;
• Preparing presentations, due diligence dossiers and letters to external counterparts;
• Preparing, distributing and following up reports and notes, incl. overview tables and quarterly reports when needed;
• Organise team meetings, take & dispatch meeting minutes;
• Drafting routine correspondence and edit materials;
• Undertake related electronic (using the internal data storage system) and paper filing;
• Communicate efficiently (face-to-face, phone, email) with the team members but also with internal as well as external clients; cooperate with the other teams ' assistants and other interfaces;
• Create and process requisitions/purchase orders/receipts for conference attendance, business meals, other relevant expenses;
• Follow up on internal documentation throughout the approval process;
• Produce and process counterparty consultation letters as required by the organisation procedures.
PROFIL RECHERCHÉ :
Qualifications:
• Certified secondary level education;
• Any additional certifications indicating specialisation would be an advantage;
• Excellent knowledge of standard computer tools and MS Office tools (particularly Excel and PowerPoint);
• Excellent written and spoken German and English; knowledge of French and/or other EU languages would be an advantage.
Personal Qualities:
• Excellent organisational skills;
• Excellent prioritisation skills;
• Excellent team spirit and interpersonal skills;
• Excellent verbal and written communication;
• Strong sense of responsibility and initiative;
• Ability to work reliably and accurately under pressure;
• Strong personal commitment
This is an opportunity for an initial contract of 2 months, with extensions afterwards.
Salary ranges between 3,123€ and 3,247€ gross per month, depending on experience.
APCT1_LU
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Administrative Assistant
il y a 4 semaines
Luxembourg City Sofitex Talent Recruitment Temps pleinJob Title: Administrative Assistant - General SecretariatJob Summary:We are seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Assistant to support our General Secretariat team in Luxembourg. The successful candidate will provide administrative assistance to the Head of Division and/or the Head of Unit, including organizing meetings, preparing...
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General Secretariat
Il y a 6 mois
Luxembourg SOFITEX Temps pleinDescription de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...
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General Secretariat
Il y a 5 mois
Luxembourg SOFITEX Temps pleinDescription de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...
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Gestionnaire Administratif Au Sein Du Secrétariat
Il y a 5 mois
Luxembourg GovJobs Temps plein**Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire **Qui recrute ?**: Ministère de la Santé et de la Sécurité sociale - Département ministériel **Missions**: - La mission principale du titulaire du poste du gestionnaire administratif est de gérer et d’assurer l’exécution des tâches administratives, d’assister le coordinateur, afin d’assurer...
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(Associate) Corporate Secretariat Officer
Il y a 5 mois
Luxembourg European Investment Bank Temps pleinThe EIB, the European Union's bank, is seeking to recruit for its Secretariat General (SG), Governing Bodies Department (GB), Governing Bodies Secretariat Division (GBS), MC Secretariat Unit (MC Sec) at its headquarters in Luxembourg, a **(Associate) Corporate Secretariat Officer*.** **This is a full-time position at grade 4/5 for which the EIB offers a...
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General Secretariat
il y a 1 mois
Luxembourg City Sofitex Talent Recruitment Temps pleinLE POSTE :For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for a : General Secretariat - Production Assistant (H/F)Job Description: As (Senior) Production Assistant, you will assist with the management of translation production, i.e. the steering and monitoring of the progress of translation...
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Deputy Secretary General/deputy Director General
Il y a 3 mois
Luxembourg European Investment Bank Temps plein**This position is based at our Luxembourg headquarters and requires regular office presence. **The EIB offers you the opportunity to live and work in a truly international and multi-cultural environment. We also offer relocation support.** **The **EIB**, the European Union's bank, is seeking to recruit for its Secretariat General at its headquarters in...
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General Secretariat
Il y a 6 mois
Luxembourg SOFITEX Temps pleinDescription de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...
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General Secretariat
Il y a 5 mois
Luxembourg SOFITEX Temps pleinDescription de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...
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Administrative Assistant
il y a 4 semaines
Luxembourg City Sofitex Talent Recruitment Temps pleinpJobTitle:AdministrativeAssistant-GeneralSecretariat/ppWeareseekingahighlyorganizedanddetail-orientedAdministrativeAssistanttojoinourteamatSofitexTalentRecruitmentinLuxembourg.Thesuccessfulcandidatewillprovideadministrativesupporttoourclients,ensuringthesmoothoperationoftheirdailyactivities./ppbKeyResponsibilities:/b/pulliOrganizemeetingsandappointmentswithe...
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Secrétaire Général
il y a 4 semaines
Luxembourg, Luxembourg Axis Temps pleinDescription du PosteL'objectif principal de ce poste est de soutenir le Conseiller en Investissement dans les transactions, en obtenant les approbations nécessaires de l'entreprise et en organisant les délégations de pouvoirs appropriées. Le candidat idéal possèdera une formation en administration et secrétariat d'entreprise, avec une...
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General Management Advisor
Il y a 6 mois
Luxembourg Chambre de Commerce Temps pleinDescription **LA CHAMBRE DE COMMERCE SE PROPOSE D’ENGAGER** **1 GENERAL MANAGEMENT ADVISOR (M/F)** **à temps plein et à durée indéterminée** *** La Chambre de Commerce est l’institution phare des entreprises et de l’économie du Luxembourg, regroupant l’ensemble des entreprises luxembourgeoises exerçant des activités industrielles,...
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Senior Officer
il y a 5 jours
Luxembourg Bank of China Luxembourg Temps plein**Company Description** As a Luxembourg-based bank since 1979, together with the global presence of Bank of China Group, Bank of China Luxembourg has been successfully operating and continually developing its business over the years, and has contributed to the local and worldwide economic and social development. With more than 45 years of expertise and...
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Secrétaire Général
il y a 4 semaines
Luxembourg, Luxembourg Axis Temps pleinDescription du PosteL'objectif principal de ce poste est de soutenir le Conseiller en Investissement dans les transactions, en obtenant les approbations nécessaires de l'entreprise et en organisant les délégations de pouvoirs appropriées.ResponsabilitésSoutenir le Conseiller en Investissement dans les transactionsObtenir les approbations...
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Secrétaire Général
il y a 4 semaines
Luxembourg, Luxembourg Axis Temps pleinDescription du PosteL'objectif principal de ce poste est de soutenir le Conseiller en Investissement dans les transactions, en obtenant les approbations nécessaires de l'entreprise et en organisant les délégations de pouvoirs appropriées pour chaque transaction.ResponsabilitésSoutenir le Conseiller en Investissement dans les transactionsObtenir...
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Secrétaire Général
il y a 4 semaines
Luxembourg, Luxembourg Axis Temps pleinDescription du PosteL'objectif principal de ce poste est de soutenir le Conseiller en Investissement dans les transactions, en obtenant les approbations nécessaires de l'entreprise et en organisant les délégations de pouvoirs appropriées. Le titulaire de ce poste sera également responsable de l'assistance aux réunions, de la rédaction des...
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Corporate Governance Assistant
Il y a 6 mois
Luxembourg Raiffeisen Temps plein**Responsabilités**: - Elaborer et mettre à jour les plannings du Conseil d’Administration et du Comité de Direction (les « Organes de Direction ») ainsi que de leurs comités spécialisés, respectivement comités de gestion - Préparer les ordres du jour des réunions des Organes de Direction, les transmettre aux différents participants, et...
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Fonctionnaire comptable et administratif
il y a 2 semaines
Luxembourg City FIDUCIAIRE BENOY KARTHEISER SC Temps pleinMissionsVous serez chargé de la gestion administrative de la société de manière autonome, en assurant la relation avec les administrations luxembourgeoises et les parties externes (banques, notaires, etc.).Compétences requisesTitulaire d'un diplôme bac+2 en comptabilité ou secrétariatConnaissances en législation luxembourgeoise en matière de droit...
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Corporate Secretary
Il y a 5 mois
Luxembourg Select Temps plein**Vos missions comprennent**: - La gestion des documents officiels, convocations, publications réglementaires; - l'organisation des réunions des Conseils d'Administration et Assemblées Générales Extraordinaires, avec envoi des avis aux actionnaires et rédaction des PVs; - La conservation méticuleuse de la documentation officielle reçue pour compte...
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Assistant(e) de Direction Fr/Lux/All/Angl
il y a 2 semaines
Luxembourg City Sofitex Talent Recruitment Temps pleinLE POSTE :Pour l'un de nos clients situés à Contern, Sofitex Talent recherche pour un démarrage immédiat et un intérim en vue d'embauche un(e)Asssitant(e) de Direction Fr-lux-all-angl (H/F)Vous rejoindrez le Service Secrétariat de Direction et vos tâches consisteront à :Garantir l'élaboration et la rédaction de divers supports de communication...
