Administrative assistant M/F

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Luxembourg, Luxembourg Hays Luxembourg Temps plein

As part of an interim mission, our international financial client based in Luxembourg is seeking an Administrative Assistant to provide support to senior managers.

As an Administrative Assistant, the candidate is the first point of contact for internal and external inquiries. Main responsibilities :
  • Calendar Management
  • Travel coordination: managing complex travel arrangements for managers
  • Correspondence management: produce general correspondence, reports and presentations
  • Expense Management
  • Manage incoming and outgoing mail
  • Telephone coverage: handling telephone calls professionally, taking accurate messages and notes
  • Team Support: provide backup assistance to other administrative assistants
  • Support for the governance committee
Main skills and qualifications
  • A secretarial Diploma
  • Similar professional experience in an international environment
  • Mastery of Office tools : Word, Outlook, PowerPoint, Excel, SharePoint, Teams...
  • Fluent in English (other languages are an asset)
  • Organization, communication, initiative, autonomy and discretion

  • Junior Administrative Assistant

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    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for a : Chief Executive/Deputy Chief Executive - Junior Administrative Assistant (M/F) The (Senior) Administrative Assistant reports to a Head of Division and/or the Head of Unit, supports the smooth running of activities by providing...

  • Assistant administratif et commercial

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    Luxembourg, Luxembourg Brinks Temps plein

    Assistant administratif et commercial (H/F) – CDINous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) dans le domaine de l'équipement de sécurité électronique.Votre mission :Directement rattaché au Responsable Commercial, vous aurez pour principale mission de contribuer au suivi des offres commerciales et la gestion des activités de...

  • Assistant Administratif

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    Luxembourg, Luxembourg AXIS Group Temps plein

    Nous recherchons pour l'un de nos clients, un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre leur équipe juridique dynamique. Vous travaillerez en étroite collaboration avec leurs associé(s) / counsel et collaborateurs, au sein d'une équipe de 2 à 6 personnes. Votre rôle consistera à préparer, modifier et mettre en forme divers documents, ainsi...

  • Assistant Administratif

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    Luxembourg, Luxembourg Fyte Temps plein

    Notre client, un groupe industriel international, recherche actuellement un(e) Assistant(e) Administratif(ve) rattaché(e) au département Ressources Humaines pour son bureau situé à Luxembourg Ville.Ce poste est ouvert à un temps partiel (80%). Responsabilités:Assistance dans la gestion des absences et des congés du personnel.Soutien dans le traitement...

  • Junior Administrative Assistant GER/ENG

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    Luxembourg, Luxembourg Manpower Luxembourg S.A. Temps plein

    Manpower is recruiting for one of its clients in Luxembourg, a European Institution:Junior Administrative Assistant GER/ENG (H/F/X)Job Description: (Senior) Administrative AssistantPurposeThe (Senior) Administrative Assistant reports to a Head of Division and/or the Head of Unit, supports the smooth running of activities by providing secretarial and...

  • Senior Administrative Assistant

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    Luxembourg, Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    Job DescriptionDescription –>The (Senior) Administrative Assistant will provide administrative support to professional staff (incl. Head of Division) in the division with the objective of contributing to the efficiency and performance of the division's overall activities.Reporting to the Head of Division, the (Senior) Administrative Assistant will work as...

  • Administrative Assistant F/H

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    Luxembourg, Luxembourg Fyte Temps plein

    We are currently collaborating with a reputable international law firm composed with 15 people based in Luxembourg City.We are seeking a competent and detail-oriented Administrative Assistant to join the team. The ideal candidate will provide administrative support to the legal professionals.The role involves a variety of tasks, ranging from managing...

  • Administrative Assistant

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    Luxembourg, Luxembourg Ferrero Temps plein

    Job Location: ​Luxembourg​LuxembourgCompany descriptionFerrero is a family-owned company with a truly progressive and global outlook and iconic brands such as Nutella, Tic Tac, Ferrero Rocher, Raffaello, Kinder Bueno and Kinder Surprise. As the love for our brands continues to grow, so too does our global reach. Represented in more than 50 countries,...

  • Administrative Assistant

    Trouvé dans: beBee jobs LU - il y a 6 jours


    Luxembourg, Luxembourg Ferrero Temps plein

    Job Location: ​Luxembourg​LuxembourgCompany descriptionFerrero is a family-owned company with a truly progressive and global outlook and iconic brands such as Nutella, Tic Tac, Ferrero Rocher, Raffaello, Kinder Bueno and Kinder Surprise. As the love for our brands continues to grow, so too does our global reach. Represented in more than 50 countries,...

  • Assistant Coordination Administrative et Office F/H

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    Luxembourg, Luxembourg Fyte Temps plein

    Notre client, un groupe industriel international, recherche actuellement un(e) Assistant(e) Coordination Administrative et Office Management, rattaché(e) à l'Office Manager et au Directeur du bureau, pour son bureau situé à Luxembourg Ville. En tant qu'Assistant(e) Coordination Administrative et Office Management, vous serez responsable de fournir un...

  • 1 Assistant(e) administratif(ve)

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    Luxembourg, Luxembourg Activ Solutions Temps plein

    Dans le cadre de sa croissance, notre client, un prestigieux cabinet d'avocats recherche:1 Assistant(e) administratif(ve) (Fr/Ang) Votre profil: -Vous êtes titulaire d'un diplôme en langues étrangères ,en traduction ou en secrétariat -Vous êtes débutant ou disposez d'une premiere expérience -Vous parlez obligatoirement français et vous avez un...

  • Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e)

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    Luxembourg, Luxembourg Brinks Temps plein

    Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) (H/F/X) – CDINous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) dans le domaine de l'équipement de sécurité électronique.Votre mission :Directement rattaché au Responsable Commercial, vous aurez pour principale mission de contribuer au suivi des offres commerciales et la gestion des...

  • Réceptionniste / Assistant(e) administratif(ve) (f/m)

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    Luxembourg, Luxembourg Soclair Equipements Temps plein

    Nous engageons pour entrée immédiate ou à convenir pour notre site à Luxembourg : 1 Réceptionniste et Assistant(e) administratif(ve) (f/m) CDI, Temps Plein (de 08h00 à 17h00) Taches principales : Accueil : Accueil physique des clients et fournisseurs Gestion du standard téléphoniquePrise de rendez-vousGestion des réclamationsPréparation des salles...

  • Operations - Administrative Assistant (H/F)

    Trouvé dans: beBee jobs LU - il y a 5 jours


    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for an : Operations - Administrative Assistant (M/F)Accountabilities Provide office support and secretarial assistance in order to contribute to the effective day-to-day operation of the Corporate Finance Advisory (CFA) division and in...

  • Administrative Assistant

    Trouvé dans: beBee jobs LU - il y a 4 jours


    Luxembourg, Luxembourg Université du Luxembourg Temps plein

    The University | About us...The University of Luxembourg is an international research university with a distinctly multilingual and interdisciplinary character. The University was founded in 2003 and counts more than 6,700 students and more than 2,000 employees from around the world. The University's faculties and interdisciplinary centres focus on research...

  • Réceptionniste et Assistant(e) administratif(ve)

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    Luxembourg, Luxembourg Fiduciaire Jean-Marc Faber Temps plein

    La Fiduciaire Jean-Marc Faber est membre de l'Ordre des Experts-Comptables du Luxembourget a une expérience de plus de 25 ans. Nous sommes fiers de nous différencier en développant les compétences de nos collaborateurs afin de pouvoir offrir à notre clientèle le plus haut niveau d'expertise. Nous recrutons pour notre bureau de Luxembourg un(e) :...

  • Operations - Administrative Assistant (H/F)

    Trouvé dans: beBee jobs LU - il y a 3 jours


    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX TALENT RECRUITMENT Temps plein

    À propos de nousSofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.MissionFor one of our clients, a...

  • Personnel - HR Coordination Assistant (M/F)

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    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for a Personnel - HR Coordination Assistant (M/F) Executing administrative tasks to support the activities of the HR Coordination division, achieving a good balance between quality of service and speed of delivery and therefore contribute to...

  • Finance - Operational Assistant

    Trouvé dans: beBee jobs LU - il y a 1 semaine


    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for an: Finance - Operational Assistant Purpose The Administrative Assistant will perform a wide range of office support, administrative and secretarial duties for the Portfolio and Liquidity Operations Division. Operating network The...

  • Receptionist & administrative assistant M/F

    Trouvé dans: beBee jobs LU - il y a 6 jours


    Luxembourg, Luxembourg Hays Luxembourg Temps plein

    Our client, a prestigious law firm, is looking for a Receptionist & Administrative Assistant who speaks English fluently. This is a permanent contract.Reception Duties:Responsibility for managing the meeting room and car parking facilities and welcoming all visitors to the office.Managing room bookings and managing any conflicting requests.Setting up Video...