Junior Administrative Assistant GER/ENG

il y a 3 semaines

Luxembourg, Luxembourg Manpower Luxembourg S.A. Temps plein
Manpower is recruiting for one of its clients in Luxembourg, a European Institution:

Junior Administrative Assistant GER/ENG (H/F/X)

Job Description: (Senior) Administrative Assistant

Purpose

The (Senior) Administrative Assistant reports to a Head of Division and/or the Head of Unit, supports the smooth running of activities by providing secretarial and administrative assistance to the Head of Division and/or the Head of Unit and is the back-up of the other Administrative Assistants of the Department.

Responsibilities

The successful candidate will perform general secretarial duties and administrative tasks. S/he will have the following

responsibilities:

• Organising meetings in Luxembourg with external counterparts;

• Organising business trips and preparing the relevant expense reports;

• Preparing presentations, due diligence dossiers and letters to external counterparts;

• Preparing, distributing and following up reports and notes, incl. overview tables and quarterly reports when needed;

• Organise team meetings, take & dispatch meeting minutes;

• Drafting routine correspondence and edit materials;

• Undertake related electronic (using the internal data storage system) and paper filing;

• Communicate efficiently (face-to-face, phone, email) with the team members but also with internal as well as external clients; cooperate with the other teams ' assistants and other interfaces;

• Create and process requisitions/purchase orders/receipts for conference attendance, business meals, other relevant expenses;

• Follow up on internal documentation throughout the approval process;

• Produce and process counterparty consultation letters as required by the organisation procedures

Qualifications:

• Certified secondary level education;

• Any additional certifications indicating specialisation would be an advantage;

• Excellent knowledge of standard computer tools and MS Office tools (particularly Excel and PowerPoint);

• Excellent written and spoken German and English; knowledge of French and/or other EU languages would be an advantage.

Personal Qualities:

• Excellent organisational skills;

• Excellent prioritisation skills;

• Excellent team spirit and interpersonal skills;

• Excellent verbal and written communication;

• Strong sense of responsibility and initiative;

• Ability to work reliably and accurately under pressure;

• Strong personal commitment

Our client offers:
  • An international organization
  • A dynamic working environment
Interested in joining a European Institution? Please apply on line.

Your application will be treated with the strictest confidentiality.

  • Assistant administratif et commercial

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Brinks Temps plein

    Assistant administratif et commercial (H/F) – CDINous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) dans le domaine de l'équipement de sécurité électronique.Votre mission :Directement rattaché au Responsable Commercial, vous aurez pour principale mission de contribuer au suivi des offres commerciales et la gestion des activités de...

  • Assistant Coordination Administrative et Office F/H

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Fyte Temps plein

    Notre client, un groupe industriel international, recherche actuellement un(e) Assistant(e) Coordination Administrative et Office Management, rattaché(e) à l'Office Manager et au Directeur du bureau, pour son bureau situé à Luxembourg Ville. En tant qu'Assistant(e) Coordination Administrative et Office Management, vous serez responsable de fournir un...

  • Assistant(e) Administratif(ve)

    il y a 7 jours

    Luxembourg, Luxembourg Austin Bright Temps plein

    Rejoignez une PSF de renommée internationale, basée au cœur du centre-ville de Luxembourg, en tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) et Juridique. Ce poste à temps plein en CDI offre une occasion de rejoindre une équipe d'une dizaine de personnes. Nous insistons sur le fait que le profil recherché devra principalement être axé sur les tâches...

  • Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Chambre de Commerce Temps plein

    LA CHAMBRE DE COMMERCE, SE PROPOSE D'ENGAGER POUR LE DOMAINE D'ACTIVITES ENTREPRENEURSHIP1 ADMINISTRATIVE ASSISTANT (M/F/X) à temps plein et à durée indéterminée (CDI) La Chambre de Commerce est l'institution phare des entreprises et de l'économie du Luxembourg, regroupant l'ensemble des entreprises luxembourgeoises exerçant des activités...

  • Assistant Administratif

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg AXIS Group Temps plein

    Nous recherchons pour l'un de nos clients, un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre leur équipe juridique dynamique. Vous travaillerez en étroite collaboration avec leurs associé(s) / counsel et collaborateurs, au sein d'une équipe de 2 à 6 personnes. Votre rôle consistera à préparer, modifier et mettre en forme divers documents, ainsi...

  • Administrative assistant M/F

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Hays Luxembourg Temps plein

    As part of an interim mission, our international financial client based in Luxembourg is seeking an Administrative Assistant to provide support to senior managers.As an Administrative Assistant, the candidate is the first point of contact for internal and external inquiries. Main responsibilities :Calendar ManagementTravel coordination: managing complex...

  • Assistant Administratif

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Fyte Temps plein

    Notre client, un groupe industriel international, recherche actuellement un(e) Assistant(e) Administratif(ve) rattaché(e) au département Ressources Humaines pour son bureau situé à Luxembourg Ville.Ce poste est ouvert à un temps partiel (80%). Responsabilités:Assistance dans la gestion des absences et des congés du personnel.Soutien dans le traitement...

  • Administrative assistant M/F

    il y a 2 jours

    Luxembourg, Luxembourg Hays Luxembourg Temps plein

    Our client, a European institution, is looking for an Administrative Assistant for the legal department. The assistant speaks English fluently. This is a temporary contract. It is start as soon as possible.The candidate provides administrative support on all legal documentation in collaboration with the Division's lawyers, including: preparation of execution...

  • Réceptionniste et Assistant(e) administratif(ve)

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Fiduciaire Jean-Marc Faber Temps plein

    La Fiduciaire Jean-Marc Faber est membre de l'Ordre des Experts-Comptables du Luxembourget a une expérience de plus de 25 ans. Nous sommes fiers de nous différencier en développant les compétences de nos collaborateurs afin de pouvoir offrir à notre clientèle le plus haut niveau d'expertise. Nous recrutons pour notre bureau de Luxembourg un(e) :...

  • Senior Administrative Assistant

    il y a 4 jours

    Luxembourg, Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    Job DescriptionDescription –>The (Senior) Administrative Assistant will provide administrative support to professional staff (incl. Head of Division) in the division with the objective of contributing to the efficiency and performance of the division's overall activities.Operating Network:Reporting to the Head of Division, the (Senior) Administrative...

  • Senior Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    Job DescriptionDescription –>The (Senior) Administrative Assistant will provide administrative support to professional staff (incl. Head of Division) in the division with the objective of contributing to the efficiency and performance of the division's overall activities.Operating Network:Reporting to the Head of Division, the (Senior) Administrative...

  • Assistant Technique

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg CHL - Centre Hospitalier de Luxembourg Temps plein

    UN ASSISTANT TECHNIQUE (m/f/x) POUR LE SERVICE TECHNIQUE Sous contrat à durée indéterminée à temps plein Mission : Fonction support, l'assistant technique / employé administratif est chargé d'assurer un ensemble de travaux de nature administrative, visant à la création et à la diffusion de documents, et au bon fonctionnement de l'unité de travail....

  • Administrative Assistant

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Ferrero Temps plein

    Job Location: ​Luxembourg​LuxembourgCompany descriptionFerrero is a family-owned company with a truly progressive and global outlook and iconic brands such as Nutella, Tic Tac, Ferrero Rocher, Raffaello, Kinder Bueno and Kinder Surprise. As the love for our brands continues to grow, so too does our global reach. Represented in more than 50 countries,...

  • 1 Assistant(e) administratif(ve)

    il y a 4 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Activ Solutions Temps plein

    Dans le cadre de sa croissance, notre client, un prestigieux cabinet d'avocats recherche:1 Assistant(e) administratif(ve) (Fr/Ang) Votre profil: -Vous êtes titulaire d'un diplôme en langues étrangères ,en traduction ou en secrétariat -Vous êtes débutant ou disposez d'une premiere expérience -Vous parlez obligatoirement français et vous avez un...

  • Administrative Assistant F/H

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Fyte Temps plein

    We are currently collaborating with a reputable international law firm composed with 15 people based in Luxembourg City.We are seeking a competent and detail-oriented Administrative Assistant to join the team. The ideal candidate will provide administrative support to the legal professionals.The role involves a variety of tasks, ranging from managing...

  • Assistant Manager Audit

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Abiomis Temps plein

    Assistant Manager Audit - Valeurs Saines, Equilibre de Vie Un cabinet d'audit collabore avec notre agence dans le cadre de son évolution accrue au Luxembourg. C'est votre chance aujourd'hui de rejoindre une société aux valeurs humaines, et de superviser une petite équipe.Cette société composée d'une cinquantaine de personnes se localise à proximité...

  • Administrative Assistant

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Université du Luxembourg Temps plein

    The University | About us...The University of Luxembourg is an international research university with a distinctly multilingual and interdisciplinary character. The University was founded in 2003 and counts more than 6,700 students and more than 2,000 employees from around the world. The University's faculties and interdisciplinary centres focus on research...

  • Assistant Administratif

    il y a 6 jours

    Luxembourg, Luxembourg Banque Internationale à Luxembourg (BIL) Temps plein

    Fondée en 1856, la Banque Internationale à Luxembourg (BIL) est la plus ancienne banque universelle du Grand-Duché. Depuis sa création, elle joue un rôle actif dans les principales phases du développement de l'économie luxembourgeoise. Elle exerce aujourd'hui les métiers de banque de détail, banque privée et banque des entreprises et participe aux...

  • Assistant Commercial

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg NonStop Consulting Temps plein

    L'entrepriseNotre client est une PME du domaine médical qui distribue des dispositifs médicaux et attache beaucoup d'importance à l'innovation pour répondre aux besoins techniques de ses clients.Groupe en pleine croissance, il souhaite se doter de forces techniques, commercialeset administratives dynamiques et réactives afin de soutenir le...

  • Junior Personal Assistant for our Audit

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Deloitte Luxembourg Temps plein

    Your future teamOur administrative team assists Management, Clients and Employees with administrative and coordination aspects of daily or project work by anticipating requirements and ensuring that business priorities are maximized.We are currently looking for a Junior Personal Assistant for our Audit & Assurance Department.Your next challengeDeliver...