Administrative Assistant F/H

il y a 3 semaines

Luxembourg, Luxembourg Fyte Temps plein
We are currently collaborating with a reputable international law firm composed with 15 people based in Luxembourg City.

We are seeking a competent and detail-oriented Administrative Assistant to join the team. The ideal candidate will provide administrative support to the legal professionals.The role involves a variety of tasks, ranging from managing correspondence to organizing legal documents and assisting with client inquiries.

Responsibilities:
  • Manage incoming calls, emails, and correspondence, directing inquiries to the appropriate personnel.
  • Maintain calendars and schedules for attorneys and legal staff, scheduling appointments and meetings as necessary.
  • Organize and maintain physical and electronic filing systems for legal documents, including contracts, briefs, and court filings.
  • Prepare and proofread legal documents, correspondence, and reports with a high level of accuracy and attention to detail.
  • Assist with client intake processes, including drafting engagement letters, collecting client information, and coordinating client meetings.
  • Coordinate travel arrangements and accommodations for attorneys and staff as required.
  • Assist with billing and invoicing tasks, including entering time entries and preparing invoices for clients.
  • Perform general office duties such as photocopying, scanning, faxing, and filing.
  • Provide administrative support during meetings, including preparing agendas, taking minutes, and distributing meeting materials.
  • Collaborate with other administrative staff to ensure smooth office operations and support team members as needed.
Qualifications:
  • Previous experience working as an administrative assistant, preferably in a legal setting.
  • Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook).
  • Excellent communication skills, both verbal and written, with the ability to interact professionally with clients and colleagues.
  • Strong organizational skills and the ability to prioritize tasks effectively in a fast-paced environment.
  • Attention to detail and a high level of accuracy in handling sensitive legal documents and information.
  • Ability to maintain confidentiality and discretion when dealing with sensitive and confidential information.
If you meet the above profile and wish to apply, please submit your application, which will be handled with the utmost confidentiality by Jeanne Guériaux.

  • Assistant administratif et commercial

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Brinks Temps plein

    Assistant administratif et commercial (H/F) – CDINous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) dans le domaine de l'équipement de sécurité électronique.Votre mission :Directement rattaché au Responsable Commercial, vous aurez pour principale mission de contribuer au suivi des offres commerciales et la gestion des activités de...

  • Administrative assistant M/F

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Hays Luxembourg Temps plein

    As part of an interim mission, our international financial client based in Luxembourg is seeking an Administrative Assistant to provide support to senior managers.As an Administrative Assistant, the candidate is the first point of contact for internal and external inquiries. Main responsibilities :Calendar ManagementTravel coordination: managing complex...

  • Junior Administrative Assistant GER/ENG

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Manpower Luxembourg S.A. Temps plein

    Manpower is recruiting for one of its clients in Luxembourg, a European Institution:Junior Administrative Assistant GER/ENG (H/F/X)Job Description: (Senior) Administrative AssistantPurposeThe (Senior) Administrative Assistant reports to a Head of Division and/or the Head of Unit, supports the smooth running of activities by providing secretarial and...

  • Administrative assistant M/F

    il y a 2 jours

    Luxembourg, Luxembourg Hays Luxembourg Temps plein

    Our client, a European institution, is looking for an Administrative Assistant for the legal department. The assistant speaks English fluently. This is a temporary contract. It is start as soon as possible.The candidate provides administrative support on all legal documentation in collaboration with the Division's lawyers, including: preparation of execution...

  • Assistant Administratif

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg AXIS Group Temps plein

    Nous recherchons pour l'un de nos clients, un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre leur équipe juridique dynamique. Vous travaillerez en étroite collaboration avec leurs associé(s) / counsel et collaborateurs, au sein d'une équipe de 2 à 6 personnes. Votre rôle consistera à préparer, modifier et mettre en forme divers documents, ainsi...

  • Assistant d'exploitation

    il y a 13 heures

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    Pour l'un de nos clients basé au centre du Luxembourg, nous recrutons un assistant d'exploitation (H/F). Missions : accueil téléphonique planification des interventions informations sur les devis aux clients gestion administrative courante

  • Assistant Administratif

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Fyte Temps plein

    Notre client, un groupe industriel international, recherche actuellement un(e) Assistant(e) Administratif(ve) rattaché(e) au département Ressources Humaines pour son bureau situé à Luxembourg Ville.Ce poste est ouvert à un temps partiel (80%). Responsabilités:Assistance dans la gestion des absences et des congés du personnel.Soutien dans le traitement...

  • Assistant Coordination Administrative et Office F/H

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Fyte Temps plein

    Notre client, un groupe industriel international, recherche actuellement un(e) Assistant(e) Coordination Administrative et Office Management, rattaché(e) à l'Office Manager et au Directeur du bureau, pour son bureau situé à Luxembourg Ville. En tant qu'Assistant(e) Coordination Administrative et Office Management, vous serez responsable de fournir un...

  • Assistant(e) Administratif(ve)

    il y a 7 jours

    Luxembourg, Luxembourg Austin Bright Temps plein

    Rejoignez une PSF de renommée internationale, basée au cœur du centre-ville de Luxembourg, en tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) et Juridique. Ce poste à temps plein en CDI offre une occasion de rejoindre une équipe d'une dizaine de personnes. Nous insistons sur le fait que le profil recherché devra principalement être axé sur les tâches...

  • Operations - Administrative Assistant (H/F)

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for an : Operations - Administrative Assistant (M/F)Accountabilities Provide office support and secretarial assistance in order to contribute to the effective day-to-day operation of the Corporate Finance Advisory (CFA) division and in...

  • Senior Administrative Assistant

    il y a 4 jours

    Luxembourg, Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    Job DescriptionDescription –>The (Senior) Administrative Assistant will provide administrative support to professional staff (incl. Head of Division) in the division with the objective of contributing to the efficiency and performance of the division's overall activities.Operating Network:Reporting to the Head of Division, the (Senior) Administrative...

  • Senior Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    Job DescriptionDescription –>The (Senior) Administrative Assistant will provide administrative support to professional staff (incl. Head of Division) in the division with the objective of contributing to the efficiency and performance of the division's overall activities.Operating Network:Reporting to the Head of Division, the (Senior) Administrative...

  • Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Chambre de Commerce Temps plein

    LA CHAMBRE DE COMMERCE, SE PROPOSE D'ENGAGER POUR LE DOMAINE D'ACTIVITES ENTREPRENEURSHIP1 ADMINISTRATIVE ASSISTANT (M/F/X) à temps plein et à durée indéterminée (CDI) La Chambre de Commerce est l'institution phare des entreprises et de l'économie du Luxembourg, regroupant l'ensemble des entreprises luxembourgeoises exerçant des activités...

  • Administrative Assistant

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Ferrero Temps plein

    Job Location: ​Luxembourg​LuxembourgCompany descriptionFerrero is a family-owned company with a truly progressive and global outlook and iconic brands such as Nutella, Tic Tac, Ferrero Rocher, Raffaello, Kinder Bueno and Kinder Surprise. As the love for our brands continues to grow, so too does our global reach. Represented in more than 50 countries,...

  • 1 Assistant(e) administratif(ve)

    il y a 4 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Activ Solutions Temps plein

    Dans le cadre de sa croissance, notre client, un prestigieux cabinet d'avocats recherche:1 Assistant(e) administratif(ve) (Fr/Ang) Votre profil: -Vous êtes titulaire d'un diplôme en langues étrangères ,en traduction ou en secrétariat -Vous êtes débutant ou disposez d'une premiere expérience -Vous parlez obligatoirement français et vous avez un...

  • Assistant commercial Fr-Ang

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    Pour l'un de nos clients situés à Bertrange, Sofitex Talent recherche pour un démarrage début mai un(e) Assistant(e) Commercial(e) Fr-Ang (H/F) Au sein du département « Manages Services » qui a pour mission d'assurer la promotion et la gestion des contrats de nos clients, vous fournissez un support opérationnel et administratif au(x) commerciaux(s)...

  • Administrative Assistant

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Université du Luxembourg Temps plein

    The University | About us...The University of Luxembourg is an international research university with a distinctly multilingual and interdisciplinary character. The University was founded in 2003 and counts more than 6,700 students and more than 2,000 employees from around the world. The University's faculties and interdisciplinary centres focus on research...

  • Operations - Administrative Assistant (H/F)

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX TALENT RECRUITMENT Temps plein

    À propos de nousSofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.MissionFor one of our clients, a...

  • Assistant Administratif

    il y a 6 jours

    Luxembourg, Luxembourg Banque Internationale à Luxembourg (BIL) Temps plein

    Fondée en 1856, la Banque Internationale à Luxembourg (BIL) est la plus ancienne banque universelle du Grand-Duché. Depuis sa création, elle joue un rôle actif dans les principales phases du développement de l'économie luxembourgeoise. Elle exerce aujourd'hui les métiers de banque de détail, banque privée et banque des entreprises et participe aux...

  • Assistant Technique

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg CHL - Centre Hospitalier de Luxembourg Temps plein

    UN ASSISTANT TECHNIQUE (m/f/x) POUR LE SERVICE TECHNIQUE Sous contrat à durée indéterminée à temps plein Mission : Fonction support, l'assistant technique / employé administratif est chargé d'assurer un ensemble de travaux de nature administrative, visant à la création et à la diffusion de documents, et au bon fonctionnement de l'unité de travail....