Receptionist & administrative assistant M/F

il y a 3 semaines

Luxembourg, Luxembourg Hays Luxembourg Temps plein

Our client, a prestigious law firm, is looking for a Receptionist & Administrative Assistant who speaks English fluently. This is a permanent contract.

Reception Duties:
Responsibility for managing the meeting room and car parking facilities and welcoming all visitors to the office.
Managing room bookings and managing any conflicting requests.
Setting up Video Conferencing facilities as required.
Ensuring the building management team are notified of any visitors coming to the office.

Meeting rooms:
Ensures all meeting rooms are kept tidy and stocked with stationery and other supplies.
Responsibles for setting up the multipurpose room in the appropriate configuration. Catering Duties:
Ensures all catering requirements are met for each meeting - to include purchasing the necessary catering supplies and setting up the meeting rooms in advance of the meeting.
Ensures the Client Pantry and Staff Kitchen have adequate supplies (drinks/fruit.healthy snacks), placing orders where necessary.Visitor Offices - ensures requests for a visitor office are acknowledged and planned for.
Provides the visitor with a welcome note which includes directions on how to find the office.
Responsibles for sending out the daily and weekly visitor bulletins to the office. Client Service:
Answers telephone calls and takes accurate and complete messages, gives information to callers, refers to others, or holds for team members.
Provides relevant and timely information to clients and team members in a professional, courteous, and effective manner. Office Services Duties:
Responsibles for ensuring office supplies (stationery) are sufficient - placing orders as required.
Ensures the stationery cupboards are well stocked.
Notifies the IT department (Paris based) if IT equipment supplies are low and need replenishing.
Assists with any photocopying and scanning jobs as needed.

Mail:
Reviews, prioritises, and routes all incoming mail.
Prepares outgoing mail and overnight packages.
Coordinates courier collection and delivery. Office Management Support:
Programs security cards for new joiners, setting up desks for new joinersEDUCATIONAL QUALIFICATIONS/JOB EXPERIENCE REQUIREMENTS:
  • College Degree or Equivalent preferred.
  • Prior experience of working in a reception role within a professional service environment is essential.
  • Must be bilingual (French/Luxembourgish and English. German would be an advantage).
  • Expert proficiency with the MS Office (Word, Excel, PowerPoint and Outlook) applications.
  • Must work well independently as well as in a team.
  • The ability to work under deadlines, time pressure, and a generally high level of demand.
  • Exceptional organisational skills that reflect the ability to seamlessly perform and prioritise multiple tasks with excellent attention to detail.
  • Strong interpersonal skills and the ability to build relationships with internal and external Partners, attorneys, staff and clients.
  • The ability to communicate both orally and in written communications effectively and accurately.
  • The ability to respect, protect and maintain confidential information.

  • Réceptionniste et Assistant(e) administratif(ve)

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Fiduciaire Jean-Marc Faber Temps plein

    La Fiduciaire Jean-Marc Faber est membre de l'Ordre des Experts-Comptables du Luxembourget a une expérience de plus de 25 ans. Nous sommes fiers de nous différencier en développant les compétences de nos collaborateurs afin de pouvoir offrir à notre clientèle le plus haut niveau d'expertise. Nous recrutons pour notre bureau de Luxembourg un(e) :...

  • Administrative assistant M/F

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Hays Luxembourg Temps plein

    As part of an interim mission, our international financial client based in Luxembourg is seeking an Administrative Assistant to provide support to senior managers.As an Administrative Assistant, the candidate is the first point of contact for internal and external inquiries. Main responsibilities :Calendar ManagementTravel coordination: managing complex...

  • Assistant administratif et commercial

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Brinks Temps plein

    Assistant administratif et commercial (H/F) – CDINous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) dans le domaine de l'équipement de sécurité électronique.Votre mission :Directement rattaché au Responsable Commercial, vous aurez pour principale mission de contribuer au suivi des offres commerciales et la gestion des activités de...

  • Administrative assistant M/F

    il y a 2 jours

    Luxembourg, Luxembourg Hays Luxembourg Temps plein

    Our client, a European institution, is looking for an Administrative Assistant for the legal department. The assistant speaks English fluently. This is a temporary contract. It is start as soon as possible.The candidate provides administrative support on all legal documentation in collaboration with the Division's lawyers, including: preparation of execution...

  • Assistant Administratif

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg AXIS Group Temps plein

    Nous recherchons pour l'un de nos clients, un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre leur équipe juridique dynamique. Vous travaillerez en étroite collaboration avec leurs associé(s) / counsel et collaborateurs, au sein d'une équipe de 2 à 6 personnes. Votre rôle consistera à préparer, modifier et mettre en forme divers documents, ainsi...

  • Assistant Administratif

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Fyte Temps plein

    Notre client, un groupe industriel international, recherche actuellement un(e) Assistant(e) Administratif(ve) rattaché(e) au département Ressources Humaines pour son bureau situé à Luxembourg Ville.Ce poste est ouvert à un temps partiel (80%). Responsabilités:Assistance dans la gestion des absences et des congés du personnel.Soutien dans le traitement...

  • Junior Administrative Assistant GER/ENG

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Manpower Luxembourg S.A. Temps plein

    Manpower is recruiting for one of its clients in Luxembourg, a European Institution:Junior Administrative Assistant GER/ENG (H/F/X)Job Description: (Senior) Administrative AssistantPurposeThe (Senior) Administrative Assistant reports to a Head of Division and/or the Head of Unit, supports the smooth running of activities by providing secretarial and...

  • Assistant(e) Administratif(ve)

    il y a 7 jours

    Luxembourg, Luxembourg Austin Bright Temps plein

    Rejoignez une PSF de renommée internationale, basée au cœur du centre-ville de Luxembourg, en tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) et Juridique. Ce poste à temps plein en CDI offre une occasion de rejoindre une équipe d'une dizaine de personnes. Nous insistons sur le fait que le profil recherché devra principalement être axé sur les tâches...

  • Senior Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    Job DescriptionDescription –>The (Senior) Administrative Assistant will provide administrative support to professional staff (incl. Head of Division) in the division with the objective of contributing to the efficiency and performance of the division's overall activities.Operating Network:Reporting to the Head of Division, the (Senior) Administrative...

  • Senior Administrative Assistant

    il y a 4 jours

    Luxembourg, Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    Job DescriptionDescription –>The (Senior) Administrative Assistant will provide administrative support to professional staff (incl. Head of Division) in the division with the objective of contributing to the efficiency and performance of the division's overall activities.Operating Network:Reporting to the Head of Division, the (Senior) Administrative...

  • Réceptionniste Premium bilingue

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Privilege Services Temps plein

    Réceptionniste Premium bilingue (FR/ENG) CDI 27h/semaine à Luxembourg-Kirchberg (LU)Pour l'un de nos prestigieux clients actif dans la finance, nous recherchons un/e Réceptionniste à temps partiel habitué/e aux environnements exigeants et aux standards Premium *Référence à préciser lors de votre candidature svpl : PSP-BL1-2024 Votre profil :Vous...

  • Réceptionniste Premium bilingue Fr/Eng, CDI à Luxembourg

    il y a 2 jours

    Luxembourg, Luxembourg Privilege Services Temps plein

    Réceptionniste Premium bilingue Fr/Eng, CDI à Luxembourg (h/f/d)Privilege Services Luxembourg est reconnue pour son expertise en matière de recrutement, offrant un service de qualité Premium et sur mesure.Pour nos prestigieux clients, nous recherchons un/e Réceptionniste (h/f/d) habitué/e aux environnements exigeants et aux standards Premium...

  • Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Chambre de Commerce Temps plein

    LA CHAMBRE DE COMMERCE, SE PROPOSE D'ENGAGER POUR LE DOMAINE D'ACTIVITES ENTREPRENEURSHIP1 ADMINISTRATIVE ASSISTANT (M/F/X) à temps plein et à durée indéterminée (CDI) La Chambre de Commerce est l'institution phare des entreprises et de l'économie du Luxembourg, regroupant l'ensemble des entreprises luxembourgeoises exerçant des activités...

  • Administrative Assistant F/H

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Fyte Temps plein

    We are currently collaborating with a reputable international law firm composed with 15 people based in Luxembourg City.We are seeking a competent and detail-oriented Administrative Assistant to join the team. The ideal candidate will provide administrative support to the legal professionals.The role involves a variety of tasks, ranging from managing...

  • Administrative Assistant

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Ferrero Temps plein

    Job Location: ​Luxembourg​LuxembourgCompany descriptionFerrero is a family-owned company with a truly progressive and global outlook and iconic brands such as Nutella, Tic Tac, Ferrero Rocher, Raffaello, Kinder Bueno and Kinder Surprise. As the love for our brands continues to grow, so too does our global reach. Represented in more than 50 countries,...

  • Assistant Coordination Administrative et Office F/H

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Fyte Temps plein

    Notre client, un groupe industriel international, recherche actuellement un(e) Assistant(e) Coordination Administrative et Office Management, rattaché(e) à l'Office Manager et au Directeur du bureau, pour son bureau situé à Luxembourg Ville. En tant qu'Assistant(e) Coordination Administrative et Office Management, vous serez responsable de fournir un...

  • 1 Assistant(e) administratif(ve)

    il y a 4 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Activ Solutions Temps plein

    Dans le cadre de sa croissance, notre client, un prestigieux cabinet d'avocats recherche:1 Assistant(e) administratif(ve) (Fr/Ang) Votre profil: -Vous êtes titulaire d'un diplôme en langues étrangères ,en traduction ou en secrétariat -Vous êtes débutant ou disposez d'une premiere expérience -Vous parlez obligatoirement français et vous avez un...

  • Réceptionniste / Office Manager (H/F/X)

    il y a 13 heures

    Luxembourg, Luxembourg Manpower Luxembourg S.A. Temps plein

    Manpower recrute pour l'un de ses clients un/une : Réceptionniste / Office Manager (H/F/X) Votre rôle : Basé(e) à Luxembourg, le/la Office Manager reporte au Head of Legal et Ressources Humaines Dans ce rôle, vous aurez principalement la charge de l'accueil et la réception des clients et de la gestion logistique des bureaux et salles de réunions. Vous...

  • Réceptionniste trilingue FR/EN/LU Premium CDI 40h/semaine

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Privilege Services Temps plein

    Réceptionniste trilingue FR/EN/LU Premium CDI 40h/semaine (LU)Nous recherchons pour l'un de nos prestigieux clients dans le domaine de l'informatique, un/e Réceptionniste à plein temps habitué(e) aux environnements exigeants et aux standards Premium Votre profil :Vous êtes une personne fiable, flexible et diplomate, avec la motivation d'évoluer dans...

  • Operations - Administrative Assistant (H/F)

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for an : Operations - Administrative Assistant (M/F)Accountabilities Provide office support and secretarial assistance in order to contribute to the effective day-to-day operation of the Corporate Finance Advisory (CFA) division and in...