Personnel - HR Coordination Assistant (M/F)
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Operating Network:
You will report to the interim Head of the Procurement, Purchasing and Budget unit, and work in close collaboration with the team of Operational Assistants and Officers across the division, as well as other colleagues in HR
Accountabilities:
Execute standard tasks of processes mainly related to administrative or light project management support for the Coordination division.
- Administrative support to the HR Procurement team, including: o Follow-up of the signature process and sending (electronic and by courier), filing and archiving of all HR contracts, Framework agreements, call-offs and addenda; o Enter all HR contracts/Framework Agreements into PeopleSoft Financials; o Regularly update the Procurement Dashboards and coordination tracker; o Prepare a report of all HR contracts on monthly basis; o Monitor and maintain the team mail inbox (filing/archiving)
- Support activities in the areas of Purchases: o Create requisitions; o Manage invoicing cycle in PeopleSoft Fin.
- Administrative support for the division: organise meetings, collect agenda inputs, draft presentations, prepare minutes.
- Handle "Request your HR Accesses" tickets on SmartIT; review "HR Shared mailboxes" + "HR Outlook Distribution Lists" requests and implementing an annual control on them; support the GED coordinator in the managing and updating the Institutional Workspace (GED)
- Act as a back-up of other operational assistants in the division to ensure business continuity during (un)planned absences.
- Support the Communications and Events team, where needed: prepare online communication (intranet), draft/amend HR materials (e.g. presentations, emails etc.)
- Provide support with tasks such as archiving, document management, managing translations.
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Assistant Coordination Administrative et Office F/H
Trouvé dans: beBee jobs LU - il y a 1 semaine
Luxembourg, Luxembourg Fyte Temps pleinNotre client, un groupe industriel international, recherche actuellement un(e) Assistant(e) Coordination Administrative et Office Management, rattaché(e) à l'Office Manager et au Directeur du bureau, pour son bureau situé à Luxembourg Ville. En tant qu'Assistant(e) Coordination Administrative et Office Management, vous serez responsable de fournir un...
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VIE HR Officer M/F
Trouvé dans: beBee jobs LU - il y a 2 semaines
Luxembourg, Luxembourg Amundi Luxembourg Temps pleinThe HR Officer support the local team in the efficient and reliable HR administration on local level in line with the Global HR policies and processes. Under the supervision of the Head of Human Resources, the HR Officer will participate or get insight in:Training: support in the coordination of the annual training campaign in line with the company's...
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Stagiaire HR Operations
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Luxembourg, Luxembourg ING Temps pleinStagiaire HR Operations ING Luxembourg recherche un(e) stagiaire HR Operations pour une durée d'un an, à partir d'Août 2024 (rythme d'alternance de 4j entreprise / 1j école).Votre Mission :Au sein de la cellule « People Services », le stagiaire HR Operations se verra confier une variété de tâches opérationnelles et administratives en lien avec la...
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Stagiaire HR Operations
Trouvé dans: beBee jobs LU - il y a 2 semaines
Luxembourg, Luxembourg ING Temps pleinStagiaire HR Operations ING Luxembourg recherche un(e) stagiaire HR Operations pour une durée d'un an, à partir de Juin/Juillet 2024 (rythme d'alternance de 4j entreprise / 1j école).Votre Mission :Au sein de la cellule « People Services », le stagiaire HR Operations se verra confier une variété de tâches opérationnelles et administratives en lien...
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HR (Payroll) Officer (M/F)
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Luxembourg, Luxembourg CLdN SA Temps pleinHR (Payroll) Officer CLdN is a leading provider of integrated quay-to-quay and door-to-door logistics solutions. Founded in 1929, CLdN ensures reliable, cost-effective transport that links the major economic areas of Europe. With 30 ships and more than 200 sailings a week, CLdN provides shortsea connections between the European continent, the United Kingdom,...
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HR - Controller (m/f/d)
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Luxembourg, Luxembourg Paul Wurth Paul Wurth Geprolux Temps pleinWe are looking for anHR– Controller (m/f/d)Are you passionate about numbers and have already gained some experience in the field of forecast budgeting and integrated HR systems? Your are meticulous in your working procedures and like to be accurate? Then join us and strengthen our HR team.Your main tasks:Establishment of HR budgets and forecastsRecord and...
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HR Business Partner F/M
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Luxembourg, Luxembourg Morgan Philips Executive Search Temps pleinRole Overview:As an HR Business Partner F/M within the banking sector, you will serve as the primary point of contact for employees and managers across various organizational units. Your role encompasses providing comprehensive support throughout the employee lifecycle, including onboarding, mobility, career development, performance management, and learning...
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HR Assistant
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Luxembourg, Luxembourg Michael Page Luxembourg Temps pleinÀ propos de notre client Mon client est une structure de renom, installée au Luxembourg depuis plusieurs décennies, il est un acteur incontournable du secteur légal. Description Supervision de tout le process de recrutementPublication des annonces pour les différents besoins Gestion des candidaturesOrganisation et suivi des entretiensCoordination entre...
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HR Assistant
Trouvé dans: beBee jobs LU - il y a 2 semaines
Luxembourg, Luxembourg Michael Page Luxembourg Temps pleinAbout Our Client Mon client est une structure de renom, installée au Luxembourg depuis plusieurs décennies, il est un acteur incontournable du secteur légal. Job Description Supervision de tout le process de recrutementPublication des annonces pour les différents besoins Gestion des candidaturesOrganisation et suivi des entretiensCoordination entre les...
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Assistant Administratif
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Luxembourg, Luxembourg Fyte Temps pleinNotre client, un groupe industriel international, recherche actuellement un(e) Assistant(e) Administratif(ve) rattaché(e) au département Ressources Humaines pour son bureau situé à Luxembourg Ville.Ce poste est ouvert à un temps partiel (80%). Responsabilités:Assistance dans la gestion des absences et des congés du personnel.Soutien dans le traitement...
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Executive assistant EN M/F
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Luxembourg, Luxembourg Hays Luxembourg Temps pleinOur client, a private equity investment company, is looking for an Executive Assistant who speaks English fluently. This is a temporary contract to start as soon as possible. The job can be transformed into a permanent contract afterwards.The candidate manages calendar, organises business trips, including reservations of hotels, flights, ground...
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Administrative assistant M/F
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Luxembourg, Luxembourg Hays Luxembourg Temps pleinAs part of an interim mission, our international financial client based in Luxembourg is seeking an Administrative Assistant to provide support to senior managers.As an Administrative Assistant, the candidate is the first point of contact for internal and external inquiries. Main responsibilities :Calendar ManagementTravel coordination: managing complex...
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Executive assistant M/W
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Luxembourg, Luxembourg Hays Luxembourg Temps pleinAre you looking for an Executive Assistant position ?Our client, a private Equity investment company, is looking for an Executive Assistant. They offer a truly diverse and collaborative environment. Their Luxembourg office boasts a very international team, with different nationalities represented, while preserving a warm and respectful atmosphere. Thanks to...
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Trainee in Human Resources
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Luxembourg, Luxembourg Amundi Luxembourg Temps pleinUnder the supervision of the Head of Human Resources, you will become a key member of our team of 6 people and participate or get insight in:Training: Support in the coordination of the annual training campaign in line with the company's strategy and objectives, manage the training budget, analysis and strategic recommendation, supports planning and...
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Assistant vie scolaire primaire
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Luxembourg, Luxembourg Vauban Temps pleinVauban est un établissement de droit privé, homologué Education nationale française et partenaire du réseau AEFE.Pour l'année scolaire , l'école comptera plus de 2600 élèves répartis dans 112 classes de la Petite Section de maternelle à la classe de Terminale.A visée internationale, Vauban jouit tant à Luxembourg que dans le réseau AEFE d'une...
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Coordinateur de projet
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Luxembourg, Luxembourg Arcus Temps pleinarcus a.s.b.l. est une association jeune, dynamique qui connaît une croissance soutenue. Elle œuvre dans le secteur de l'aide à l'enfance et des services d'éducation et d'accueil pour les enfants. C'est une organisation qui identifie et relève les défis pour mettre les compétences et l'expérience de ses collaborateurs au service des autres dans un...
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Assistant Logistique
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Luxembourg, Luxembourg Loyens & Loeff Temps pleinLoyens & Loeff Luxembourg est un cabinet international de conseil juridique et fiscal. Notre bureau luxembourgeois est dirigé par 25 associés expérimentés et fait partie du réseau Loyens & Loeff, qui compte plus de 940 associés et collaborateurs dans 11 bureaux à travers le monde. Notre bureau de Luxembourg compte environ 160 professionnels et un...
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Officer Personnel Administration
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Luxembourg, Luxembourg Cargolux Airlines International SA Temps pleinTASK RESPONSIBILITIES:Administration of the employee life cycle documents (contracts, agreements, etc.).Maintenance of employees personal file, complying with GDPR rules.Administration of our database.Administration and maintenance of our organizational structure in our HCM.Registration of employees with the relevant authorities and communication with these...
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Internship - HR BP & Talent Acquisition (M/F)
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Luxembourg, Luxembourg Banque Internationale à Luxembourg (BIL) Temps pleinFounded in 1856, Banque Internationale à Luxembourg is the oldest multi-business bank in the Grand Duchy. From its foundation, the BIL has always played an active role in the development of the Luxembourg economy. It currently operates in retail, private and corporate banking, as well as on major capital markets. Employing more than 2 000 people, BIL is...
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Coordinateur QSE et formation
Trouvé dans: beBee jobs LU - il y a 1 semaine
Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps pleinPour l'un de ses clients basé à Luxembourg ville, Sofitex Talent recherche pour un démarrage immédiat un(e) Coordinateur QSE et formation (H/F) Vos tâches: Activités Qualité: Réaliser les audits internes ISO 9001 Maintenir la certification ISO 9001:2015 Piloter la performance de la qualité au travers d'indicateurs et de la satisfaction clients...