Coordination Administrative et Opérationnelle

Job Title

Coordination Administrative et Opérationnelle

Job Description Summary

Au cœur des activités de Cushman & Wakefield Luxembourg, le Support Adminitsratif et Opérationnel, joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement des départements Office et Asset Services.

Véritable pivot entre les équipes commerciales, techniques et administratives, elle veille à la fluidité des processus, à la qualité du suivi et au respect des procédures internes.

Ce poste requiert une personne multitâche, dotée d'un excellent sens des priorités et d'une forte capacité d'adaptation. Flexibilité, rigueur et autonomie sont indispensables pour gérer efficacement la diversité des missions confiées.

Curieux et proactif, le Support Administratif Opérationnel est également force de proposition dans l'amélioration continue des outils, des méthodes et de la communication entre services.

Job Description

Acteur mondial des services dédiés à l'immobilier d'entreprise, Cushman & Wakefield (NYSE: CWK) conseille investisseurs, propriétaires et entreprises utilisatrices dans toute leur chaîne de valeur immobilière, de la réflexion stratégique jusqu'à l'aménagement des locaux. Le groupe accompagne ses clients utilisateurs et investisseurs internationaux, dans la valorisation de leurs actifs immobiliers en combinant perspective mondiale et expertise locale à forte valeur ajoutée, à une plateforme complète de solutions immobilières. Fort de collaborateurs, 400 implantations et 60 pays dans le monde, Cushman & Wakefield a réalisé un chiffre d'affaires de 9,4 milliards de dollars en 2024, par ses principales lignes de métiers : Agence et conseil à la transaction, Capital Markets, Valuation & Advisory, Asset Services, Facilities Management, Project management et Design+Build… Pour en savoir plus, rendez-vous sur

Cushman & Wakefield recherche un(e) :

Asssitant(e) Administratif(ve) et Opérationnel(le) F/H

Luxembourg

Missions :

DEPARTEMENT OFFICE SERVICES

Gestion et mise à jour des bases de données

• Gestion quotidienne de la base Efficy :
• Création et modification de contacts, sociétés et property sheets (PS).
• Sélection et préparation de PS pour envoi aux clients.
• Publication des biens sur le site web via Efficy.
• Encodage du take-up et nettoyage des dates de breaks (trimestriellement).
• Commande d'extraits cadastraux via certificat Luxtrust (en cas de besoin, une fois par jour).

Préparation et relecture de documents

• Préparation et/ou relecture de présentations PowerPoint (pitchs, propositions clients) en collaboration avec le Marketing.
• Rédaction et relecture de documents variés : contrats de bail, mandats, LOI, RFS, tableaux comparatifs, options TVA, courriers recommandés, etc.
• Mise à jour régulière du PPT des projets (environ une fois par mois).

Suivi du pipeline & facturation

• Mise à jour hebdomadaire des pipelines dans Excel, Engage et Sales Tracker.
• Préparation et encodage des factures et ICA dans B20.
• Envoi des documents pour signature électronique via Adobe Sign.
• Transmission trimestrielle de la liste clients à Marketing pour diffusion des Marketbeats.

Suivi des obligations AML

• Collecte et sauvegarde des documents AML dans les dossiers dédiés.
• Envoi des demandes de validation auprès de l'équipe AML EMEA.
• Téléchargement des rapports financiers via Creditsafe.
• Consultation des UBO sur le RCS/RBE via certificat Luxtrust.

DEPARTEMENT ASSET SERVICES

Suivi administratif et comptable

• Vérification et saisie des factures dans Yardi.
• Création des prestataires dans Yardi et demandes de correction de factures aux prestataires (TVA, adresse, etc.).
• Transmission des factures CAPEX aux propriétaires pour paiement après validation Property Manager.

• Mise à jour des TS selon baux et indexations.

• Suivi et mise à jour de la base documentaire et réorganisation du serveur selon les directives des responsables.

• Première analyse périodique des charges afin d'identifier d'éventuelles dérives.

Coordination opérationnelle

• Centralisation des demandes de plannings de contrôles réglementaires et maintenances, puis information aux locataires.
• Demande de mise à jour des documents prestataire tels que plannings de maintenance, état des comptes des garanties totales, PPSS, certification ISO, autre.
• Traitement des demandes de transmission des documents techniques (plans as-built, dossiers BREEAM, certificats, etc.).

Support à la gestion et à la structuration du département

• Support à la préparation de pitch pour nouveaux mandats.
• Participation active à la création et mise à jour des templates de contrats prestataires, courriers types et procédures internes.
• Contribution à la mise en place de processus départementaux (préparation PDF, classement, centralisation d'informations).
• Gestion autonome de quelques immeubles à faible activité pour maintenir un lien direct avec l'opérationnel.

Compétences et aptitudes recherchées

Savoir-faire

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Excel, PowerPoint, Word).
• Connaissance des logiciels Efficy, Yardi, Adobe Sign, B20, Engage ou équivalents.
• Solides compétences rédactionnelles (en français et en anglais).
• Capacité à structurer, prioriser et suivre plusieurs dossiers simultanément.

Savoir-être

• Sens aigu de l'organisation et de la rigueur.
• Esprit d'équipe, disponibilité et attitude collaborative.
• Discrétion et fiabilité dans le traitement des informations confidentielles.
• Capacité à anticiper les besoins et à proposer des améliorations de process.
• Curiosité, implication et volonté de contribuer activement à la réussite collective du département.

Cushman & Wakefield place la diversité au cœur de ses préoccupations et s'engage notamment sur l'égalité professionnelle, l'emploi des seniors et des travailleurs en situation de handicap.

INCO: "Cushman & Wakefield"