General Secretariat

il y a 1 mois

Luxembourg, Luxembourg SOFITEX TALENT RECRUITMENT Temps plein
À propos de nous

Sofitex Talent Recruitment
Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.

Mission

Within a prestigious international financial institution, the Administrative Assistant reports to a Head of Division and/or the Head of Unit, supports the smooth running of activities by providing secretarial and administrative assistance to the Head of Division and/or the Head of Unit and is the back-up of the other Administrative Assistants of the Department.

Operating network

The Administrative Assistant provide assistance to the team members as well as act as back-up of the other teams' assistants in their absence.

Responsibilities

The successful candidate will perform general secretarial duties and administrative tasks. The successful candidate have the following responsibilities:


• Organising meetings in Luxembourg with external counterparts;


• Organising business trips and preparing the relevant expense reports;


• Preparing presentations, due diligence dossiers and letters to external counterparts;


• Preparing, distributing and following up reports and notes, incl. overview tables and quarterly reports when needed;


• Organise team meetings, take & dispatch meeting minutes;


• Drafting routine correspondence and edit materials;


• Undertake related electronic (using the internal data storage system) and paper filing;


• Communicate efficiently (face-to-face, phone, email) with the team members but also with internal as well as external clients; cooperate with the other teams ' assistants and other interfaces;


• Create and process requisitions/purchase orders/receipts for conference attendance, business meals, other relevant expenses;


• Follow up on internal documentation throughout the approval process;


• Produce and process counterparty consultation letters as required by the organisation procedures.

Profil

Qualifications


• Certified secondary level education;


• Any additional certifications indicating specialisation would be an advantage;


• Relevant administrative experience in a financial or audit environment and understanding of financial documentation;


• Excellent knowledge of standard computer tools and MS Office tools (particularly Excel and PowerPoint);


• Excellent written and spoken English; knowledge of French and/or other EU languages would be an advantage.

Competencies


• Excellent organisational skills;


• Excellent prioritisation skills;


• Excellent team spirit and interpersonal skills;


• Excellent verbal and written communication;


• Strong sense of responsibility and initiative;


• Ability to work reliably and accurately under pressure;


• Strong personal commitment.

This is a great opportunity to start within a European Institution in Luxembourg Kirchberg. First 2-month contract + several extensions.

Salaire: € gross/month

Ref : hplpagbphh

  • General Secretariat

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    de l'entrepriseSofitex Talent RecruitmentFort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.Description de l'offreFor one of our...

  • General Secretariat

    il y a 1 mois

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently seeking a motivated individual for the position of General Secretariat - Administrative Assistant (M/F).Main Responsibilities: Assist the Head of Unit in daily administrative tasks to ensure smooth operations, Provide administrative support in...

  • General Secretariat

    il y a 1 mois

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX TALENT RECRUITMENT Temps plein

    À propos de notre entrepriseSofitex Talent Recruitment est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI qui capitalise sur plus de trois décennies d'expérience dans les Ressources Humaines. Notre succès repose sur le professionnalisme de nos équipes, notre réactivité et notre proximité avec nos clients.Poste à...

  • General Secretariat

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    de l'entrepriseSofitex Talent RecruitmentFort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.Description de l'offreFor one of our...

  • General Secretariat

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    de l'entrepriseSofitex Talent RecruitmentFort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.Description de l'offreFor one of our...

  • General Secretariat

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    de l'entrepriseSofitex Talent RecruitmentFort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.Description de l'offreFor one of our...

  • General Secretariat

    Il y a 2 mois

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    Within a prestigious international financial institution, the Administrative Assistant reports to a Head of Division and/or the Head of Unit, supports the smooth running of activities by providing secretarial and administrative assistance to the Head of Division and/or the Head of Unit and is the back-up of the other Administrative Assistants of the...

  • Gestionnaire Administratif Au Sein Du Secrétariat

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire**Qui recrute ?**:Ministère de la Santé et de la Sécurité sociale - Département ministériel**Missions**:- La mission principale du titulaire du poste du gestionnaire administratif est de gérer et d'assurer l'exécution des tâches administratives, d'assister le coordinateur, afin d'assurer le bon...

  • Secrétaire Général

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg ABL Temps plein

    de l'entrepriseDescription du posteImplantée depuis plus de 20ans, ABL SA recherche pour son siège situé à Luxembourg:**Secrétaire Général (H/F) - CDI - 40h/semaine**Au carrefour de l'information, vous prenez en charge avec dynamisme, sourire et efficacité les missions suivantes:**Travail de secrétariat**- Le classement informatique et physique et...

  • Corporate Secretariat Officer

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    The EIB, the European Union's bank, is seeking to recruit for its Secretariat General (SG), Governing Bodies Department (GB), Shareholding Relationships Division (SR), Board of Directors Secretariat Unit (SR/BoD) at its headquarters in Luxembourg, a (Associate) Corporate Secretariat Officer. **This is a full time position at grade 4/- _Internal benchmark:...

  • Corporate Secretariat Officer

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    The EIB, the European Union's bank, is seeking to recruit for its Secretariat General (SG), Governing Bodies Department (GB), Shareholding Relationships Division (SR), Board of Directors Secretariat Unit (SR/BoD) at its headquarters in Luxembourg, an (Associate) Corporate Secretariat Officer.This is a full-time position at grade 4/5 for which the EIB offers...

  • Membre Du Secrétariat

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État**Qui recrute ?**:Ministère des Affaires intérieures - Direction générale de la sécurité intérieure**Missions**:- Gérer les différentes tâches administratives quotidiennes du secrétariat;- Gérer la collecte, le traitement et l'archivage du courrier;- Fournir un support administratif;- Assurer un accueil...

  • Membre du secrétariat

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    Statut : Employé de l'État Qui recrute ? Ministère des Affaires intérieures - Direction générale de la sécurité intérieure MissionsGérer les différentes tâches administratives quotidiennes du secrétariat; Gérer la collecte, le traitement et l'archivage du courrier; Fournir un support administratif; Assurer un accueil professionnel, à la fois...

  • General Secretary

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg CA Indosuez Wealth (Group) Temps plein

    **Type de métier**:Types de métiers Crédit Agricole S.A. - Juridique**Intitulé du poste**:General Secretary - Asset Management H/F**Type de contrat**:CDI**Date prévue de prise de fonction**:01/06/2023**Cadre / Non Cadre**:Cadre**Missions**:Le groupe Indosuez Wealth Management (Indosuez), réseau international de Gestion de Fortune du groupe Crédit...

  • General Secretary

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Indosuez Wealth Management Temps plein

    du poste- Le groupe Indosuez Wealth Management (Indosuez), réseau international de Gestion de Fortune du groupe Crédit Agricole est l'un des leaders mondiaux dans ce domaine. Indosuez propose une large gamme de produits d'investissements UCITS et AIF dans diverses juridictions, à savoir la France, la Suisse, Monaco et le Luxembourg. Indosuez propose,...

  • Audit Committee Secretariat Officer

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    The EIB, the European Union's bank, is seeking to recruit for its Secretariat General (SG), Governing Bodies Department (GB), Governing Bodies Secretariat Division (GBS), MC Secretariat Unit (MC Sec) at its headquarters in Luxembourg, a (Associate) Audit Committee Secretariat Officer.This is a full-time position at grade 4/5 for which the EIB offers a...

  • Directeur Général

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg INCCI Temps plein

    L'Institut National de Chirurgie Cardiaque et de Cardiologie Interventionnelle (INCCI) est le seul hôpitalau Luxembourg à proposer depuis 2001, en collaboration avec les 4 centres hospitaliers aigus duGrand-Duché, l'ensemble des activités de chirurgie cardiaque (à l'exception de la transplantationcardiaque) et de cardiologie interventionnelle...

  • General Management Advisor

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Chambre de Commerce Temps plein

    **LA CHAMBRE DE COMMERCE SE PROPOSE D'ENGAGER****1 GENERAL MANAGEMENT ADVISOR (M/F)****à temps plein et à durée indéterminée*****La Chambre de Commerce est l'institution phare des entreprises et de l'économie du Luxembourg, regroupant l'ensemble des entreprises luxembourgeoises exerçant des activités industrielles, commerciales, financières, de...

  • Responsable Du Département Réglementaire Et de

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Do recruitment advisors Temps plein

    **Contract Type**:Permanent**Location**:Luxembourg**Salary**:Market related**Start Date**: **Reference**:JO **Contact Name**:Sonia Koulikoff**Job published**:16 April 2024**RESPONSABLE DU DÉPARTEMENT RÉGLEMENTAIRE ET DE SURVEILLANCE (M/F)****LE POSTE**:Au sein du Secrétariat général, le poste implique la gestion stratégique des relations de la Banque...

  • Corporate Governance Assistant

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Raiffeisen Temps plein

    **Responsabilités**:- Elaborer et mettre à jour les plannings du Conseil d'Administration et du Comité de Direction (les « Organes de Direction ») ainsi que de leurs comités spécialisés, respectivement comités de gestion- Préparer les ordres du jour des réunions des Organes de Direction, les transmettre aux différents participants, et assurer la...