General Secretariat

il y a 2 semaines

Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein
de l'entreprise

Sofitex Talent Recruitment

Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI.

Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.

Description de l'offre

For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for a:

General Secretariat - Administrative Assistant (H-F)

Job Description:

As (Senior) Administrative Assistant you will provide a wide range of secretarial and administrative assistance to the Head of Division, support the day-to-day work of the division (including the External Offices) and closely assist division's team members (including those based in the External Offices).


The (Senior) Administrative Assistant reports to the Head of Division and works in close cooperation with the officers and assistants of the Department.

The post requires discretion, flexibility, rigor, attention to details, the ability to prioritise and to handle several tasks simultaneously.

Accountabilities:

  • Support the Head of Division in the daytoday administration of the relevant processes and procedures to facilitate the wellfunctioning of the Division;
  • Provide support and execute administrative tasks, notably related with the financial administration of the External Offices, ensuring timely input, validation and reporting to the Head of Division;
  • Provide administrative and secretarial assistance in the preparation of notes, briefings, presentations and other relevant documents in accordance to the standard for the different types of documents;
  • Manage the process of distribution of Management Committee and Board of Directors Notes and follow the different deadlines with the authors of the notes, as well as provide assistance to the delivery of SG opinions;
  • Coordinate the team's calendar of events, participation in Management Committee and Board of Directors meetings, take notes in division meetings, collect division input for internal meetings;
  • Followup of key deadlines for the Division's activities, including notes, briefings and reporting of the division;
  • Manage updating of databases, relevant intranet pages, plan and maintain the electronic archives;
  • Assist in the preparation and planning for various events (e.g. organising meetings, presentations, seminars, conferences, travel);
  • Manage telephone coverage, mail/ document distribution, diary scheduling;
  • Prepare/finalise letters and other documents and organise appropriate approvals and signatures;
  • Contribute to a good working atmosphere within the division and the Department in order to facilitate the timely implementation of tasks, smooth flow of information and achievement of objectives;
  • Take care of newcomers' integration for any aspect related to IT equipment and accesses, logistics, etc. Provide guidance to newcomers about bank's procedures and IT tools;
  • Act as mutual backup with the other divisional assistants, also coordinating respective absences where necessary;
  • Ensure good team spirit within the team;
  • Handle other administrative tasks and replace colleagues in case of absence.
Profil recherché

Qualifications:

  • Secondary level education, complemented with a 2year certification in a relevant field (e.g. secretarial studies, business administration) or secondary level education with equally qualified experience in a relevant field;
  • At least 3 years professional experience in an administrative support role;
  • Good knowledge and understanding of the Bank's activities, organisational structure, processes and procedures;
  • Good knowledge of the Bank 's standard office tools (Word, Excel, PowerPoint, GED, Notes); proofreading and presentation's skills would be appreciated;
  • Knowledge of bank's secretarial procedures would be an advantage;
  • Excellent command of English or French, both oral and written. A good command of additional EU languages would be an advantage.
This is an opportunity for an initial contract of 2 months, with possible extensions afterwards.

Salary ranges between 3,350€ and 4,250€ gross per month, depending on experience

  • General Secretariat

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    de l'entrepriseSofitex Talent RecruitmentFort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.Description de l'offreFor one of our...

  • General Secretariat

    il y a 1 mois

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently seeking a motivated individual for the position of General Secretariat - Administrative Assistant (M/F).Main Responsibilities: Assist the Head of Unit in daily administrative tasks to ensure smooth operations, Provide administrative support in...

  • General Secretariat

    il y a 4 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX TALENT RECRUITMENT Temps plein

    À propos de notre entrepriseSofitex Talent Recruitment est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI qui capitalise sur plus de trois décennies d'expérience dans les Ressources Humaines. Notre succès repose sur le professionnalisme de nos équipes, notre réactivité et notre proximité avec nos clients.Poste à...

  • General Secretariat

    Il y a 2 mois

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX TALENT RECRUITMENT Temps plein

    À propos de notre entrepriseSofitex Talent Recruitment est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI qui capitalise sur plus de trois décennies d'expérience dans les Ressources Humaines. Notre succès repose sur le professionnalisme de nos équipes, notre réactivité et notre proximité avec nos clients.Poste à...

  • General Secretariat

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    de l'entrepriseSofitex Talent RecruitmentFort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.Description de l'offreFor one of our...

  • General Secretariat

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    de l'entrepriseSofitex Talent RecruitmentFort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.Description de l'offreFor one of our...

  • General Secretariat

    Il y a 2 mois

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    Within a prestigious international financial institution, the Administrative Assistant reports to a Head of Division and/or the Head of Unit, supports the smooth running of activities by providing secretarial and administrative assistance to the Head of Division and/or the Head of Unit and is the back-up of the other Administrative Assistants of the...

  • General Secretariat

    Il y a 2 mois

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX TALENT RECRUITMENT Temps plein

    À propos de nousSofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.MissionWithin a prestigious...

  • General Secretariat

    il y a 4 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX TALENT RECRUITMENT Temps plein

    À propos de nousSofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.MissionWithin a prestigious...

  • Gestionnaire Administratif Au Sein Du Secrétariat

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire**Qui recrute ?**:Ministère de la Santé et de la Sécurité sociale - Département ministériel**Missions**:- La mission principale du titulaire du poste du gestionnaire administratif est de gérer et d'assurer l'exécution des tâches administratives, d'assister le coordinateur, afin d'assurer le bon...

  • Secrétaire Général

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg ABL Temps plein

    de l'entrepriseDescription du posteImplantée depuis plus de 20ans, ABL SA recherche pour son siège situé à Luxembourg:**Secrétaire Général (H/F) - CDI - 40h/semaine**Au carrefour de l'information, vous prenez en charge avec dynamisme, sourire et efficacité les missions suivantes:**Travail de secrétariat**- Le classement informatique et physique et...

  • Corporate Secretariat Officer

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    The EIB, the European Union's bank, is seeking to recruit for its Secretariat General (SG), Governing Bodies Department (GB), Shareholding Relationships Division (SR), Board of Directors Secretariat Unit (SR/BoD) at its headquarters in Luxembourg, a (Associate) Corporate Secretariat Officer. **This is a full time position at grade 4/- _Internal benchmark:...

  • Corporate Secretariat Officer

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    The EIB, the European Union's bank, is seeking to recruit for its Secretariat General (SG), Governing Bodies Department (GB), Shareholding Relationships Division (SR), Board of Directors Secretariat Unit (SR/BoD) at its headquarters in Luxembourg, an (Associate) Corporate Secretariat Officer.This is a full-time position at grade 4/5 for which the EIB offers...

  • Membre Du Secrétariat

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État**Qui recrute ?**:Ministère des Affaires intérieures - Direction générale de la sécurité intérieure**Missions**:- Gérer les différentes tâches administratives quotidiennes du secrétariat;- Gérer la collecte, le traitement et l'archivage du courrier;- Fournir un support administratif;- Assurer un accueil...

  • Membre du secrétariat

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    Statut : Employé de l'État Qui recrute ? Ministère des Affaires intérieures - Direction générale de la sécurité intérieure MissionsGérer les différentes tâches administratives quotidiennes du secrétariat; Gérer la collecte, le traitement et l'archivage du courrier; Fournir un support administratif; Assurer un accueil professionnel, à la fois...

  • General Secretary

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg CA Indosuez Wealth (Group) Temps plein

    **Type de métier**:Types de métiers Crédit Agricole S.A. - Juridique**Intitulé du poste**:General Secretary - Asset Management H/F**Type de contrat**:CDI**Date prévue de prise de fonction**:01/06/2023**Cadre / Non Cadre**:Cadre**Missions**:Le groupe Indosuez Wealth Management (Indosuez), réseau international de Gestion de Fortune du groupe Crédit...

  • General Secretary

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Indosuez Wealth Management Temps plein

    du poste- Le groupe Indosuez Wealth Management (Indosuez), réseau international de Gestion de Fortune du groupe Crédit Agricole est l'un des leaders mondiaux dans ce domaine. Indosuez propose une large gamme de produits d'investissements UCITS et AIF dans diverses juridictions, à savoir la France, la Suisse, Monaco et le Luxembourg. Indosuez propose,...

  • Audit Committee Secretariat Officer

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    The EIB, the European Union's bank, is seeking to recruit for its Secretariat General (SG), Governing Bodies Department (GB), Governing Bodies Secretariat Division (GBS), MC Secretariat Unit (MC Sec) at its headquarters in Luxembourg, a (Associate) Audit Committee Secretariat Officer.This is a full-time position at grade 4/5 for which the EIB offers a...

  • Directeur Général

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg INCCI Temps plein

    L'Institut National de Chirurgie Cardiaque et de Cardiologie Interventionnelle (INCCI) est le seul hôpitalau Luxembourg à proposer depuis 2001, en collaboration avec les 4 centres hospitaliers aigus duGrand-Duché, l'ensemble des activités de chirurgie cardiaque (à l'exception de la transplantationcardiaque) et de cardiologie interventionnelle...

  • General Management Advisor

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Chambre de Commerce Temps plein

    **LA CHAMBRE DE COMMERCE SE PROPOSE D'ENGAGER****1 GENERAL MANAGEMENT ADVISOR (M/F)****à temps plein et à durée indéterminée*****La Chambre de Commerce est l'institution phare des entreprises et de l'économie du Luxembourg, regroupant l'ensemble des entreprises luxembourgeoises exerçant des activités industrielles, commerciales, financières, de...