General Secretariat

il y a 3 semaines

Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein
de l'entreprise

Sofitex Talent Recruitment

Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI.

Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.

Description de l'offre

For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for an:

The (Senior) Administrative Assistant provides administrative assistance and assists in the day-to-day coordination of the Arts and Culture Programme of the Bank.

S/he will have extensive external contacts and work with beneficiaries of and contributors to the Institute's activity. S/he will work closely with the Head of Arts & Culture.

Accountabilities:
General

  • Manage telephone coverage, mail/document distribution, diary scheduling and all other logístical requirements for Arts & Culture
  • Organise the missions for the Head of Arts & Culture
  • Draft/finalise correspondence on various topics on behalf of manager, attend meetings
  • Assist in the accurate preparation, finalisation and distribution of letters, notes, complex reports, graphs, and presentations
  • Organise filing systems both electronic and on paper and ensure effective and accurate filing of all electronic and hard copy documents and other information for easy access and retrieval
  • Distribute and circulate information, reports or status updates in order to keep others informed
  • Provide general research support (using Internet and IT software if required)
Contracts, budget follow up, procedures and payments

  • Coordinate the drafting, dispatching, recording and implementation of ALL contractual agreements with all suppliers (ADP, Art Collection), obtaining OCCO Clearances and SG Approvals
  • Ensure swift process for payment of invoices
  • Update spending tables for Arts & Culture
Art Collection

  • Coordinate the physical moves of artworks belonging to the collection
  • Register and update locations of artworks in the dedicated Art database (TMS Gallery Systems)
  • Liaise with Security to check regular checks of hangings are taking place
Artists Development Programme

  • Send negative answers to nonretained artists
  • Coordinate the finissage and unveiling events (guest list and attendance, logistics, liaison with Protocole, etc)


Reports to the Dean of the Bank and works under the supervision of the Head of Arts and Culture Programme.

Profil recherché

  • Secondary level education, ideally complemented with a 2year certification in a relevant field (e.g. secretarial studies, business administration)
  • At least 3 years of relevant professional experience
  • Excellent knowledge of standard MS Office Tools (Word, Excel, Powerpoint), Canva and ideally TMS Gallery Systems
  • Excellent knowledge of written and spoken English; knowledge of other European languages would be an advantage

This is an opportunity for an initial contract of 2 months, with possible extensions afterwards.
**Salary ranges between 3,350€ and 4,230€ gross per month, depending on experience.

  • General Secretariat

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    de l'entrepriseSofitex Talent RecruitmentFort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.Description de l'offreFor one of our...

  • General Secretariat

    il y a 1 mois

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently seeking a motivated individual for the position of General Secretariat - Administrative Assistant (M/F).Main Responsibilities: Assist the Head of Unit in daily administrative tasks to ensure smooth operations, Provide administrative support in...

  • General Secretariat

    il y a 1 mois

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX TALENT RECRUITMENT Temps plein

    À propos de notre entrepriseSofitex Talent Recruitment est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI qui capitalise sur plus de trois décennies d'expérience dans les Ressources Humaines. Notre succès repose sur le professionnalisme de nos équipes, notre réactivité et notre proximité avec nos clients.Poste à...

  • General Secretariat

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    de l'entrepriseSofitex Talent RecruitmentFort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.Description de l'offreFor one of our...

  • General Secretariat

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    de l'entrepriseSofitex Talent RecruitmentFort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.Description de l'offreFor one of our...

  • General Secretariat

    Il y a 2 mois

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    Within a prestigious international financial institution, the Administrative Assistant reports to a Head of Division and/or the Head of Unit, supports the smooth running of activities by providing secretarial and administrative assistance to the Head of Division and/or the Head of Unit and is the back-up of the other Administrative Assistants of the...

  • General Secretariat

    il y a 1 mois

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX TALENT RECRUITMENT Temps plein

    À propos de nousSofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.MissionWithin a prestigious...

  • Gestionnaire Administratif Au Sein Du Secrétariat

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire**Qui recrute ?**:Ministère de la Santé et de la Sécurité sociale - Département ministériel**Missions**:- La mission principale du titulaire du poste du gestionnaire administratif est de gérer et d'assurer l'exécution des tâches administratives, d'assister le coordinateur, afin d'assurer le bon...

  • Secrétaire Général

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg ABL Temps plein

    de l'entrepriseDescription du posteImplantée depuis plus de 20ans, ABL SA recherche pour son siège situé à Luxembourg:**Secrétaire Général (H/F) - CDI - 40h/semaine**Au carrefour de l'information, vous prenez en charge avec dynamisme, sourire et efficacité les missions suivantes:**Travail de secrétariat**- Le classement informatique et physique et...

  • Corporate Secretariat Officer

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    The EIB, the European Union's bank, is seeking to recruit for its Secretariat General (SG), Governing Bodies Department (GB), Shareholding Relationships Division (SR), Board of Directors Secretariat Unit (SR/BoD) at its headquarters in Luxembourg, a (Associate) Corporate Secretariat Officer. **This is a full time position at grade 4/- _Internal benchmark:...

  • Corporate Secretariat Officer

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    The EIB, the European Union's bank, is seeking to recruit for its Secretariat General (SG), Governing Bodies Department (GB), Shareholding Relationships Division (SR), Board of Directors Secretariat Unit (SR/BoD) at its headquarters in Luxembourg, an (Associate) Corporate Secretariat Officer.This is a full-time position at grade 4/5 for which the EIB offers...

  • Membre Du Secrétariat

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État**Qui recrute ?**:Ministère des Affaires intérieures - Direction générale de la sécurité intérieure**Missions**:- Gérer les différentes tâches administratives quotidiennes du secrétariat;- Gérer la collecte, le traitement et l'archivage du courrier;- Fournir un support administratif;- Assurer un accueil...

  • Membre du secrétariat

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    Statut : Employé de l'État Qui recrute ? Ministère des Affaires intérieures - Direction générale de la sécurité intérieure MissionsGérer les différentes tâches administratives quotidiennes du secrétariat; Gérer la collecte, le traitement et l'archivage du courrier; Fournir un support administratif; Assurer un accueil professionnel, à la fois...

  • General Secretary

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg CA Indosuez Wealth (Group) Temps plein

    **Type de métier**:Types de métiers Crédit Agricole S.A. - Juridique**Intitulé du poste**:General Secretary - Asset Management H/F**Type de contrat**:CDI**Date prévue de prise de fonction**:01/06/2023**Cadre / Non Cadre**:Cadre**Missions**:Le groupe Indosuez Wealth Management (Indosuez), réseau international de Gestion de Fortune du groupe Crédit...

  • General Secretary

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Indosuez Wealth Management Temps plein

    du poste- Le groupe Indosuez Wealth Management (Indosuez), réseau international de Gestion de Fortune du groupe Crédit Agricole est l'un des leaders mondiaux dans ce domaine. Indosuez propose une large gamme de produits d'investissements UCITS et AIF dans diverses juridictions, à savoir la France, la Suisse, Monaco et le Luxembourg. Indosuez propose,...

  • Audit Committee Secretariat Officer

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    The EIB, the European Union's bank, is seeking to recruit for its Secretariat General (SG), Governing Bodies Department (GB), Governing Bodies Secretariat Division (GBS), MC Secretariat Unit (MC Sec) at its headquarters in Luxembourg, a (Associate) Audit Committee Secretariat Officer.This is a full-time position at grade 4/5 for which the EIB offers a...

  • Directeur Général

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg INCCI Temps plein

    L'Institut National de Chirurgie Cardiaque et de Cardiologie Interventionnelle (INCCI) est le seul hôpitalau Luxembourg à proposer depuis 2001, en collaboration avec les 4 centres hospitaliers aigus duGrand-Duché, l'ensemble des activités de chirurgie cardiaque (à l'exception de la transplantationcardiaque) et de cardiologie interventionnelle...

  • General Management Advisor

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Chambre de Commerce Temps plein

    **LA CHAMBRE DE COMMERCE SE PROPOSE D'ENGAGER****1 GENERAL MANAGEMENT ADVISOR (M/F)****à temps plein et à durée indéterminée*****La Chambre de Commerce est l'institution phare des entreprises et de l'économie du Luxembourg, regroupant l'ensemble des entreprises luxembourgeoises exerçant des activités industrielles, commerciales, financières, de...

  • Responsable Du Département Réglementaire Et de

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Do recruitment advisors Temps plein

    **Contract Type**:Permanent**Location**:Luxembourg**Salary**:Market related**Start Date**: **Reference**:JO **Contact Name**:Sonia Koulikoff**Job published**:16 April 2024**RESPONSABLE DU DÉPARTEMENT RÉGLEMENTAIRE ET DE SURVEILLANCE (M/F)****LE POSTE**:Au sein du Secrétariat général, le poste implique la gestion stratégique des relations de la Banque...

  • Corporate Governance Assistant

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Raiffeisen Temps plein

    **Responsabilités**:- Elaborer et mettre à jour les plannings du Conseil d'Administration et du Comité de Direction (les « Organes de Direction ») ainsi que de leurs comités spécialisés, respectivement comités de gestion- Préparer les ordres du jour des réunions des Organes de Direction, les transmettre aux différents participants, et assurer la...