General Secretariat

il y a 2 semaines

Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein
de l'entreprise

Sofitex Talent Recruitment

Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI.

Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.

Description de l'offre

For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for an:

General Secretariat - Operational Assistant (M/F)


Provide day-to-day professional assistance to the Board of Directors Unit, including a full range of secretarial and administrative tasks to support the meetings of the Board of Directors (BoD).


Responsibilities:

  • Coordinate and assist in the preparation of agendas for Board, Board committees or working groups' meetings under the supervision of corporate secretariat officers; proactively followup on deadlines with other Directorates;
  • Coordinate with other governing bodies secretariats, as well as other relevant services, to monitor work processes and activities, and ensure the timely preparation and dispatch of Board documents within strict deadlines, ensuring correct distribution to Board members and services;
  • Followup on procedures after Board approvals (dispatch of relevant documents and action points within deadlines);
  • Take responsibility for ensuring that all documents are posted in a timely manner on the Board portal and ensure the portal is updated;
  • Make use of good IT skills to contribute to IT initiatives aiming at digitalising work processes;
  • Rigorously maintain up to date document databases, to ensure data accuracy and quality as well as efficient electronic and paper filing;
  • Collaborate in the organisation of meetings by drafting and sending invitations, organising meetings rooms and catering services, providing administrative assistance and logistic adhoc support during the meetings, welcoming Board members;
  • Interface effectively with senior management and Board members, when providing administrative and logistic support;
  • Manage priorities to handle heavy workload and strict deadlines; ensure rigorous followup and take initiative needed for a particular event;
  • Contribute to the development or revision of the Unit's procedures and processes, under the guidance of the corporate secretariat officers; suggest improvements and implement the optimisation of working methods;
  • Ensure integration and onthejob training of new team members;
  • Build and maintain good relationship with counterparts, especially with external ones.
Operating network


The Principal Operational Assistant will work under the supervision of the head of unit and corporate secretariats officers, in close cooperation with the other assistants.

She / he will have very close interaction with the head of division and other team members in the division.

Profil recherché

Qualifications:

  • Certified secondary level education with secretarial training with diploma and/or equivalent professional experience;
-
At least five years' relevant professional experience in an administrative position involving high level contacts in a multi-cultural environment;:

  • Good knowledge of the
    administrative procedures related to the Board of Directors' meetings and Management Committees' meetings would be an advantage;
  • Very good knowledge of the standard IT & office tools (particularly Word, Excel, PowerPoint, and Outlook), Acrobat, familiarity with Electronic Documents Management tools, electronic archiving, and reporting tools;
  • Good drafting skills (for messages, procedure manuals) and organisational skills;
  • Ability to work under pressure and to handle strictly confidential information;
-
Very good knowledge of English and French. Knowledge of other EU languages would be an advantage.

This is an opportunity for an initial contract of 2 months, with possible extensions afterwards.
**Salary ranges between 4,200€ and 5,000€ gross per month, depending on experience.

  • General Secretariat

    il y a 1 mois

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently seeking a motivated individual for the position of General Secretariat - Administrative Assistant (M/F).Main Responsibilities: Assist the Head of Unit in daily administrative tasks to ensure smooth operations, Provide administrative support in...

  • General Secretariat

    Il y a 2 mois

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX TALENT RECRUITMENT Temps plein

    À propos de notre entrepriseSofitex Talent Recruitment est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI qui capitalise sur plus de trois décennies d'expérience dans les Ressources Humaines. Notre succès repose sur le professionnalisme de nos équipes, notre réactivité et notre proximité avec nos clients.Poste à...

  • General Secretariat

    il y a 4 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX TALENT RECRUITMENT Temps plein

    À propos de notre entrepriseSofitex Talent Recruitment est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI qui capitalise sur plus de trois décennies d'expérience dans les Ressources Humaines. Notre succès repose sur le professionnalisme de nos équipes, notre réactivité et notre proximité avec nos clients.Poste à...

  • General Secretariat

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    de l'entrepriseSofitex Talent RecruitmentFort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.Description de l'offreFor one of our...

  • General Secretariat

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    de l'entrepriseSofitex Talent RecruitmentFort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.Description de l'offreFor one of our...

  • General Secretariat

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    de l'entrepriseSofitex Talent RecruitmentFort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.Description de l'offreFor one of our...

  • General Secretariat

    Il y a 2 mois

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    Within a prestigious international financial institution, the Administrative Assistant reports to a Head of Division and/or the Head of Unit, supports the smooth running of activities by providing secretarial and administrative assistance to the Head of Division and/or the Head of Unit and is the back-up of the other Administrative Assistants of the...

  • General Secretariat

    il y a 4 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX TALENT RECRUITMENT Temps plein

    À propos de nousSofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.MissionWithin a prestigious...

  • General Secretariat

    Il y a 2 mois

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX TALENT RECRUITMENT Temps plein

    À propos de nousSofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.MissionWithin a prestigious...

  • Gestionnaire Administratif Au Sein Du Secrétariat

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire**Qui recrute ?**:Ministère de la Santé et de la Sécurité sociale - Département ministériel**Missions**:- La mission principale du titulaire du poste du gestionnaire administratif est de gérer et d'assurer l'exécution des tâches administratives, d'assister le coordinateur, afin d'assurer le bon...

  • Secrétaire Général

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg ABL Temps plein

    de l'entrepriseDescription du posteImplantée depuis plus de 20ans, ABL SA recherche pour son siège situé à Luxembourg:**Secrétaire Général (H/F) - CDI - 40h/semaine**Au carrefour de l'information, vous prenez en charge avec dynamisme, sourire et efficacité les missions suivantes:**Travail de secrétariat**- Le classement informatique et physique et...

  • Corporate Secretariat Officer

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    The EIB, the European Union's bank, is seeking to recruit for its Secretariat General (SG), Governing Bodies Department (GB), Shareholding Relationships Division (SR), Board of Directors Secretariat Unit (SR/BoD) at its headquarters in Luxembourg, a (Associate) Corporate Secretariat Officer. **This is a full time position at grade 4/- _Internal benchmark:...

  • Corporate Secretariat Officer

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    The EIB, the European Union's bank, is seeking to recruit for its Secretariat General (SG), Governing Bodies Department (GB), Shareholding Relationships Division (SR), Board of Directors Secretariat Unit (SR/BoD) at its headquarters in Luxembourg, an (Associate) Corporate Secretariat Officer.This is a full-time position at grade 4/5 for which the EIB offers...

  • Membre Du Secrétariat

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État**Qui recrute ?**:Ministère des Affaires intérieures - Direction générale de la sécurité intérieure**Missions**:- Gérer les différentes tâches administratives quotidiennes du secrétariat;- Gérer la collecte, le traitement et l'archivage du courrier;- Fournir un support administratif;- Assurer un accueil...

  • Membre du secrétariat

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    Statut : Employé de l'État Qui recrute ? Ministère des Affaires intérieures - Direction générale de la sécurité intérieure MissionsGérer les différentes tâches administratives quotidiennes du secrétariat; Gérer la collecte, le traitement et l'archivage du courrier; Fournir un support administratif; Assurer un accueil professionnel, à la fois...

  • General Secretary

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg CA Indosuez Wealth (Group) Temps plein

    **Type de métier**:Types de métiers Crédit Agricole S.A. - Juridique**Intitulé du poste**:General Secretary - Asset Management H/F**Type de contrat**:CDI**Date prévue de prise de fonction**:01/06/2023**Cadre / Non Cadre**:Cadre**Missions**:Le groupe Indosuez Wealth Management (Indosuez), réseau international de Gestion de Fortune du groupe Crédit...

  • General Secretary

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Indosuez Wealth Management Temps plein

    du poste- Le groupe Indosuez Wealth Management (Indosuez), réseau international de Gestion de Fortune du groupe Crédit Agricole est l'un des leaders mondiaux dans ce domaine. Indosuez propose une large gamme de produits d'investissements UCITS et AIF dans diverses juridictions, à savoir la France, la Suisse, Monaco et le Luxembourg. Indosuez propose,...

  • Audit Committee Secretariat Officer

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    The EIB, the European Union's bank, is seeking to recruit for its Secretariat General (SG), Governing Bodies Department (GB), Governing Bodies Secretariat Division (GBS), MC Secretariat Unit (MC Sec) at its headquarters in Luxembourg, a (Associate) Audit Committee Secretariat Officer.This is a full-time position at grade 4/5 for which the EIB offers a...

  • Directeur Général

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg INCCI Temps plein

    L'Institut National de Chirurgie Cardiaque et de Cardiologie Interventionnelle (INCCI) est le seul hôpitalau Luxembourg à proposer depuis 2001, en collaboration avec les 4 centres hospitaliers aigus duGrand-Duché, l'ensemble des activités de chirurgie cardiaque (à l'exception de la transplantationcardiaque) et de cardiologie interventionnelle...

  • General Management Advisor

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Chambre de Commerce Temps plein

    **LA CHAMBRE DE COMMERCE SE PROPOSE D'ENGAGER****1 GENERAL MANAGEMENT ADVISOR (M/F)****à temps plein et à durée indéterminée*****La Chambre de Commerce est l'institution phare des entreprises et de l'économie du Luxembourg, regroupant l'ensemble des entreprises luxembourgeoises exerçant des activités industrielles, commerciales, financières, de...