Gestionnaire Administratif de Projet

**Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: La Division de l'inspection sanitaire, dans le cadre du projet PHRESH (establishing a Public Health Rapid Epidemiological Surveillance Hub in Luxembourg), qui vise à améliorer la surveillance des maladies infectieuses au Luxembourg en développant de nouvelles infrastructures numériques et en intégrant celles existantes, afin de gérer plus efficacement les menaces sanitaires. Tirant les enseignements de la réponse à la COVID-19, PHRESH se concentrera sur le renforcement de la surveillance nationale en testant des flux de données provenant directement des services d'urgences hospitalières et en étendant l'approche "One Health" (Une seule santé) en créant une plateforme nationale de communication intersectorielle. De plus, notre projet vise à développer une plateforme numérique unique capable d'intégrer des données épidémiologiquement pertinentes provenant de diverses sources, telles que les laboratoires, les hôpitaux, les médecins et les patients. En incorporant des données sur la santé humaine, animale et environnementale, PHRESH cherche à renforcer les capacités résilientes face aux futures crises sanitaires transfrontalières, renforçant ainsi la sécurité sanitaire tant au Luxembourg qu'au sein de l'Union européenne. Principales activités du projet: - Intégrer toutes les maladies obligatoires à déclarer dans l'outil de surveillance SORMAS (Système de gestion et d'analyse des réponses aux épidémies), mis en place pour la COVID-19, et ajouter des enquêtes numériques automatisées ainsi qu'un partage de données avec l'ECDC (Centre européen de prévention et de contrôle des maladies); - Renforcer l'approche "One Health" en intégrant les données sur la santé environnementale et animale dans le système de surveillance; - Améliorer la communication entre les différents secteurs de "One Health" et le secteur de la santé humaine en développant une plateforme d'échange numérique; - Intégrer la surveillance en temps réel des admissions aux services d'urgences, des symptômes et des diagnostics dans le système de surveillance pour la détection précoce de potentiels foyers d'épidémie; - Accroître la transparence et la participation à la surveillance de la santé, et renforcer l'engagement communautaire en créant un tableau de bord interactif pour la visualisation des données de surveillance des maladies infectieuses. **Missions**: - Le gestionnaire administratif de projet recruté jouera un rôle crucial dans la gestion quotidienne et la coordination des aspects administratifs et financiers du projet. Il/elle sera responsable d’organiser et de superviser les tâches administratives journalières, incluant la gestion de documents et d’archives, ainsi que la coordination des réunions et il/elle apportera un soutien administratif aux membres de l’équipe selon leurs besoins spécifiques. - En outre, ce gestionnaire jouera un rôle clé dans la gestion de la correspondance avec les parties prenantes du projet et à la logistique des événements, des ateliers et des conférences en collaboration avec le spécialiste en communication, en gérant les aspects pratiques tels que la réservation de salles et la fourniture de matériel. - Enfin, le gestionnaire sera en charge de la collecte d’informations pour les rapports d’avancement du projet. Il/elle devra se familiariser avec les directives de l’UE et collecter régulièrement des mises à jour des membres de l’équipe, tant sur leurs activités que sur les dépenses. Il/elle assistera à la préparation des rapports d’avancement pour garantir que le projet reste conforme aux exigences et qu’il respecte les délais établis. - Gestion quotidienne des tâches administratives du projet: - Organiser et superviser les activités administratives journalières; - Gestion des documents et des archives (garder des dossiers organisés de toutes les activités du projet, des transactions financières et des communications avec les parties prenantes); - Organisation et coordination des réunions (préparer les ordres du jour, prendre des notes, rédiger et distribuer les comptes rendus des réunions); - Fournir une assistance et répondre aux demandes administrative des membres de l'équipe selon leurs besoins spécifiques. - Gestion de la correspondance et communication: - Rédiger, envoyer et répondre aux courriers électroniques; - Communiquer régulièrement avec les partenaires du projet et les parties prenantes pour assurer une bonne coordination; - Collaborer avec le spécialiste en communication pour organiser la logistique des événements, ateliers et conférences; - Gérer les détails pratiques liés à ces événements (réservation de salles, matériel, etc.). - Préparation des rapports d’avancement et suivi des dépenses: - Se familiariser avec les lignes directrices de l'UE (comprendre les directives spécifiques et les modèles fournis par l'UE); - Recueillir régulièrement des mises à jour des membres de l'équipe sur leurs activités, les défis rencontrés et les résultats pr