Receptionist/Admin Assistant

il y a 10 heures

Luxembourg, Luxembourg Le Grand & Associates Temps plein

Notre client est un cabinet d'avocats international de premier plan, présent dans de nombreuses juridictions à travers le monde. Le bureau de Luxembourg se distingue par son environnement dynamique et multiculturel, où la rigueur juridique s'accompagne d'une forte culture de collaboration et d'excellence.

Le cabinet offre :

  • Un cadre de travail moderne et stimulant, au cœur de Luxembourg.
  • Une culture d'équipe favorisant la coopération et le partage des connaissances.
  • Des opportunités de collaboration avec des clients et des équipes internationales.
  • Des valeurs fortes de respect, de diversité et d'inclusion.

Rejoindre ce cabinet, c'est intégrer une organisation qui valorise l'ouverture, l'intégrité et le développement professionnel, tout en offrant un environnement accueillant et exigeant.

Description du poste

Nous recherchons un(e) Réceptionniste / Assistant(e) Administratif(ve) expérimenté(e) pour rejoindre une équipe dynamique et apporter un soutien administratif en français et en anglais. Ce rôle est essentiel pour assurer un service professionnel et efficace, tant en interne qu'auprès des interlocuteurs externes.

La personne retenue travaillera en étroite collaboration avec les équipes internes et contribuera activement au bon fonctionnement quotidien du bureau.

Missions principales
Accueil & Réception
  • Accueillir clients et collaborateurs avec professionnalisme et convivialité.
  • Gérer les appels entrants (standard téléphonique, filtrage, orientation).
  • Organiser les visioconférences et réunions (y compris la réservation de salles et équipements).
  • Préparer et maintenir les espaces de réception et salles de réunion dans un état impeccable.
  • Coordonner l'accueil et la logistique des visiteurs (déplacements, badges, stationnement).
  • Gérer la commande et l'organisation des rafraîchissements et repas lors de réunions.
Administration & Support interne
  • Assurer la gestion du courrier entrant et sortant.
  • Coordonner les réservations (coursiers, taxis, salles de réunion).
  • Gérer les fournitures et assurer le suivi des prestataires externes.
  • Apporter un soutien administratif varié aux équipes (impression, préparation de dossiers, archivage).
  • Participer à la gestion de la facturation et du traitement des notes de frais.
  • Suivre la sécurité et l'organisation interne (registre incendie, rôle de secouriste / pompier d'étage).
  • Contribuer à l'organisation d'événements internes et à la bonne tenue des locaux.
Profil recherché
  • Excellente maîtrise du français et de l'anglais (niveau C1/C2). La connaissance de l'allemand et/ou du luxembourgeois est un atout.
  • Minimum 2 ans d'expérience dans un rôle similaire, idéalement en environnement professionnel exigeant.
  • Présentation soignée et excellente aisance relationnelle.
  • Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec rigueur et efficacité.
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
  • Une expérience avec les standards téléphoniques (ex. Cisco) est appréciée.
  • Flexibilité et disponibilité ponctuelle pour des heures supplémentaires en cas de besoin.

  • Réceptionniste - support administratif (m/f)

    il y a 2 jours

    Luxembourg, Luxembourg STAFF INTERIM - INDUSTRIE & TERTIAIRE Temps plein

    Nous recherchons actuellement pour l'un de nos clients, basé à Luxembourg-Ville et dans le cadre d'un remplacement de congé parental, un(e) :Réceptionniste – support administratif (m/f)Votre rôle :Accueil physique, orientation et renseignements des visiteurs,Répondre et transférer les appels téléphoniques,Réception, tri et distribution du...

  • Assistant administratif

    il y a 11 heures

    Luxembourg, Luxembourg Metaform architects Temps plein

    Vous êtes organisé(e), polyvalent(e) et aimez être au cœur de l'action ?Rejoignez notre équipe et devenez le premier visage de notre entreprise. Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) / réceptionniste capable d'assurer un accueil irréprochable tout en contribuant activement au bon fonctionnement quotidien de l'organisation.Votre...

  • Receptionist and Administrative Assistant

    il y a 2 jours

    Luxembourg, Luxembourg Schroders Temps plein

    DescriptionAbout SchrodersSchroders is a global investment manager which helps institutions, intermediaries and individuals around the world invest money to meet their goals, fulfil their ambitions, and prepare for the future.Our purpose is to provide excellent investment performance to our clients through active management. By serving clients, we serve...

  • Réceptionniste Tournant(e)

    il y a 11 heures

    Luxembourg, Luxembourg Relais & Châteaux Temps plein

    Description de l'entreprise L'hôtel Le Place d'Armes, estampillé Relais & Châteaux depuis 2012, c'est aussi 3 restaurants, un Bar et un service de privatisation sur-mesure Récompensé comme Best Luxury City Hotel in Luxembourg, Best Luxury Small Hotel in Luxembourg et Best Luxury Art Boutique Hotel in Western Europe, l'établissement allie prestige et...

  • Relationship Manager Assistant

    il y a 11 heures

    Luxembourg, Luxembourg Mirabaud Wealth Management Temps plein

    Company Description Joining Mirabaud, means entering an entrepreneurial and innovative environment. With the 7th generation of the Mirabaud family working within the bank, the culture is that of a family business. With over 750 employees based in 10 countries worldwide, Mirabaud offers opportunities to develop one's career across an international network of...

  • Head of People

    il y a 10 heures

    Luxembourg, Luxembourg WLDM Temps plein

    Head of People (Part-Time, Remote – 15–20 hrs/week) $17–$23 per hour (pro-rata, based on a full-time monthly salary of $3,000–$4,000) Location: Eastern Europe (Remote) Reports to: COO & CEO Department: People & CultureAbout the roleWe're looking for a Head of People & Performance to own performance, incentives, and people risk across the business....

  • Receptionist and Workplace Assistant

    il y a 2 semaines

    Luxembourg Carne Group Temps plein

    Location - Luxembourg - Employment Type - Permanent - Department - Admin - Description **Who are we looking for?** Carne is on the look out for an enthusiastic Administration professional to join our Luxembourg office as a receptionist / Administrative Assistant. This is an exciting people facing role and an opportunity to join a growing company. **What are...

  • Assistant(E) Réceptionniste

    il y a 1 semaine

    Luxembourg Entreprise Luxembourg Temps plein

    Nous recherchons un ou une assistant(e) réceptionniste en présentiel ( pas de télétravail) H ou F pour un poste en cdi temps plein de 8h30 à 17h30 du lundi au vendredi. Mission Gérer la correspondance des responsables avec différentes entités Assurer l’information des clients Réceptionner et transférer des appels téléphoniques Gérer le...

  • Assistant(E) Administrative

    il y a 1 semaine

    Luxembourg CLERC SSQVT Temps plein

    Notre agence recherche pour l’un de nos clients un(e) assistant(e) administrative/réceptionniste d’hôtel afin de renforcer ses équipes. Spécialisé(e) dans l'accueil et la coordination des services pour nos clients, vous serez responsable d'assurer un accueil chaleureux, de gérer les réservations, d'organiser les services de l'hôtel et de...

  • Receptionist / Administrative Assistant (M/F/d)

    il y a 1 semaine

    Luxembourg GSK Stockmann Temps plein

    **Jobbeschreibung**: Receptionist / Administrative Assistant (M/F/d) GSK Stockmann is a leading independent European corporate law firm with over 250 professionals and offices in Germany, Luxembourg and the UK. Drawing on wide-ranging expertise, our dedicated teams find individual solutions for clients' needs. Our advice combines an economic focus with...

  • HR & Admin Assistant (H/F)

    il y a 2 semaines

    Luxembourg Delhaize Luxembourg Temps plein

    Description Pour notre siège social situé à **Pommerloch**, Delhaize Luxembourg est à la recherche d’un/e: **HR & Admin Assistant H/F - CDD 12 mois 40h/sem (remplacement congé maternité à.p.d janvier 2025)**: Vous souhaitez faire partie de l’aventure Delhaize Luxembourg et effectuer un travail enthousiasmant ? Vous êtes passionné par les...

  • Réceptionniste / Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 2 semaines

    Luxembourg Soclair Equipements Temps plein

    Nous engageons pour entrée immédiate ou à convenir pour notre site à Luxembourg: **1 Réceptionniste et Assistant(e) administratif(ve) (f/m)** **CDI, Temps Plein (de 08h00 à 17h00)** **Taches principales**: **Accueil**: - Accueil physique des clients et fournisseurs - Gestion du standard téléphonique - Prise de rendez-vous - Gestion des...

  • 1 Réceptionniste Et Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 2 semaines

    Luxembourg Soclair Equipements Temps plein

    Dans le cadre de l’expansion de nos activités nous engageons pour entrée immédiate ou à convenir pour notre site à Luxembourg: **1 Réceptionniste et Assistant(e) administratif(ve) (f/m)** **CDI, Temps Plein de 08h00 à 17h00** **Taches principales**: **Accueil**: - Accueil physique des clients et fournisseurs - Gestion du standard téléphonique -...

  • Receptionist

    il y a 2 semaines

    Luxembourg EFG International Temps plein

    **Our Company** EFG International is a global private banking group, offering private banking and asset management services. We serve clients in over 40 locations worldwide. EFG International offers a stimulating and dynamic work environment and strives to be an employer of choice. EFG is committed to providing an equitable and inclusive working environment...

  • Réceptionniste Et Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 2 semaines

    Luxembourg Fiduciaire Jean-Marc Faber Temps plein

    La Fiduciaire Jean-Marc Faber est membre de l’Ordre des Experts-Comptables du Luxembourg et a une expérience de plus de 25 ans. Nous sommes fiers de nous différencier en développant les compétences de nos collaborateurs afin de pouvoir offrir à notre clientèle le plus haut niveau d’expertise. Nous recrutons pour notre bureau de Luxembourg...

  • Receptionist

    il y a 4 jours

    Luxembourg Luxembourg Stock Exchange Temps plein

    Description Located in the heart of Luxembourg city, the Luxembourg Stock Exchange (LuxSE) is home to over 47,000 international securities and gathers diverse and committed teams covering listing, trading, information services and of course, the Luxembourg Green Exchange (LGX) - the world’s leading platform dedicated to sustainable finance. By joining...