Receptionist/Admin Assistant

il y a 1 jour

Luxembourg, Luxembourg Le Grand & Associates Temps plein

Notre client est un cabinet d'avocats international de premier plan, présent dans de nombreuses juridictions à travers le monde. Le bureau de Luxembourg se distingue par son environnement dynamique et multiculturel, où la rigueur juridique s'accompagne d'une forte culture de collaboration et d'excellence.

Le cabinet offre :

  • Un cadre de travail moderne et stimulant, au cœur de Luxembourg.
  • Une culture d'équipe favorisant la coopération et le partage des connaissances.
  • Des opportunités de collaboration avec des clients et des équipes internationales.
  • Des valeurs fortes de respect, de diversité et d'inclusion.

Rejoindre ce cabinet, c'est intégrer une organisation qui valorise l'ouverture, l'intégrité et le développement professionnel, tout en offrant un environnement accueillant et exigeant.

Description du poste

Nous recherchons un(e) Réceptionniste / Assistant(e) Administratif(ve) expérimenté(e) pour rejoindre une équipe dynamique et apporter un soutien administratif en français et en anglais. Ce rôle est essentiel pour assurer un service professionnel et efficace, tant en interne qu'auprès des interlocuteurs externes.

La personne retenue travaillera en étroite collaboration avec les équipes internes et contribuera activement au bon fonctionnement quotidien du bureau.

Missions principales
Accueil & Réception
  • Accueillir clients et collaborateurs avec professionnalisme et convivialité.
  • Gérer les appels entrants (standard téléphonique, filtrage, orientation).
  • Organiser les visioconférences et réunions (y compris la réservation de salles et équipements).
  • Préparer et maintenir les espaces de réception et salles de réunion dans un état impeccable.
  • Coordonner l'accueil et la logistique des visiteurs (déplacements, badges, stationnement).
  • Gérer la commande et l'organisation des rafraîchissements et repas lors de réunions.
Administration & Support interne
  • Assurer la gestion du courrier entrant et sortant.
  • Coordonner les réservations (coursiers, taxis, salles de réunion).
  • Gérer les fournitures et assurer le suivi des prestataires externes.
  • Apporter un soutien administratif varié aux équipes (impression, préparation de dossiers, archivage).
  • Participer à la gestion de la facturation et du traitement des notes de frais.
  • Suivre la sécurité et l'organisation interne (registre incendie, rôle de secouriste / pompier d'étage).
  • Contribuer à l'organisation d'événements internes et à la bonne tenue des locaux.
Profil recherché
  • Excellente maîtrise du français et de l'anglais (niveau C1/C2). La connaissance de l'allemand et/ou du luxembourgeois est un atout.
  • Minimum 2 ans d'expérience dans un rôle similaire, idéalement en environnement professionnel exigeant.
  • Présentation soignée et excellente aisance relationnelle.
  • Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec rigueur et efficacité.
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
  • Une expérience avec les standards téléphoniques (ex. Cisco) est appréciée.
  • Flexibilité et disponibilité ponctuelle pour des heures supplémentaires en cas de besoin.

  • Réceptionniste Tournant(e)

    il y a 1 semaine

    Luxembourg, Luxembourg Relais & Châteaux Temps plein

    Détail de l'offreL'hôtel Le Place d'Armes, estampillé Relais & Châteaux depuis 2012, c'est aussi 3 restaurants, un Bar et un service de privatisation sur-mesure.Récompensé comme Best Luxury City Hotel in Luxembourg, Best Luxury Small Hotel in Luxembourg et Best Luxury Art Boutique Hotel in Western Europe, l'établissement allie prestige et...

  • Réceptionniste Tournant(e)

    il y a 1 jour

    Luxembourg, Luxembourg Relais & Châteaux Temps plein

    Description de l'entreprise L'hôtel Le Place d'Armes, estampillé Relais & Châteaux depuis 2012, c'est aussi 3 restaurants, un Bar et un service de privatisation sur-mesure Récompensé comme Best Luxury City Hotel in Luxembourg, Best Luxury Small Hotel in Luxembourg et Best Luxury Art Boutique Hotel in Western Europe, l'établissement allie prestige et...

  • Assistant(E) Réceptionniste

    il y a 4 jours

    Luxembourg Entreprise Luxembourg Temps plein

    Nous recherchons un ou une assistant(e) réceptionniste en présentiel ( pas de télétravail) H ou F pour un poste en cdi temps plein de 8h30 à 17h30 du lundi au vendredi. Mission Gérer la correspondance des responsables avec différentes entités Assurer l’information des clients Réceptionner et transférer des appels téléphoniques Gérer le...

  • Receptionist / Administrative Assistant (M/F/d)

    il y a 4 jours

    Luxembourg GSK Stockmann Temps plein

    **Jobbeschreibung**: **GSK Stockmann** is a leading independent European corporate law firm with over 250 professionals and offices in Germany, Luxembourg and the UK. Drawing on wide-ranging expertise, our dedicated teams find individual solutions for clients´ needs. Our advice combines an economic focus with entrepreneurial foresight. That is what is...

  • HR & Admin Assistant (H/F)

    il y a 2 semaines

    Luxembourg Delhaize Luxembourg Temps plein

    Description Pour notre siège social situé à **Pommerloch**, Delhaize Luxembourg est à la recherche d’un/e: **HR & Admin Assistant H/F - CDD 12 mois 40h/sem (remplacement congé maternité à.p.d janvier 2025)**: Vous souhaitez faire partie de l’aventure Delhaize Luxembourg et effectuer un travail enthousiasmant ? Vous êtes passionné par les...

  • Receptionist

    il y a 2 semaines

    Luxembourg Luxembourg Stock Exchange Temps plein

    Description Located in the heart of Luxembourg city, the Luxembourg Stock Exchange (LuxSE) is home to over 47,000 international securities and gathers diverse and committed teams covering listing, trading, information services and of course, the Luxembourg Green Exchange (LGX) - the world’s leading platform dedicated to sustainable finance. By joining...

  • Receptionist/admin Assistant

    il y a 1 semaine

    Luxembourg Axis Group Temps plein

    **Description** - Serve as the first point of contact, providing a professional, efficient, and welcoming experience for clients, visitors, and staff. - Manage incoming calls using a telephone system, ensuring professional and courteous communication. - Coordinate video conferences and liaise with internal and external teams as needed. - Organize travel...

  • Receptionist / Administrative Assistant (M/F/d)

    il y a 6 jours

    Luxembourg GSK Stockmann Temps plein

    **Jobbeschreibung**: **GSK Stockmann** is a leading independent European corporate law firm with over 250 professionals and offices in Germany, Luxembourg and the UK. Drawing on wide-ranging expertise, our dedicated teams find individual solutions for clients‘ needs. Our advice combines an economic focus with entrepreneurial foresight. That is what is...

  • Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Luxembourg Select Temps plein

    As an Administrative Assistant, you will be a key support by succeeding in your different tasks: Fulfill client database; Handle agendas; Introduce timesheet in the system; Ensure invoicing; Payment follow-up; Draft letters, reports and PowerPoint presentations. You hold a Bachelor’s degree in Administration; You have 2 years’ experience, ideally in a...

  • Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Luxembourg Select Luxembourg Temps plein

    **Organisation and department description** Our client, a law firm established in Luxembourg for decades, is looking for an Administrative Assistant. In a contexte of a replacement, Select has been mandated to recruit a talent to join their office. You will take a strategic position in the Admin pool composed by 10 people, by supporting a talented...

  • Assistant Administratif

    il y a 4 jours

    Luxembourg Delhaize Luxembourg Temps plein

    Description Vous souhaitez faire partie de l’aventure Delhaize Luxembourg et effectuer un travail varié et enthousiasmant ? Vous souhaitez vous intégrer dans une enseigne dynamique et en perpétuelle évolution ? Alors rejoignez notre Service Support qui serait heureux d’accueillir: **Administrative Assistant H/F CDI-Temps Plein (40h/semaine)** **En...

  • Receptionist & Administrative Assistant

    il y a 1 semaine

    Luxembourg Schroders Temps plein

    **Receptionist & Administrative Assistant** **Who we’re looking for** This role requires onsite full presence during working hours to foster collaboration and direct engagement with team members and clients. **About Schroders** We’re a global investment manager. We help institutions, intermediaries and individuals around the world invest money to...