Property Management Assistant

Description
Dans le cadre des fonctions de **Property Management Assistant**, votre mission consistera principalement en un **support actif de l’équipe Property Management (PYM)** de notre **agence de Esch-Belval**.

Après vous être imprégné(e) de l’activité et de la structure du département « Property Management », vous serez parfaitement à même d’organiser un support administratif efficace permettant aux gérants d’accroître leur présence « sur le terrain » en garantissant une alimentation et un suivi maîtrisé et proactif des dossiers, en particulier sur notre logiciel CRYPTO.

Vous participerez aux tâches de gestion courante en assurant le **back-office administratif** de l’activité Property Management en orientant, traitant ou résolvant les demandes de clients, locataires ou fournisseurs selon les procédures existantes.

Responsabilités
Dans le cadre de cette fonction, vous serez notamment en charge des points suivants (liste non exhaustive):

- Mise à jour continue des bases de données dans Crypto et/ou Excel, mise à jour de listings,
- Support actif aux demandes quotidiennes au Property Management (AG et convocations, modification des lots, calcul des clés de répartition, remises de clés, informer les propriétaires des changements, garanties bancaires, suivi des appels d’offres,),
- Saisie des données : collecte des informations, numérisation des documents et encodage selon les modes opératoires en vigueur, relecture corrective, actualisation des données dès que nécessaire,
- Maintien à jour de la base documentaire : identification des documents manquants, obtention des documents à caractère obligatoire, etc..,
- Préparation, rédaction et mise en forme de documents nécessaires à l’élaboration de reportings, des courriers, des demandes de l’administration,
- Réalisation de tâches comptables,
- Réception, filtrage d‘appels téléphoniques et transmission des messages,
- Gestion du courrier, préparation de recommandés,
- Assistance aux réunions lorsque nécessaire et établissement des comptes rendus,
- Participation active dans les échanges d’informations au sein de l’équipe,
- Interface entre les propriétaires/locataires et le Property Manager en charge,
- Contribution à l’élaboration puis suivi des procédures internes,
- Suivi des demandes de prix, réception des offres, passation de commandes auprès de prestataires/fournisseurs identifiés,
- Suivi administratif des sinistres, états des lieux et tout évènements liés à la gestion des bâtiments,
- Gestion des ODS, des options de TVA,
- Suivi et encodage des demandes locataires,
- Suivi des dossiers de déclarations auprès de différentes administrations luxembourgeoises.

Exigences obligatoires
**Formation / expérience**:

- BTS ou équivalent en lien avec la fonction proposée (Assistant de Manager, Assistant de Direction, Assistant de gestion,),
- Expérience probante de minimum de 2 ans dans le domaine de l’assistanat, si possible dans une société de services.

**Compétences / qualités requises**:

- Dynamique, organisé(e), vous disposez d’un excellent sens du relationnel,
- Sens aiguisé de la planification,
- Excellentes compétences en matière de communication (orale et écrite), vous saurez faire preuve de diplomatie en communiquant avec des interlocuteurs divers,
- Curiosité intellectuelle, proactivité, volonté d’apprendre et esprit d’initiative,
- Autonomie combinée à une capacité à travailler en équipe,
- Maitrise informatique et digitale (Office365 : Word, Excel, Powerpoint, Outlook,).

Nous offrons
- Un challenge au sein d’une société en pleine évolution,
- Un contrat à durée indéterminée au sein d’une société leader dans son secteur d’activité,
- Une ambiance de travail dynamique et agréable,
- Un accompagnement pérenne et adapté pour vous placer dans les meilleures conditions possibles afin d’exprimer tout votre potentiel (parcours d’intégration avec parrainage, formations, etc.),
- Une rémunération ainsi que des avantages attrayants.

Langues French Education Bac +2 Expériences professionnelles 1+ years