Administrative Assistant

il y a 4 jours

EschsurAlzette, Esch-sur-Alzette, Luxembourg Université du Luxembourg Temps plein

About the C2DH

The University of Luxembourg is an international research university with a distinctly multilingual and interdisciplinary character.

The Luxembourg Centre for Contemporary and Digital History (C²DH) at the University of Luxembourg is an interdisciplinary research centre committed to high-quality research and public dissemination in the field of contemporary history with a particular focus on digital methods and tools.

The C²DH's ambition is to venture off the beaten track and find new ways of doing, teaching and presenting contemporary history of Luxembourg and the history of Europe in the 20th and 21st centuries. It serves as a catalyst for innovative and creative scholarship and new forms of public dissemination.

Your role

We are seeking a proactive and detail-oriented HR & Legal Assistant to support the Management Office (MO) in a dynamic academic environment. This role combines HR operations, data management, and internal communication, ensuring smooth coordination across teams and systems.

Key Responsibilities:

Human Resources:

  • Create and manage documentation regarding vacant position as well as contract extensions
  • Maintain and monitor HR data accuracy, create input for meetings, including alignment of new joiners and leavers
  • Serve as the main point of contact for HR-related queries (e.g., contract duration, internal regulations, student management)
  • Organize HR meetings and follow up with HR partner and the MO team
  • Compile and share overviews related to Teaching Units of professors
  • Collaborate with C2DH finance department on the structural HR position plan

Legal:

  • Service contract management

Your profile

  • Experience in HR and LEGAL administration
  • Strong organizational and communication skills with attention to detail and accuracy
  • Proficiency with modern office software, content management systems and digital collaboration tools (e.g., Confluence, Baserow)
  • Ability to work independently and collaboratively in a fast-paced multidisciplinary and multicultural environment
  • Capacity to meet deadlines and demonstrate methodological, organised, pragmatic and effective approaches to the work
  • Fluent language skills: Fluency in English, French and/or German. Luxemburgish will be considered as an asset

We offer

  • Multilingual and international character. Modern institution with a personal atmosphere. Staff coming from 90 countries. Member of the "University of the Greater Region" (UniGR)
  • A modern and dynamic university. High-quality equipment. Close ties to the business world and to the Luxembourg labour market. A unique urban site with excellent infrastructure
  • A partner for society and industry. Cooperation with European institutions, innovative companies, the Financial Centre and with numerous non-academic partners such as ministries, local governments, associations, NGOs …

How to apply

Applications should include:

  • Curriculum Vitae
  • Cover letter

Early application is highly encouraged, as the applications will be processed upon reception. Please apply ONLINE formally through the HR system. Applications by Email will not be considered.

All qualified individuals are encouraged to apply. In line with our values, the University of Luxembourg promotes an inclusive culture. We encourage applications from individuals of all backgrounds and are dedicated to upholding equality and respect for our employees and students.

General information:

  • Contract Type: Permanent
  • Work Hours: Full Time 40.0 Hours per Week
  • Location: Belval Campus
  • Internal Title: Administrative assistant
  • Job Reference: UOL07787

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  • Assistant administratif

    il y a 6 jours

    Esch-sur-Alzette, Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Morgan Services - Belval Temps plein

    Notre agence GROUPE MORGAN SERVICES BELVAL recherche, un(e) :ASSISTANT ADMINISTRATIF FR ET PT (H/F)Missions :Accueil physique et téléphoniqueInscriptions et entretiens avec les candidatsGestion des dossiers administratifsGestion des mails entrantsGestion des pointages et des fiches de paieProfil recherché :Vous êtes dynamique, autonome et organisé(e)De...

  • assistant administratif polyvalent

    il y a 4 jours

    Esch-sur-Alzette, Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Morgan Services - Esch sur Alzette Temps plein

    L'agence GROUPE MORGAN SERVICES ESCH recherche un :ASSISTANT ADMINISTRATIF POLYVALENT (H/F)Missions :Accueil physique et téléphoniqueEncadrement du personnel technique sur les questions administrativesRécupération des notes de frais, encodage et classementClassement / ArchivageSaisie des factures clients (acomptes, situations, offres, interventions)Suivi...

  • Administrative Assistant

    il y a 7 jours

    Esch-sur-Alzette, Esch-sur-Alzette, Luxembourg ENCEVO S.A. Temps plein

    Département : Legal | Lieu : Esch-sur-Alzette | Contrat : CDI | Demande de personnel N°19939Vos tâchesAu sein du département Legal de la holding du Groupe Encevo• Vous êtes en charge de la gestion quotidienne administrative du département (tenue et classement de dossiers, gestion d'agendas, organisation des réunions et des déplacements, mise en...

  • Administrative Assistant support for EPSYLON

    il y a 4 jours

    Esch-sur-Alzette, Esch-sur-Alzette, Luxembourg Université du Luxembourg Temps plein

    About the FHSEThe University of Luxembourg is an international research university with a distinctly multilingual and interdisciplinary character.The Faculty of Humanities, Education and Social Sciences (FHSE) at the University of Luxembourg brings together expertise from the humanities, linguistics, cognitive sciences, social and educational sciences.People...

  • assistant administratif et technique de direction de centre commercial h/f

    il y a 6 jours

    Esch-sur-Alzette, Esch-sur-Alzette, Luxembourg SCC Shopping Center Company Temps plein

    L'Assistant Administratif et Technique de Direction de Centre Commercial H/F, sous la responsabilité directe du Directeur du Centre Commercial, a pour missions principales :La mission gestion immobilière.a) Budget :Participer à l'élaboration de la reddition des comptes du budget de charges et du Fond marketing en collaboration avec le Directeur de...

  • assistant administratif et technique de direction de centre commercial h/f

    il y a 6 jours

    Esch-sur-Alzette, Esch-sur-Alzette, Luxembourg SCC Raising Places' Values Temps plein

    L'Assistant Administratif Et Technique De Direction De Centre Commercial H/F, Sous La Responsabilité Directe Du Directeur Du Centre Commercial, a Pour Missions Principalesb) Tâchesadministratives relatives à la mission de Gestion immobilière :c) Gestion des sinsitres :d) Gestion administrative :e) Technique et Sécurité :2. La représentativité de la...

  • Assistant d'agence

    il y a 6 jours

    Esch-sur-Alzette, Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe DLSI Temps plein

    Le Groupe DLSI recrute pour son agence d'Esch sur Alzette, un(e):Assistant d'agence (h/f)Votre profilVous justifiez d'au moins 5 ans d'expérience au sein d'une agence d'emploi au LuxembourgVous maîtrisez impérativement et parfaitement Key TempoVous maîtrisez le français à l'écrit et à l'oral. La connaissance de l'allemand, du luxembourgeois ou du...

  • assistant(e) technique etudes de prix en travaux publics

    il y a 6 jours

    Esch-sur-Alzette, Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Sopinor Temps plein

    Accueil » Jobs » Offres d'emploi »Assistant(e) Technique Etudes de prix en Travaux publics (H/F)Assistant(e) Technique Etudes de prix en Travaux publics (H/F)Rattaché(e) au Directeur du service des Etudes de prix, vous participez à la préparation et au suivi technique et administratif des dossiers d'appel d'offres.ResponsabilitésAnalyser les dossiers...

  • Assistant/te d'Agence Intérim PAYROLL

    il y a 6 jours

    Esch-sur-Alzette, Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Morgan Services - Esch sur Alzette Temps plein

    Le groupe MORGAN SERVICES LUXEMBOURG recherche en interne, un/une :Assistant/te d'Agence Intérim PAYROLL (H/F)Missions :Accueil physique et téléphonique des candidats/clients.Pré-recrutement de personnel pour positionnement sur besoin / gestion dossier inscription - encodageÉtablissement des contrats de travail / factures / salaires / acomptes / gestion...

  • Assistant(e) social(e)– CDD à 50

    il y a 2 semaines

    Esch-sur-Alzette, Esch-sur-Alzette, Luxembourg AlivePlus Temps plein

    Dans le cadre d'un remplacement de congé maternité, notre service Casa (Service d'Information de Consultation et de Rencontre) recrute un(e) assistant(e) social(e) à 50% en CDD pour renforcer une équipe engagée auprès de personnes à besoins spécifiques et de leurs familles.Votre mission :Vous intervenez au sein d'un service structuré autour de...