Administrative Assistant

il y a 5 jours

EschsurAlzette, Luxembourg Space Products and Innovation S.A.R.L Temps plein

**Start-up description**

SPiN is a leading provider of modularity solutions for the space sector. It offers satellite integration solutions to transform satellites into modular systems, empowering satellite manufacturers to spend high-value time and money where it counts: pursuing new ventures. More information about SPiN can be found at

**Job purpose**SPiN is seeking highly organised and motivated individuals to join the team in Luxembourg and contribute to the efficient functioning of administrative operations in coordination with teams in Italy, Germany, the United Kingdom, and the United States.

**Duties and responsibilities**
- Assist in the preparation and organisation of documents, reports, and presentations
- Maintain and update electronic and physical filing systems, ensuring accuracy and accessibility
- Maintain HR records for employees, including hiring, termination, vacation, sick, and travel time
- Coordinate meetings and events, including arranging logistics, preparing materials
- taking meeting minutes and recording actions
- Handle incoming and outgoing correspondence and shipping, ensuring timely and appropriate responses
- Prepare, monitor and update office inventory
- Manage office supplies and equipment, making procurement recommendations as needed
- Perform surveys for possible suppliers, request quotations and provide best offer analysis
- Collaborate with team members in other European establishments to streamline administrative processes and improve overall efficiency
- Coordinate domestic and international travel arrangements for employees

**Qualifications**
- At least 2 years of proven experience as an administrative assistant or in a related role
- Strong organisational and multitasking skills, with attention to detail
- Excellent written and verbal communication skills
- Ability to work independently and collaboratively in a fast-paced environment
- Discretion and confidentiality in handling sensitive information
- A proactive and positive attitude with a willingness to take on new challenges
- Proficiency in English and French, knowledge of Italian or German is an asset

**Job Types**: Part-time, Permanent

Expected hours: 20 per week

**Experience**:

- administrative assistant: 2 years (preferred)

**Language**:

- English (required)
- French (required)

  • Administrative Assistant

    il y a 2 jours

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Luxinnovation Temps plein

    **Administrative Assistant (M/F)**: Afin de renforcer son équipe Secrétariat le temps d’un congé de maternité/parental, le département Administration de Luxinnovation (Agence Nationale pour l’Innovation et la Recherche au Luxembourg), recherche un(e) « Administrative Assistant » (h/f) dynamique, souriant(e) et motivé(e), qui participera...

  • Assistant administratif

    il y a 2 jours

    Esch-sur-Alzette, Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Morgan Services - Belval Temps plein

    Notre agence GROUPE MORGAN SERVICES BELVAL recherche, un(e) :ASSISTANT ADMINISTRATIF FR ET PT (H/F)Missions :Accueil physique et téléphoniqueInscriptions et entretiens avec les candidatsGestion des dossiers administratifsGestion des mails entrantsGestion des pointages et des fiches de paieProfil recherché :Vous êtes dynamique, autonome et organisé(e)De...

  • Assistante Administrative

    il y a 5 jours

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg INTERACTIV Temps plein

    InterActiv recherche pour l'un de ses clients une assistante administrative (h/f) en 4/5ème. **Missions**: - _ Gestion administrative courante (courriers, mails, classement, archivage) ; _ - _Saisie et suivi des documents de transport ; _ - _Suivi et gestion des pointages des salariés ; _ - _Assistance à la facturation et aux tâches comptables de base...

  • assistant administratif polyvalent

    il y a 22 heures

    Esch-sur-Alzette, Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Morgan Services - Esch sur Alzette Temps plein

    L'agence GROUPE MORGAN SERVICES ESCH recherche un :ASSISTANT ADMINISTRATIF POLYVALENT (H/F)Missions :Accueil physique et téléphoniqueEncadrement du personnel technique sur les questions administrativesRécupération des notes de frais, encodage et classementClassement / ArchivageSaisie des factures clients (acomptes, situations, offres, interventions)Suivi...

  • Assistant Administratif Fr/luxembourgeois ou

    il y a 2 jours

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Morgan Services - Belval Temps plein

    Notre agence GROUPE MORGAN SERVICES BELVAL recherche pour un client, un: **ASSISTANT ADMINISTRATIF**: **BILINGUE ALL/FRANCAIS ou FR/LUXEMBOURGEOIS H/F**: Mission: - _ Accueillir et assister les clients avec dévouement :_ accueil physique et téléphonique, organisation de voyages, préparation des salles de réunion. - _ Tâches administratives :_ gestion...

  • Administrative Assistant

    il y a 4 jours

    Esch-sur-Alzette, Esch-sur-Alzette, Luxembourg ENCEVO S.A. Temps plein

    Département : Legal | Lieu : Esch-sur-Alzette | Contrat : CDI | Demande de personnel N°19939Vos tâchesAu sein du département Legal de la holding du Groupe Encevo• Vous êtes en charge de la gestion quotidienne administrative du département (tenue et classement de dossiers, gestion d'agendas, organisation des réunions et des déplacements, mise en...

  • Assistante Administrative Et Comptable

    il y a 5 jours

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Axia Interim - Agence Belval Temps plein

    Nous recherchons pour l'un de nos clients basé à Bascharage une assistante administrative / comptable (H/F) - le traitement administratif de dossiers et du secrétariat - l’organisation des agendas, réunions et rendez-vous, le suivi de dossiers, de chantiers, de plannings ou de tableaux de bord - la gestion des mails et du courrier - l’accueil...

  • Assistant Administratif

    il y a 5 jours

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Axia Interim - Agence Belval Temps plein

    Nous recrutons pour l'un de nos clients situé à Bascharage un assistant administratif / commercial (H/F): - Accueil téléphonique des clients / accueil physique - Gestion des différentes tâches administrative (courrier, planning, commandes etc.) - Contact avec les fournisseurs - Gestion de la relation client - Vous disposez d’une expérience...

  • Assistant Administratif en Gestion de Batiment

    il y a 10 heures

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Morgan Services - Esch sur Alzette Temps plein

    Notre agence MORGAN SERVICES ESCH SUR ALZETTE recherche pour un client, un/une: **ASSISTANT ADMINISTRATIF EN GESTION DE BATIMENT (H/F)** Missions: - Gestion des tickets de dysfonctionnement pour la partie maintenance d'un bâtiment - Gestion de tableaux EXCEL - Mise en relation avec le planning des techniciens pour intervention sur site en fonction du...

  • Assistant Administratif-commerciale Fr/portugais ou

    il y a 10 heures

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Morgan Services - Belval Temps plein

    Notre agence GROUPE MORGAN SERVICES BELVAL recherche pour un client, un: **ASSISTANT ADMINISTRATIF**: **BILINGUE ALL/FRANCAIS ou FR/PORTUGAIS H/F**: Mission: - _ Accueillir et assister les clients avec dévouement :_ accueil physique et téléphonique, organisation de voyages, préparation des salles de réunion. - _ Tâches administratives :_ gestion du...