assistant administratif et technique de direction de centre commercial h/f
il y a 4 jours
L'Assistant Administratif Et Technique De Direction De Centre Commercial H/F, Sous La Responsabilité Directe Du Directeur Du Centre Commercial, a Pour Missions Principalesb) Tâchesadministratives relatives à la mission de Gestion immobilière :c) Gestion des sinsitres :d) Gestion administrative :e) Technique et Sécurité :2. La représentativité de la direction du centre :
Cette liste de missions est non exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins de l'entreprise.
- La mission gestion immobilière.
- Budget :
- Participer à l'élaboration de la redditiondes comptes du budget de charges et du Fond marketing en collaboration avec leDirecteur de centre.
- Assurer la saisie des contrats, bons decommande et factures dans SAP et effectue les pointages des données avec lesservices de gestion immobilière du Siège Social trimestriellement.
- Réaliser la facturation de prestationsexceptionnelles aux commerçants et le suivi des règlements.
- Prendre en charge la gestion du classementdes documents comptables notamment avec la GED.
- Mettre à jour des tableaux de bord de gestiondes déchets.
- Préparer, rédiger et envoyer les convocationsaux AG, Conseils Syndicaux.
- Assurer le suivi des plannings d'Assembléesgénérales, de Conseils Syndicaux.
- Assurer le suivi des procès-verbaux d'AG, deconseils syndicaux, et leur archivage.
- Assurer la prise de notes en réunion, rédigerle compte-rendu à faire valider par son supérieur.
- Déclarer à l'assurance les sinistres enassurant la saisie et la transmission des données.
- Etablir des constats.
- Transmettre les devis, mettre en œuvre lesbons de commandes, traiter les factures et saisir l'ensemble dans SAP.
- Mettre à jour du tableau de suivi dessinistres avec indemnisations.
- Prendre en charge la gestion des appels et ducourrier entrant (enregistrement et diffusion) et sortant (distribution,affranchissement), des fournitures et consommables du service, des déplacementset des notes de frais.
- Classer, constituer les dossiers, et gérerles archives notamment avec la GED.
- Suivre les dossiers divers et demander lesdossiers d'ouverture du dimanche des enseignes.
- Préparer et diffuser les notes d'informationsdu centre aux commerçants et tous courriers relatifs à l'activité du centre.
- Gérer les laissez-passer : brief des entreprises, enregistrementdes demandes, vérification et diffusion au Poste Principal de Sécurité aprèsvalidation de la Direction.
- Assurer la gestion des N100 : envoi auxassurances et classement.
- Gérer les documents administratifs tels que «rapports bureau de contrôle », « Avis de la Commission de Sécurité »,distribution aux commerçants concernés, classement.
- Dossiers d'aménagement : Mettre à jour letableau de bord de suivi d'avancement des différents dossiers. Suivre lescontrats de pilotage signature des contrats paiement.
- Rédiger des notes d'information technique auxcommerçants et les diffuser.
- Assurer l'accueil de la direction de centre.
- Préparer le livret d'accueil et s'assurer dela bonne diffusion aux commerçants.
De formation supérieure BAC + 2, vous justifiez d'une première expérience dans un poste similaire.
Vous êtes un bon communicant, organisé, force de proposition, curieux et autonome.
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