Assistant administratif

Statut : Employé de l'État

Ministère des Affaires intérieures - Direction générale de l'immigration

En tant qu'assistant administratif, vous intégrez le secrétariat du département juridique de la Direction générale de l'immigration qui est principalement en charge de la gestion administrative du contentieux en matière d'immigration et d'asile.

Vos missions principales seront:

• Gestion du contentieux administratif:
• Vous surveillez la boîte électronique du secrétariat juridique;
• Vous effectuez l'encodage dans les bases de données requises;
• Vous assurez la transmission des dossiers administratifs aux agents du département juridique;
• Vous effectuez les duplicatas nécessaires aux agents du département juridique.
• Assurer le suivi du contentieux administratif:
• Vous préparez les dossiers de contentieux administratif et assurez la transmission aux juridictions administratives;
• Vous assurez la communication entre le département juridique et les juridictions administratives;
• Vous effectuez l'archivage des dossiers de contentieux administratif.
• Dans le cadre de la mise en œuvre du pacte européen sur la migration et l'asile, vous assurez la mise en place de procédures opérationnelles afin de permettre au secrétariat juridique de faire face aux nouveaux défis résultant notamment de l'augmentation significative prévisible du contentieux administratif.

Compétences techniques

Afin de pouvoir mener à bien la mission qui lui incombe, l'assistant administratif doit:

• Disposer d'une bonne maîtrise des outils de bureautique courants (Suite Microsoft office : Outlook, Word, Excel, Access);
• Maitriser les langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise : expression écrite et orale;
• Sens des responsabilités, fiabilité et professionnalisme;
• Rigueur, discipline et sens de l'organisation;
• Travail précis et soigné.

Compétences comportementales

• Analyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l'information dans une synthèse complète et cohérente;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l'initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l'objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l'innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d'autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Possibilité de prolonger le contrat à durée déterminée;
• Expérience de travail dans un poste similaire et/ou exigeant les mêmes compétences techniques et pratiques.

Le poste peut être brigué sous le statut de l'employé de l'État.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d'un diplôme de fin d'études secondaires (classiques ou générales), soit d'un diplôme de technicien, soit d'un brevet de maîtrise, soit d'un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.