International Affairs Administrative Assistant

Trouvé dans: beBee S LU - il y a 4 semaines

Luxembourg Chambre de Commerce Temps plein

LA CHAMBRE DE COMMERCE SE PROPOSE D’ENGAGER POUR LE DOMAINE D’ACTIVITES « INTERNATIONAL AFFAIRS »

 

1 INTERNATIONAL AFFAIRS ADMINISTRATIVE ASSISTANT (M/F/X)

à temps plein et à durée indéterminée


La Chambre de Commerce est l’institution phare des entreprises et de l’économie du Luxembourg, regroupant l’ensemble des entreprises luxembourgeoises exerçant des activités industrielles, commerciales, financières, de services et émanant du secteur de l’Horeca.

Elle représente aujourd’hui quelques 90.000 entreprises, intervenant à raison de 80% dans le PIB luxembourgeois et occupant 75% du total de l’emploi salarié.

La promotion de l’entrepreneuriat et de l’esprit d’entreprise, le soutien au développement et à l’internationalisation des entreprises, le développement de la formation professionnelle initiale et continue ou encore la promotion d’un cadre législatif et réglementaire propice au développement économique constituent quelques missions légales clés de cet établissement public au service des entreprises et de l’économie.

Les Affaires Internationales de la Chambre de Commerce ont pour mission d’être un support envers les entreprises luxembourgeoises voulant se développer à l’étranger, notamment dans le domaine de la conquête et de l’exploitation de nouveaux marchés. Un large panel d’activités et de services sont proposés et mis à dispositions des entreprises de tous secteurs et de toutes tailles, afin de les soutenir et de les guider dans leur développement à l’international.


VOTRE MISSION :


  • Agir comme point de contact des Affaires Internationales afin d’optimiser la gestion des activités (prise d’appels téléphoniques, tenue d’agendas, suivi du courrier entrant et sortant, correspondances, préparation de réunion, etc.)
  • Assister le responsable et les collaborateurs du service dans le suivi des dossiers, l’exécution de tâches et autres actions spécifiques
  • Assister l’équipe dans la préparation des différents événements (conférences / séminaires, évènements de matchmaking, foires et salons, …) ainsi que des réunions internes et externes organisés par les Affaires Internationales
  • Réaliser les démarches administratives liées à l’évènement (formalités, autorisations, …)
  • Soutien avec la gestion de la plateforme événementielle réservée pour les e-brochures et événements de matchmaking 
  • Gérer les invitations (listing, création, envois et suivi)
  • Organiser la logistique de l’évènement, en concertation avec le département Immeuble de la Chambre de Commerce (réservation et préparation de salles, réalisation de badges et autres signalétiques, réservation des interprètes, préparation de dossiers, accueil des invités, …)
  • Utiliser le CRM en relation avec la gestion d’événements et la gestion des clients
  • Assurer des démarchages téléphoniques ponctuels auprès de la clientèle
  • Etablir des factures dans SAP et en assurer le suivi et le classement
  • Apporter tout autre support administratif afin de contribuer au bon déroulement et à la qualité des activités délivrées.

 

VOTRE PROFIL :


  • être idéalement issu(e) d’une formation de secrétariat ou tout autre diplôme similaire et/ou se prévaloir d’une expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans une position similaire 
  • posséder une première expérience dans la gestion de l’événementiel
  • avoir une affinité pour apprendre et utiliser de nouveaux outils digitaux 
  • utiliser couramment les outils informatiques MS Office et être à l’aise avec l’utilisation simultanée de plusieurs autres outils digitaux (Word, Outlook, Excel, Powerpoint, Sharepoint, …).
  • disposer de très bonnes facultés d’expression écrite et orale des langues luxembourgeoise, française, anglaise et allemande 
  • faire preuve d’une grande rigueur, avoir un sens aigu de l’organisation et savoir prioriser les tâches 
  • savoir travailler de façon autonome et prendre des initiatives
  • être curieux, investi et savoir faire preuve de flexibilité 
  • posséder de bonnes capacités relationnelles
  • être doté d’un sens du service développé et savoir communiquer et travailler efficacement en équipe afin de fournir un service de haute qualité.


 

NOUS OFFRONS

  • un travail très varié et stimulant avec de multiples facettes dans un contact étroit avec le monde des affaires 
  •  une rémunération attrayante en relation avec votre formation et votre expérience actuelle ainsi que vos qualités professionnelles 
  •  un encadrement adapté à vos compétences.

 

Toute candidature sera traitée dans la plus stricte confidentialité.

 


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