General Secretariat

il y a 2 semaines

Luxembourg, Luxembourg Manpower Luxembourg S.A. Temps plein

Manpower is recruiting an Operational Assistantt (M/F/X) to join one of its clients, a leading European institution based in Luxembourg.

Job Description:

  • Executive & Operational Support

  • Provide executive assistance to senior management and committee members

  • Manage complex calendars, coordinate appointments, and resolve scheduling conflicts

  • Organise virtual, hybrid, and in-person meetings, ensuring logistics, document preparation, and follow-up

  • Handle travel arrangements, reimbursements, and administrative allowances

  • Prepare the structure of meeting minutes, circulate drafts, collect comments, and ensure timely approval and filing

  • Administrative Coordination

  • Manage shared inboxes and prioritise incoming correspondence

  • Maintain and update internal databases; ensure efficient electronic filing (GED)

  • Prepare meeting agendas, templates, notes, and ensure timely publication on internal portals

  • Handle confidential information and prepare non-routine correspondence

  • Perform quality checks on documents and support the maintenance of documentation repositories

  • Process & Monitoring

  • Ensure compliance with internal procedures and deadlines for document submission

  • Monitor progress on work programmes and follow up on action points

  • Support the administration of framework agreements, including invoicing and documentation

  • Conduct regular checks to ensure alignment with internal control and governance standards

  • Stakeholder Engagement

  • Act as liaison between the governance teams and internal services

  • Serve as a key point of contact for internal and external stakeholders

  • Promote procedural compliance and deadlines across departments, even without formal authority

  • Work Programme Delivery

  • Contribute to the timely preparation of annual governance reports and other deliverables

  • Provide ad-hoc administrative support to ensure smooth daily operations

Candidate Profile:

Profile & Skills

  • Secondary education completed with a 2-year certification in secretarial studies or business administration

  • Minimum 5 years of relevant experience in administrative or executive support roles

  • Strong service orientation and ability to manage complex workflows

  • Excellent command of English (spoken and written)

  • Proficiency with MS Office (Excel, Word, PowerPoint), GED, SharePoint, and PeopleSoft Financials

  • Competencies

  • Achievement Drive – Strong focus on delivering high-quality results

  • Change Orientation – Adaptable and flexible in dynamic environments

  • Collaboration – Excellent team player with strong interpersonal skills

  • Organisational Commitment – Acts with integrity and aligns with institutional values

What Client Offers:

Interested in joining a European Institution ? Apply now

  • Responsable du secrétariat

    il y a 7 jours

    Luxembourg, Luxembourg govjobs Temps plein

    Statut : Employé de l'État Qui recrute ?Centre socio-éducatif de l'État (CSEE)MissionsOrganisation du secrétariat du CSEE.Organisation des procédures de travail du secrétariat :Dossiers des mineurs;Gestion et distribution du courrier (Tribunaux, Parquet de Jeunesse);Rédaction de courrier;Centrale téléphonique;Gestion des salles de...

  • Responsable du secrétariat

    il y a 7 jours

    Luxembourg, Luxembourg govjobs Temps plein

    Statut : Fonctionnaire Qui recrute ?Centre socio-éducatif de l'État (CSEE)MissionsOrganisation du secrétariat du CSEE.Organisation des procédures de travail du secrétariat :Dossiers des mineurs;Gestion et distribution du courrier (Tribunaux, Parquet de Jeunesse);Rédaction de courrier;Centrale téléphonique;Gestion des salles de réunion;Commandes de...

  • Employé Adminstratif

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Randstad Temps plein

    Tu es à la recherche d'une mission administrative temporaire pour mettre à profit tes compétences et ta rigueur ?Nous recherchons un(e) employé(e) administratif(ve) pour une mission de remplacement au sein du bureau d'un de nos clients au Nord du Luxembourg.Ta Mission : Soutien Administratif Clé En tant qu'Employé(e) Administratif(ve) , tu auras pour...

  • Agent administratif

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg govjobs Temps plein

    Statut : Employé de l'État Qui recrute ?Direction de région SANEM (BELVAL)MissionsAssurer le secrétariat du bureau de la Direction de région de l'enseignement fondamental;Contribuer au bon fonctionnement des activités de la direction;Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes;Réceptionner, diffuser et assurer...

  • Agent administratif

    il y a 6 jours

    Luxembourg, Luxembourg govjobs Temps plein

    Statut : Employé de l'État Qui recrute ?Direction de région LUXEMBOURGMissionsAssurer le secrétariat du bureau de la Direction de région de l'enseignement fondamental;Contribuer au bon fonctionnement des activités de la direction;Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes;Réceptionner, diffuser et assurer la...

  • Secrétaire (m/f) (réf. E00038882)

    il y a 6 jours

    Luxembourg, Luxembourg govjobs Temps plein

    Statut : Employé de l'État Qui recrute ?Ministère de l'Éducation nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse - Direction générale des Ressources humainesMissionsContribuer au bon déroulement des activités de la Direction générale en assurant des travaux de secrétariat ;Assurer l'accueil téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et...

  • Associate or Senior Corp Governance

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Axis Temps plein

    Responsabilités principales : Gouvernance d'entrepriseAssurer la préparation, l'organisation et la coordination des diverses tâches et actions liées à la tenue des réunions du conseil d'administration et des autres organes de gestion équivalents au niveau du groupe, de manière efficace et proactive...DescriptionResponsabilités principales...

  • Secrétaire (m/f) (réf. E00038857)

    il y a 6 jours

    Luxembourg, Luxembourg govjobs Temps plein

    Statut : Employé de l'État Qui recrute ?École internationale Gaston ThornMissionsTravaux de secrétariat classique (réception et distribution du courrier, rédaction et envoi des courriers, classement et suivi des dossiers en cours, accueil téléphonique);Gestion d'agenda, prise de rendez-vous et organisation de réunions et déplacements de service,...

  • Assistant administratif

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg govjobs Temps plein

    Statut : Employé de l'État Qui recrute ?Ministère de la Fonction publique - Département ministérielMissionsLe Ministère de la Fonction publique recherche une personne pour renforcer temporairement son secrétariat. Les missions incluent la gestion quotidienne du courrier, la numérisation de documents, l'assistance administrative aux différentes...

  • Assistant(e) de Direction

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Randstad Temps plein

    Pour un de nos clients situé sur Luxembourg-ville, nous recherchons un assistant(e) de direction (M/F) Garantir l'élaboration et la rédaction de divers supports de communication.Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes, support administratif.Effectuer des tâches courantes de secrétariat...