Administrative Coordinator

il y a 1 semaine

Luxembourg INOWAI GROUP Temps plein

Description
**Présentation du département**

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Le département Property Management assure la gestion de 83 immeubles pour un total de 470.000 m². Le département, qui est en relation avec 55 propriétaires et plus de 470 locataires, emploie une vingtaine de professionnels.

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**Présentation de la mission**

En votre qualité d’Administrative Coordinator et sous la responsabilité du Head of Property Management, vous avez un rôle-clé de support et de coordination des activités du Property Management au sein de notre agence de Luxembourg. A cet effet, vous collaborez avec tous les pôles du service et vous les soutenez dans les tâches courantes. Votre rôle sera également de soutenir le Head of sur toute la partie prospection et organisation du service.

Responsabilités
**Assistance administrative dans l’activité générale du service et le fonctionnement du service et de son Head of**
- Prise de rendez-vous pour le Head of
- Gestion de l’agenda du Head of
- Elaboration de reportings
- Coordination administrative du service
- Elaboration et suivi de divers indicateurs (Scorecard, extractions diverses,)
- Préparation des réunions de service
- Communication en interne et en externe sur les changements divers auprès des propriétaires

**Assistance dans la prospection et préparation des offres
- Collecte d’informations
- Elaboration de l’offre en fonction des besoins du prospect
- Réalisation de présentations commerciales personnalisées
- Soumission de l’offre
- Suivi des signatures

**Organisation logistique du service en collaboration avec le Head of**
- Définition des besoins (procédures)
- Mise en place et suivi/contrôle des procédures
- Optimisation de l’utilisation des outils informatiques propre au service
- Participation au déploiement de nouveaux outils ainsi que la gestion de ces accès
- Aide logistique à l’onboarding d’un nouvel arrivant
- Logistique pour les formations du service, recensement des besoins
- Gestion des congés de l’équipe

Exigences obligatoires
**Formation / expérience**:

- BTS ou équivalent en lien avec la fonction proposée (Assistant de Manager, Assistant de Direction, Assistant de gestion,),
- Expérience probante de minimum de 2 ans dans le domaine de l’assistanat, si possible dans une société de services.

**Compétences / qualités requises**:

- Dynamique, organisé(e), vous disposez d’un excellent sens du relationnel,
- Sens aiguisé de la planification,
- Excellentes compétences en matière de communication (orale et écrite), vous saurez faire preuve de diplomatie en communiquant avec des interlocuteurs divers,
- Curiosité intellectuelle, proactivité, volonté d’apprendre et esprit d’initiative,
- Autonomie combinée à une capacité à travailler en équipe,
- Maitrise informatique et digitale (Office365 : Word, Excel, Visio, Powerpoint, Outlook,),
- Maîtrise des langues française et anglaise indispensable.

Nous offrons
- Un challenge au sein d’une société en pleine évolution,
- Un contrat à durée indéterminée au sein d’une société leader dans son secteur d’activité,
- Une ambiance de travail dynamique et agréable,
- Un accompagnement pérenne et adapté pour vous placer dans les meilleures conditions possibles afin d’exprimer tout votre potentiel (parcours d’intégration avec parrainage, formations, etc.)
- Une rémunération ainsi que des avantages attrayants.

Langues French English Education Bac +2 Expériences professionnelles 1+ years

  • Administrative Coordinator

    il y a 1 semaine

    Luxembourg Language Services Direct Temps plein

    **Administrative Coordinator - Luxembourg** Location: Remote with occasional presence in Luxembourg preferred Number of Positions: 5 Contract Type: Tender-based engagement We are seeking 5 (five) Administrative Coordinators to support the delivery of language training programmes across Brussels and Luxembourg. Key Responsibilities: - Provide day-to-day...

  • Senior Administrative Coordinator

    il y a 3 jours

    Luxembourg, Luxembourg beBee Careers Temps plein

    About the RoleAs a Senior Administrative Coordinator, you will play a pivotal role in supporting our team of professionals. Your responsibilities will include providing secretarial and administrative assistance to ensure the efficiency and performance of our overall activity.Key ResponsibilitiesHandle administrative tasks related to our divisionOrganize...

  • Legal Support Coordinator

    il y a 24 heures

    Luxembourg, Luxembourg beBee Careers Temps plein

    Administrative Coordinator - Legal TeamWe are seeking a highly organized and efficient administrative coordinator to join our legal team. Your key responsibilities will include supporting the legal departments, preparing documents, managing phone calls, and providing exceptional customer service to clients.The ideal candidate has a background in...

  • Operations Coordinator

    il y a 6 jours

    Luxembourg Cartier Temps plein

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  • Deep - Incident Coordinator

    il y a 1 semaine

    Luxembourg POST Group Temps plein

    **DEEP - Incident Coordinator**: **Date**:14 oct. 2024 **Lieu**: Luxembourg, Luxembourg **Entreprise**:POST Luxembourg Afin de renforcer les équipes de DEEP au sein de la Business Line Customer Support and Operations, nous recherchons actuellement un(e)** Incident Coordinator** **(M/F/n)** **Vos missions**: - Créer, assigner des tickets et participer...

  • Operations Coordinator

    il y a 2 jours

    Luxembourg Cartier Temps plein

    Reference Code: 94860**Operations Coordinator - Luxembourg**: - Luxembourg, L, LU- PermanentThe story of Cartier is founded on audacity and passion. For more than 170 years we have embraced a bold, pioneering spirit that continues to inspire our teams across all Métiers from our boutiques to our workshops and corporate offices. Our 9000+ colleagues of 105...

  • Conference & Banquet Coordinator

    il y a 5 jours

    Luxembourg Goeres Hotels Temps plein

    Aucune offre ne correspond à votre profil ? Tentez tout de même votre chance en postulant spontanément, nous pourrions faire appel à vous ! **Parc Belair Management S.A / Goeres Hotels Luxembourg** Département Ressources Humaines Mme Nadine SAGRILLO 111, avenue du X Septembre L-2551 LUXEMBOURG **Conference & Banquet Coordinator** **Conference &...

  • Shipping & Drp Coordinator (M/F)

    il y a 3 jours

    Luxembourg Transman Consulting Temps plein

    **About us**: Our client, a worldwide industrial company, is currently searching for the following profile, based at their headquarter in Luxembourg: **Shipping & DRP Coordinator (M/F)** Reporting to the Shipping Supervisor, the Shipping & DRP Coordinator is responsible for handling shipping documentation that deals with Europe and exports. She/He works...

  • Flight Planner

    il y a 1 semaine

    Luxembourg GO RH Temps plein

    **FLIGHT PLANNER / COORDINATOR (M/F)** Our client is a Luxembourg entity established in the south of the country for more than 30 years. In perpetual growth, our client benefits from a national and international reputation in the field of air rescue. With 190 employees today and as part of its expansion, our client has mandated GO RH to recruit a **Flight...

  • Cio Office Coordinator

    il y a 2 semaines

    Luxembourg Arendt & Medernach Temps plein

    Arendt offers its large base of Luxembourg and foreign institutional clients end-to-end specialist advice, covering all legal, regulatory, taxation and advisory aspects of doing business in Luxembourg. Our comprehensive approach is delivered seamlessly by the various affiliated service companies that have developed over the years to complement the legal...