Administrative Assistant
il y a 4 jours
Description
**Luxembourg City Incubator**
The **Luxembourg City Incubator** is looking to hire a new team member.
**Administrative Assistant (M/F)**
Full-time (CDI)
**The Luxembourg City Incubator (LCI) **is a startup incubator launched by the Chamber of Commerce with the City of Luxembourg as its main sponsor and hosted within the House of Startups. With over 2,000m2 in size, located close to the Central Railway Station, the LCI offers an inspiring and flexible workspace and fosters startups in various sectors with priority for six sectors: UrbanTech, Environment, Retail, Construction/Housing, Tourism, and Logistics.
A dedicated team and network of experts support local and international entrepreneurs in addressing the Luxembourg market and providing access to a vibrant startup community. With tailormade coaching & services, we help accelerate the development of startups. They contribute to the development of the innovation community by offering innovative, concrete, and practical solutions to the national economy.
**Responsibilities**:
Are you looking for an opportunity to take on an exciting role and think you can help strengthen our team and community?
The Luxembourg-City Incubator is looking for a **Administrative Assistant.**
You will:
- Oversee the operations of the administrative department within the incubator, including tasks such as preparing invoices, tracking and managing unpaid invoices, collecting and reviewing KYC & AML documents, onboarding and offboarding startups, handling mail distribution, and preparing for audits.
- Review and ensure compliance, based on GDPR-related procedures
- Provide assistance in organizing board meeting and related processes
- Plan and manage daily operations of the incubator, including handling maintenance requests with suppliers and managing inventory
- Act as a supportive and problem-solving resource for the startup community within the incubator
- Engage LCI’s startup community with a variety of set activities (logístical support on organizing events & activities)
- Organize and participate in events to build the internal community
- Be in support of the internal communication
- As well as all other potential administrative tasks
**Person specification and Required skills**:
- Hold a diploma in the administrative field (+2 years, first experience)
- Be comfortable in a dynamic, fast-changing environment with the ability to multi-task
- Be interested in the startup field
- Have a basic understanding of the operations and culture of an incubator
- Have good written and oral expression skills in English and in French
- Be fluent in Luxembourgish and German is considered an asset
- Be well organized with a key eye for detail
- Be friendly, have a good sense of humor and be a great communicator
- Have basic experience with web tools and interfaces
**What we offer**:
- a **unique opportunity** to support startups of one of the largest incubators within the Luxembourg startup ecosystem
- a **diversified** and **stimulating work environment** with multiple facets in close contact with the startup ecosystems
- an **attractive remuneration** in relation to your education and current experience as well as your professional qualities
- **collaboration** with the House of Startups team
- being a **part of vibrant team** and a dynamic working environment in Luxembourg’s city centre.
**Workplace**:
- Luxembourg-City Incubator, 9, rue du Laboratoire L-1911 Luxembourg
Langues French English
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Assistant Administratif
il y a 4 jours
Luxembourg Delhaize Luxembourg Temps pleinDescription Vous souhaitez faire partie de l’aventure Delhaize Luxembourg et effectuer un travail varié et enthousiasmant ? Vous souhaitez vous intégrer dans une enseigne dynamique et en perpétuelle évolution ? Alors rejoignez notre Service Support qui serait heureux d’accueillir: **Administrative Assistant H/F CDI-Temps Plein (40h/semaine)** **En...
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Assistant Administratif
il y a 2 semaines
Luxembourg ALEGYO MANAGEMENT Temps plein**Assistant Administratif (Temps Partiel ou Temps Plein) CDI** Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) dynamique pour rejoindre notre équipe. Les principales responsabilités incluent le classement, le rangement et la numérisation de documents au bureau. **Principales tâches**: - Classement et organisation de documents - Rangement...
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Assistant Administratif
il y a 3 semaines
Luxembourg Axis Temps pleinNous recherchons pour l'un de nos clients, un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre leur équipe juridique dynamique. Vous travaillerez en étroite collaboration avec leurs associé(s) / counsel et collaborateurs, au sein d'une équipe de 2 à 6 personnes. Votre rôle consistera à préparer, modifier et mettre en forme divers documents, ainsi...
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Administrative Assistants
il y a 4 jours
Luxembourg GSK Stockmann Temps plein**Jobbeschreibung**: Administrative Assistants (M/F/d) We are looking for Administrative Assistants (M/F/d): **Responsibilities**: - supporting the legal business teams; - drafting, editing, compiling and finalising communications and documents including legal correspondence; - providing assistance in standard or legal translations; - liaising and...
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Purchasing Administrative Assistant
il y a 2 jours
Luxembourg Vallair Temps plein**Purchasing Administrative Assistant** The Purchasing Administrative Assistant will work closely with the Purchaser Administrative Officer to support the Purchasing team and s/he reports to the Administrative Director; **Responsibilities**: - Proceed to the management of purchase invoices according to the procedure in place. - Ensure the follow-up of the...
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Purchasing Administrative Assistant
il y a 3 semaines
Luxembourg Vallair Temps pleinVallair is a multi-faceted aviation business that maximises the life and value of aircraft, engines and parts. **Purchasing Administrative Assistant** The Purchasing Administrative Assistant will work closely with the Purchaser Administrative Officer to support the Purchasing team and s/he reports to the Administrative Director ; **Responsibilities**: -...
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Assistant Administratif
il y a 3 semaines
Luxembourg Select Luxembourg Temps plein**Descriptif de l’organisation et du département** Notre client est un cabinet d’avocats international implanté à Luxembourg. Dans le cadre de leur constante croissante, Select recrute un(e) Assistant Administratif / Facturation. **Description de fonction** En tant qu’Assistant Administratif / Facturation, vous rejoindrez une équipe dynamique et...
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Assistante Administrative Et Comptable
il y a 4 semaines
Luxembourg adVeci Advisors Temps pleinÀ propos de l’entreprise : Notre client est une entreprise à taille humaine (env. 30 personnes) spécialisée dans le secteur automobile. Dans un environnement dynamique, cette société recherche une **Assistante Administrative et Comptable** pour épauler directement le CEO dans la gestion quotidienne de l’entreprise. Missions : En tant...
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Assistante Administrative Et Comptable
il y a 2 jours
Luxembourg adVeci Advisors Temps pleinÀ propos de l’entreprise : Notre client est une entreprise à taille humaine (env. 30 personnes) spécialisée dans le secteur automobile. Dans un environnement dynamique, cette société recherche une **Assistante Administrative et Comptable** pour épauler directement le CEO dans la gestion quotidienne de l’entreprise. Missions : En tant...
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Administrative Assistants
il y a 2 jours
Luxembourg GSK STOCKMANN Temps pleinWe are looking for Administrative Assistants (M/F/d): **Responsibilities**: - supporting the legal business teams; - drafting, editing, compiling and finalising communications and documents including legal correspondence; - providing assistance in standard or legal translations; - liaising and organising filings, subscriptions and registers with...
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Assistant Administratif
il y a 2 semaines
Luxembourg LuxDev Temps pleinLuxDev, l’agence luxembourgeoise pour la Coopération au développement a pour mission la formulation et la mise en œuvre de programmes et projets bilatéraux de coopération au développement de l’État luxembourgeois. Les effectifs de l’Agence se composent d’environ 130 collaborateurs au siège et dans nos bureaux pays et de 440 collaborateurs...
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Administrative Assistant
il y a 3 semaines
Luxembourg Axis Temps pleinFor one of our customers, we are looking for an administrative assistant to join their dynamic legal team. You will work closely with their partners/counsel and associates, as part of a team of 2 to 6 people. Your role will involve preparing, editing and formatting various documents, as well as actively participating in internal procedures. You will also be...
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Administrative Assistant
il y a 3 semaines
Luxembourg Université du Luxembourg Temps pleinThe University of Luxembourg is an international research university with a distinctly multilingual and interdisciplinary character. The Interdisciplinary Centre for Security, Reliability and Trust (SnT) at the University of Luxembourg is a leading international research and innovation centre in secure, reliable and trustworthy ICT systems and services. We...
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Assistant Administratif
il y a 2 jours
Luxembourg Delhaize Luxembourg Temps pleinDescription Vous souhaitez faire partie de l’aventure Delhaize Luxembourg et effectuer un travail varié et enthousiasmant ? Vous souhaitez vous intégrer dans une enseigne dynamique et en perpétuelle évolution ? Alors rejoignez notre Service Support qui serait heureux d’accueillir: **Administrative Assistant H/F CDI-Temps Plein (40h/semaine)** **En...
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Assistant Juridique
il y a 2 semaines
Luxembourg WLEGAL Temps plein**Etude d’avocats à Luxembourg recherche**: **Assistant administratif** Date d’entrée : de suite ou à convenir **Vos responsabilités principales seront**: - l’accueil physique et téléphonique - le secrétariat au niveau administratif (suivi du courrier, classement interne,) et organisationnel (gestion complexe du calendrier, organisation,...
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Assistant Administratif
il y a 3 semaines
Luxembourg Rubicon Accounting SARL Temps pleinAssistant administratif H/F Vous serez amené, entre autres, à effectuer les tâches suivantes: - Assurer le classement des archives papiers et informatiques - Scanner des documents - Traiter et archivager le courrier - Préparer des ordres de transfert - Préparation et envoi de factures - Rédiger et mettre en page des documents (courriers,...
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Assistante Dentaire Et Administrative
il y a 3 semaines
Luxembourg Cabinet chirurgie maxillo-faciale Dr Stéphanie HAAS Temps plein**Rejoignez notre équipe dynamique en tant qu'Assistant(e) Dentaire-Administratif(ve)** Vous souhaitez évoluer dans un environnement stimulant, où chaque jour vous permet de mettre en avant vos compétences techniques et relationnelles ? Nous recherchons un(e) Assistant(e) Dentaire-Administratif(ve) pour renforcer notre équipe actuelle. **Vos missions...
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Administrative Assistant
il y a 4 semaines
Luxembourg Analytics & Change Temps pleinChez Analytics & Change, nous nous attachons à fournir des solutions pratiques et exploitables qui aident nos clients à atteindre leurs objectifs. En tirant parti des données, nous favorisons la prise de décision stratégique et l'excellence opérationnelle. Notre équipe collabore étroitement avec nos clients pour développer, mettre en œuvre et...
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Administrative Assistant
il y a 3 semaines
Luxembourg Austin Bright Temps pleinOur client, a dynamic and growing financial and legal expert firm based in **Grevenmacher,** is seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Assistant who is fluent in German and English, with a good understanding of French. With over 10 years of presence in Luxembourg and a lot of investments in Germany, they are growing in a profitable...
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Assistant Administratif Achats
il y a 2 jours
Luxembourg Tarkett Temps pleinAu sein du département Achats, l’Assistant Administratif Achats (H/F/D) a pour mission de coordonner a bonne gestion des achats pour le site de Lentzweiler et pour les familles de produits suivies par le Plant Purchasing Manager. Vos missions: Les principales activités de l’Assistant Administratif Achats (H/F/D) sont de: - ontrôler les prix lors de...