Assistant Administratif

il y a 6 jours

Luxembourg GovJobs Temps plein

**Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire
**Qui recrute ?**:
Inspection générale des finances

L’IGF est une administration placée sous l'autorité du Ministre des Finances et sa mission principale est la préparation annuelle du Budget de l’Etat. L’Inspection émet un avis sur tous les projets dont la réalisation est susceptible d'entraîner des conséquences financières et elle peut être saisie de l'examen de toute autre question que le gouvernement juge utile de lui soumettre.

**Missions**:

- En tant qu’Assistant administratif, vous effectuez différentes tâches administratives et d’organisation afin d’assister les unités organisationnelles dans leur domaine, voire la Direction, et vous leur apporter un soutien dans l’exécution des tâches quotidiennes.
- En tant qu’Assistant administratif, nous souhaitons vous confier les missions suivantes:

- Assister à l’organisation quotidienne des tâches:

- Préparer l’organisation pratique de réunions, déplacements etc.;
- Elaborer un planning d’organisation, convoquer les parties concernées et veiller à la réservation et l’équipement adéquat des locaux.
- Garantir une assistance pour les unités organisationnelles et la Direction:

- Assurer une assistance au niveau de l’accueil physique et téléphonique;
- Fournir au secrétariat de la Direction, en cas de besoin, un support administratif dans tous domaines.
- Gérer les données et la documentation:

- Gérer, tenir à jour, assurer la distribution des documents au sein des unités organisationnelles;
- Effectuer le classement de documents, ainsi que des fichiers et des listes de données et veiller à leur accessibilité.
- Préparer et coordonner les dossiers:

- Gérer le suivi du dossier, classer et/ou transférer des documents;
- Classer la documentation et gérer son archivage;
- Prendre des renseignements et des informations auprès des parties prenantes (autres unités organisationnelles, agents, personnes et organismes externes).

**Profil**:
**Compétences techniques**
- Excellente maîtrise des trois langues administratives (luxembourgeois, français et allemand) et de l’anglais;
- Excellente maîtrise des outils informatiques usuels (Outlook, Word, Excel, etc.) et des modes de communication (téléphone, messagerie, visioconférence, réseaux sociaux);
- Excellentes capacités rédactionnelles;
- Compétences en matière d’archivage physique et électronique.

**Compétences comportementales**
- Développer une vue d’ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
- S’organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, planifiez le travail et gérez les imprévus. Vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
- Soutenir : Vous agissez comme référence, accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun,
- Service le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, entretenez des contacts réguliers et constructifs, appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
- Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, restez constructif face à la critique et agissez de façon constante malgré les difficultés;
- Faire preuve d’ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous êtes ouvert à la diversité et faites preuves de polyvalence dans la gestion de vos missions;
- S’autodévelopper : Vous êtes capable de vous remettre en question afin d’apprendre de vos erreurs et chercher à apprendre continuellement;
- S’impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, assumer la responsabilité et la qualité des actions entreprises, et vous vous engagez pour le bien commun. Vous faites preuve de respect, de fiabilité, d’engagement et de discrétion absolue.

**Atouts**
- Connaissances sur l’organisation et le fonctionnement de l’Etat;
- Expérience préalable dans une fonction comparable, auprès de l’Etat ou d’une entité privée;
- Capacité d’organisation, avec une attention particulière accordée au détail et à l’exactitude;
- Aisance à travailler sous pression et en respectant les délais;
- Attitude responsable et accueillante;
- Approche dynamique, pro-active et autonome;
- Disponible pour prise de poste à courte échéance;
- Flexibilité et grande disponibilité requises.

**Conditions d’admission**:
**Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.**

**Diplômes**

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

**Langues**

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

  • Purchasing Administrative Assistant

    il y a 4 jours

    Luxembourg Vallair Temps plein

    Vallair is a multi-faceted aviation business that maximises the life and value of aircraft, engines and parts. **Purchasing Administrative Assistant** The Purchasing Administrative Assistant will work closely with the Purchaser Administrative Officer to support the Purchasing team and s/he reports to the Administrative Director ; **Responsibilities**: -...

  • Assistante Administrative Et Comptable

    il y a 1 semaine

    Luxembourg adVeci Advisors Temps plein

    À propos de l’entreprise : Notre client est une entreprise à taille humaine (env. 30 personnes) spécialisée dans le secteur automobile. Dans un environnement dynamique, cette société recherche une **Assistante Administrative et Comptable** pour épauler directement le CEO dans la gestion quotidienne de l’entreprise. Missions : En tant...

  • Administrative Assistant

    il y a 5 jours

    Luxembourg Analytics & Change Temps plein

    Chez Analytics & Change, nous nous attachons à fournir des solutions pratiques et exploitables qui aident nos clients à atteindre leurs objectifs. En tirant parti des données, nous favorisons la prise de décision stratégique et l'excellence opérationnelle. Notre équipe collabore étroitement avec nos clients pour développer, mettre en œuvre et...

  • Assistant(E) Comptable

    il y a 7 jours

    Luxembourg Charles Sandwiches (Oroma Group) Temps plein

    Charles Sandwiches Recherche **un assistant comptable & administratif / H-F** **CDI à mi-temps** Dans le cadre de notre développement Charles Sandwiches recherche un assistant comptable & administratif expérimenté. Nous sommes un concept de streetfood inspiré de la culture anglosaxonne. Nous servons chaque jour des sandwichs, burgers et salades,...

  • Assistante Administrative Et Comptable

    il y a 7 jours

    Luxembourg Agrolux Interim Esch sur Alzette Temps plein

    Agrolux Intérim SA, Spécialiste des métiers Agroalimentaires, membre du réseau RAS Intérim comptant plus de 130 agences généralistes et spécialisées en France et en Espagne recherche pour l'un de ses partenaires: **Un - Une Assistante Administrative et comptable** **Vos missions**: Gestion du standard téléphonique Prise des commandes (gestion...

  • Assistant Administratif Et Commercial

    il y a 3 semaines

    Luxembourg GEI Temps plein

    GEI recherche pour renforcer son développement un Assistant Administratif et Commercial H/F basé à Luxembourg Rattaché(e) au responsable de service, au sein d’une équipe dynamique, et en relation avec le service logistique et le service commercial, vous avez pour missions principales: Suivi des commandes clients Gestion administrative du...

  • (Senior) Administrative Assistant

    il y a 3 jours

    Luxembourg European Investment Fund Temps plein

    **EIF Posting**: The **European Investment Fund (EIF)**, is seeking to recruit for its **General Secretariat - Corporate and Institutional Affairs - Governing Bodies Unit **a: **(Senior) Administrative Assistant** This is a full-time position **Purpose** The Governing Bodies Unit (GBU) executes the corporate activities needed for the Board of Directors...

  • Legal Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Luxembourg Fisogest S.A. Temps plein

    Notre fiduciaire MGI Fisogest établie au Luxembourg depuis 1993 est le partenaire fiable de nos clients. Nous les accompagnons quotidiennement dans divers domaines : comptabilité et fiscalité, secrétariat social, juridique, conseil et IT, assurances. Notre approche personnelle et personnalisée nous permet d’accompagner chaque client de la meilleure...

  • Assistant/e Administratif/ve

    il y a 2 semaines

    Luxembourg Restaurant SixSeven Temps plein

    Pour le compte de l’établissement « SixSeven », double restaurant situé sur le rooftop du Royal Hamilius, la société commerciale d’exploitation TOP OF LIBERTY cherche un(e) **Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e)**: Le poste est à pourvoir au plus vite ! Si vous êtes prêt à travailler rapidement et à intégrer une équipe jeune et...

  • Purchasing Administrative Assistant

    il y a 4 jours

    Luxembourg Vallair Temps plein

    Vallair is a multi-faceted aviation business that maximizes the life and value of aircraft, engines, and parts. We are an end-to-end aviation specialist, headquartered in Luxembourg. Vallair has a dynamic, fast paced and international environment. **The Purchasing Administrative Assistant will work closely with the Purchaser Administrative Officer to...

  • Assistant Administratif Fr/ang

    il y a 2 jours

    Luxembourg Activ Solutions Temps plein

    **Votre profil****: - Nous recherchons un assistant administratif FR/ANG H/F pour un cabinet d'avocats renommé: - Vous êtes titulaire d'un diplôme en langues étrangères, en traduction ou en secrétariat - Vous êtes débutant ou disposez d'une première expérience - Vous parlez obligatoirement français et vous avez un excellent niveau d'anglais -...

  • Part-time Administrative Assistant

    il y a 7 jours

    Luxembourg LUXRELO Temps plein

    **We have an opportunity for a part-time Administrative Assistant...** LuxRelo is in the global mobility industry and one of the main providers of Relocation and Immigration Services in Luxembourg. We help professional people relocate to Luxembourg, helping them with Visas, finding Housing, Education and everything associated with moving themselves and...

  • Administrative Assistant

    il y a 1 heure

    Luxembourg Flash B.V. Temps plein

    **Redspher **has over 40 years of experience in handling time-critical shipments throughout Europe and beyond. The company offers a seamless digital platform for both shippers and carriers to easily find, book and track solutions for time-sensitive shipments. By combining technology with Europe’s most extensive carrier network and a team of +400 transport...

  • Assistant Administratif

    il y a 4 jours

    Luxembourg Croix-Rouge luxembourgeoise Temps plein

    **Un assistant administratif (M/F/D) - référence : 3203** pour son service « Aides matérielles et alimentaires », à pourvoir dès que possible, en CDI à 30h/semaine(20h/semaine les 2 premiers mois). [nbsp] Missions: L’assistant administratif participe activement à la gestion quotidienne du service et assiste le chargé de direction à travers...

  • Assistant Administratif Et Commercial

    il y a 4 semaines

    Luxembourg Ritilux Temps plein

    Société de 47 ans d’expérience dans le marché de la publicité par l’objet cherche un(e): **Assistant Administratif et Commercial (H/F) en CDI** **Poste**: - Préparation des offres et suivi des commandes - Contact auprès des clients et des fournisseurs - Tâches administratives et logistiques - Prospection commerciale **Profil**: - Bonne...

  • Junior Administrative Assistant

    il y a 4 jours

    Luxembourg PAI Partners Temps plein

    **Junior administrative assistant**: Due to its continuous growth and expansion, PAI Partners is recruiting a junior administrative assistant. **About PAI Partners** PAI Partners is a pre-eminent private equity firm, investing in market-leading companies across the globe. It currently manages more than € 25,4bn of dedicated buyout funds and, since 1994,...

  • Administrative Assistant

    il y a 4 semaines

    Luxembourg LHH Temps plein

    We are looking for an Administrative Assistant. Do you have a first experience in an administrative role? Feel free to apply. LHH Recruitment Solutions offers extensive HR solutions through one unique brand. We are specialised in the employment of middle and top management and highly qualified professionals in contracting, temporary and permanent...

  • Assistant Administratif Et Logistique Qualifié

    il y a 5 jours

    Luxembourg Les Hospices Civils de la Ville de Luxembourg Temps plein

    Afin de renforcer notre département « Hôtellerie », nous recherchons **1 assistant administratif et logistique qualifié (M/F)**: à temps plein et à durée indéterminée **Vos missions**: - Gestion des stocks et suivi des commandes - Contrôle de qualité de nos fournisseurs - Gestion conjointe et encadrement des équipes « Hôtellerie » -...

  • Operations - Administrative Assistant (M/F)

    il y a 4 semaines

    Luxembourg SOFITEX Temps plein

    Description de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...

  • Secretary / Administrative Assistant

    il y a 2 jours

    Luxembourg Sodrugestvo Group S.A. Temps plein

    Secretarial and reception work for multiple supervisors (phone and mail handling, filing, support of meetings, travel arrangements); - Resolving day-to-day administrative and operational matters; - Coordinate and prioritize office task requests to ensure maximum efficiency; - Organizing and servicing meetings (producing agendas and taking minutes); - Ensure...