Operations - Administrative Assistant (M/F)

il y a 4 semaines

Luxembourg SOFITEX Temps plein

Description de l'entreprise

Sofitex Talent Recruitment
Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.

Description de l'offre

For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for an:
**Administrative Assistant (M/F)**

The (Senior) Administrative Assistant will provide comprehensive administrative support to the Head of Division and other team members of the Division, across the scope of the Division’s responsibilities with the objective of contributing to the efficiency and performance of the team's overall activity.

The (Senior) Administrative Assistant will report to the Head of Division and will work in close cooperation with the Heads of Units within the Division and in good collaboration with the other administrative staff in the Department.

Accountabilities:

- Assist the Head of Division and other members of the division, with all administrative tasks:

- Screen and distribute incoming documents and correspondence
- Prepare responses and/or ensure appropriate follow up. Distribute and circulate information within the team in order to assist the team members in the performance of their duties
- Manage the Head of Division’s agenda to optimise time allocation, coordinate arrangements for meetings and resolve conflicting demands
- Actively plan and organise various meetings, including the regular Division meetings and outings/away days
- Monitor and follow up of management decisions (Action Points) under the ownership of the Division
- Interface with internal and external contacts
- Follow-up on requests regarding: arrival/transfer/departure of a team member as well as of external consultants, IT issues, Facility Management issues, office arrangements, in coordination with the Operations Resource Management (ORM) Division;
- Order and ensure supplies for office stationary;
- Support the Division in the drafting/finalisation of documents, notes, reports, presentation material and other communication prepared by the Division to ensure a timely and consistent quality of documents. The tasks include among other things:

- Draft and/or finalise correspondence, meeting notes and other communications from the Division
- Support the Division with the preparation and subsequent distribution of MC Notes through SmartNote, in respect with strict deadlines; supervise the validation flow in SmartNote
- Support the preparation of ad-hoc reports and statistics as well as presentation material within the Division
- Ensure effective and accurate document filing system for the Division following the internal classification rules and ensure data quality
- Enrich and maintain the Division’s SmartSite in cooperation with the relevant team members and contribute to the administration and development of the Department’s SmartSite
- Handle the update of the presentation material of the Division’s and respective Units’ activities in cooperation with the relevant team members,
- Support the Division in sending notifications within OPS in cases of: internal audit requests, evaluations, OPS PJ pipeline review, implementation of procedures, etc.
- Back up in the preparation of the monthly Note to File for "Extension and cancellation of validity of loan signature authorisations ";
- Provide back-up as necessary to the other Assistants in the Department;
- Cooperate with the other secretaries and members of the Department; when appropriate, train new colleagues on procedures and processes, contribute to a good team spirit and working atmosphere within the division and the Department in order to facilitate the timely implementation of tasks, smooth flow of information and achievement of objectives.
- Demonstrate flexibility and cooperate actively during peak periods to provide smooth and efficient administrative support to the Division.

Profil recherché
- Secondary level diploma, complemented with a 2-year certification in a relevant field (e.g. secretarial studies, business administration, accounting, economics, legal, etc.) or secondary level diploma with equally qualified experience in a relevant field
- ** Minimum 3 years of relevant professional experience**
- Excellent knowledge of standard MS Office Tools (Word, Excel, PowerPoint)
- ** Excellent knowledge of English and/or French**, with a good command of the other. Knowledge of other EU languages would be an advantage.

Competencies:

- Achievement Drive: continually keeps an eye on performance, focusing on improving it, showing drive and determination to meet short and long-term goals.
- Change Orientation: Adapts to differences and changes in the environment; takes a flexible approach to reach outcomes.
- Collaboration: Works cooperatively as part of a team; works

  • Operations - Administrative Assistant (M/F)

    il y a 1 semaine

    Luxembourg SOFITEX Temps plein

    Description de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...

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    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    de l'entrepriseSofitex Talent RecruitmentFort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.Description de l'offreFor one of our...

  • Operations - Administrative Assistant

    il y a 6 jours

    Luxembourg SOFITEX Temps plein

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  • Operations - Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    de l'entrepriseSofitex Talent RecruitmentFort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.Description de l'offreFor one of our...

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    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

    de l'entrepriseSofitex Talent RecruitmentFort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.Description de l'offreFor one of our...

  • Financial Operations

    il y a 2 semaines

    Luxembourg SOFITEX TALENT RECRUITMENT Temps plein

    À propos de nous Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Mission For one of our clients, a...

  • Operations - Administrative Assistant (M/F)

    il y a 1 semaine

    Luxembourg SOFITEX Temps plein

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  • Financial Operations

    il y a 3 semaines

    Luxembourg SOFITEX Temps plein

    Description de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...

  • Administrative Assistant

    il y a 4 semaines

    Luxembourg Centre Randstad Temps plein

    Randstad is the world's leading HR services company. We know how important a job is in a person's life, and we put all our energy into helping you find the right one for you. A job in which you'll thrive and develop your full potential.We are currently looking for a: Administrative Assistant - Portfolio and Liquidity Operations (P&LO) (M/F)The Administrative...

  • Administrative Assistant

    il y a 4 semaines

    Luxembourg Center Randstad Temps plein

    Randstad is the leading company in HR services worldwide. We understand the significance of a job in someone's life and dedicate all our efforts to help you discover the right one for you, a job where you can excel and unleash your full potential.We are presently seeking an:Administrative Assistant - Portfolio and Liquidity Operations (P&LO) (M/F)The...

  • Financial Operations

    il y a 2 semaines

    Luxembourg SOFITEX Temps plein

    Description de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...

  • Financial Operations

    il y a 2 semaines

    Luxembourg Sofitex Talent Recruitment Temps plein

    LE POSTE :For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for a : Financial Operations - Administrative Assistant (M/F)Job Description: The (Senior) Administrative Assistant will work in close cooperation with a team of professionals and other administrative/operational assistants.The...

  • Operations - Administrative Assistant (M/F)

    il y a 3 semaines

    Luxembourg SOFITEX Temps plein

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  • Financial Operations

    il y a 3 semaines

    Luxembourg SOFITEX Temps plein

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  • Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Robert Half Luxembourg Temps plein

    To develop the team, we are looking for an Administrative Assistant (M/F/x). The office is located in the city center of Luxembourg.To develop the team, we are looking for an Administrative Assistant (M/F/x). The office is located in the city center of Luxembourg.The company is a shared services center handling the business of a large fortune. They are...

  • Operations - Administrative Assistant (M/F)

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg SOFITEX Temps plein

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  • Administrative Assistant

    il y a 1 semaine

    Luxembourg Chambre de Commerce Temps plein

    Description **Luxembourg City Incubator** The **Luxembourg City Incubator** is looking to hire a new team member. **Administrative Assistant (M/F)** Full-time (CDI) **The Luxembourg City Incubator (LCI) **is a startup incubator launched by the Chamber of Commerce with the City of Luxembourg as its main sponsor and hosted within the House of Startups....

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Extra Time Temps plein

    Notre mission est d'aider nos clients à libérer du temps de manière à pouvoir suffisamment en consacrer à ce qui est vraiment important pour eux. Extra Time _talents _aide les entreprises et les professionnels à construire des relations de travail fructueuses.Extra Time | _talents_ recrute pour le compte d'une société luxembourgeoise active dans le...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 semaine

    Luxembourg Delhaize Luxembourg Temps plein

    Description Vous souhaitez faire partie de l’aventure Delhaize Luxembourg et effectuer un travail varié et enthousiasmant ? Vous souhaitez vous intégrer dans une enseigne dynamique et en perpétuelle évolution ? Alors rejoignez notre Service Support qui serait heureux d’accueillir: **Administrative Assistant H/F CDI-Temps Plein (40h/semaine)** **En...

  • Senior Administrative Assistant

    il y a 4 semaines

    Luxembourg ABBL - The Luxembourg Bankers' Association Temps plein

    **Senior Administrative Assistant (M/F)**: **The ABBL**: The ABBL is the largest professional association in the financial sector, representing most financial institutions as well as regulated financial intermediaries, law firms, consultancies, auditors, market infrastructures, e-money and payment institutions. It promotes the sustainable development of...