Operations - Administrative Assistant (M/F)
Il y a 6 mois
Description de l'entreprise
Sofitex Talent Recruitment
Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.
Description de l'offre
For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for an:
**Administrative Assistant (M/F)**
The (Senior) Administrative Assistant will provide comprehensive administrative support to the Head of Division and other team members of the Division, across the scope of the Division’s responsibilities with the objective of contributing to the efficiency and performance of the team's overall activity.
The (Senior) Administrative Assistant will report to the Head of Division and will work in close cooperation with the Heads of Units within the Division and in good collaboration with the other administrative staff in the Department.
Accountabilities:
- Assist the Head of Division and other members of the division, with all administrative tasks:
- Screen and distribute incoming documents and correspondence
- Prepare responses and/or ensure appropriate follow up. Distribute and circulate information within the team in order to assist the team members in the performance of their duties
- Manage the Head of Division’s agenda to optimise time allocation, coordinate arrangements for meetings and resolve conflicting demands
- Actively plan and organise various meetings, including the regular Division meetings and outings/away days
- Monitor and follow up of management decisions (Action Points) under the ownership of the Division
- Interface with internal and external contacts
- Follow-up on requests regarding: arrival/transfer/departure of a team member as well as of external consultants, IT issues, Facility Management issues, office arrangements, in coordination with the Operations Resource Management (ORM) Division;
- Order and ensure supplies for office stationary;
- Support the Division in the drafting/finalisation of documents, notes, reports, presentation material and other communication prepared by the Division to ensure a timely and consistent quality of documents. The tasks include among other things:
- Draft and/or finalise correspondence, meeting notes and other communications from the Division
- Support the Division with the preparation and subsequent distribution of MC Notes through SmartNote, in respect with strict deadlines; supervise the validation flow in SmartNote
- Support the preparation of ad-hoc reports and statistics as well as presentation material within the Division
- Ensure effective and accurate document filing system for the Division following the internal classification rules and ensure data quality
- Enrich and maintain the Division’s SmartSite in cooperation with the relevant team members and contribute to the administration and development of the Department’s SmartSite
- Handle the update of the presentation material of the Division’s and respective Units’ activities in cooperation with the relevant team members,
- Support the Division in sending notifications within OPS in cases of: internal audit requests, evaluations, OPS PJ pipeline review, implementation of procedures, etc.
- Back up in the preparation of the monthly Note to File for "Extension and cancellation of validity of loan signature authorisations ";
- Provide back-up as necessary to the other Assistants in the Department;
- Cooperate with the other secretaries and members of the Department; when appropriate, train new colleagues on procedures and processes, contribute to a good team spirit and working atmosphere within the division and the Department in order to facilitate the timely implementation of tasks, smooth flow of information and achievement of objectives.
- Demonstrate flexibility and cooperate actively during peak periods to provide smooth and efficient administrative support to the Division.
Profil recherché
- Secondary level diploma, complemented with a 2-year certification in a relevant field (e.g. secretarial studies, business administration, accounting, economics, legal, etc.) or secondary level diploma with equally qualified experience in a relevant field
- ** Minimum 3 years of relevant professional experience**
- Excellent knowledge of standard MS Office Tools (Word, Excel, PowerPoint)
- ** Excellent knowledge of English and/or French**, with a good command of the other. Knowledge of other EU languages would be an advantage.
Competencies:
- Achievement Drive: continually keeps an eye on performance, focusing on improving it, showing drive and determination to meet short and long-term goals.
- Change Orientation: Adapts to differences and changes in the environment; takes a flexible approach to reach outcomes.
- Collaboration: Works cooperatively as part of a team; works
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Operations - Administrative Assistant (M/F)
Il y a 5 mois
Luxembourg SOFITEX Temps pleinDescription de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...
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Operations - Administrative Assistant
Il y a 5 mois
Luxembourg SOFITEX Temps pleinDescription de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...
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Operations - Administrative Assistant (M/F)
Il y a 5 mois
Luxembourg SOFITEX Temps pleinDescription de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...
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Financial Operations
Il y a 6 mois
Luxembourg SOFITEX Temps pleinDescription de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...
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Financial Operations
Il y a 5 mois
Luxembourg SOFITEX Temps pleinDescription de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...
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Administrative Assistants
Il y a 2 mois
Luxembourg GSK Stockmann Temps plein**Jobbeschreibung**: Administrative Assistants (M/F/d) We are looking for Administrative Assistants (M/F/d): **Responsibilities**: - supporting the legal business teams; - drafting, editing, compiling and finalising communications and documents including legal correspondence; - providing assistance in standard or legal translations; - liaising and...
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Operations - Administrative Assistant (M/F)
Il y a 6 mois
Luxembourg SOFITEX Temps pleinDescription de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...
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Financial Operations
Il y a 6 mois
Luxembourg SOFITEX Temps pleinDescription de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...
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Administrative Assistant
Il y a 5 mois
Luxembourg Chambre de Commerce Temps pleinDescription **Luxembourg City Incubator** The **Luxembourg City Incubator** is looking to hire a new team member. **Administrative Assistant (M/F)** Full-time (CDI) **The Luxembourg City Incubator (LCI) **is a startup incubator launched by the Chamber of Commerce with the City of Luxembourg as its main sponsor and hosted within the House of Startups....
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Assistant Administratif
Il y a 5 mois
Luxembourg Delhaize Luxembourg Temps pleinDescription Vous souhaitez faire partie de l’aventure Delhaize Luxembourg et effectuer un travail varié et enthousiasmant ? Vous souhaitez vous intégrer dans une enseigne dynamique et en perpétuelle évolution ? Alors rejoignez notre Service Support qui serait heureux d’accueillir: **Administrative Assistant H/F CDI-Temps Plein (40h/semaine)** **En...
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Administrative Assistants
Il y a 2 mois
Luxembourg GSK STOCKMANN Temps pleinWe are looking for Administrative Assistants (M/F/d): **Responsibilities**: - supporting the legal business teams; - drafting, editing, compiling and finalising communications and documents including legal correspondence; - providing assistance in standard or legal translations; - liaising and organising filings, subscriptions and registers with...
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Legal Directorate
Il y a 6 mois
Luxembourg SOFITEX Temps pleinDescription de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...
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Operations-Administrative Assistant
il y a 2 semaines
Luxembourg City Sofitex Talent Recruitment Temps pleinLE POSTE :For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for an: Operations - Administrative Assistant (M/F)The main objective of the Advisory Services (AS) Department is to manage the range and quality of advisory activities offered by the bank, primarily by coordinating the design and...
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Assistant Administratif
Il y a 2 mois
Luxembourg Rubicon Accounting SARL Temps pleinAssistant administratif H/F Vous serez amené, entre autres, à effectuer les tâches suivantes: - Assurer le classement des archives papiers et informatiques - Scanner des documents - Traiter et archivager le courrier - Préparer des ordres de transfert - Préparation et envoi de factures - Rédiger et mettre en page des documents (courriers,...
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Assistant Administratif
Il y a 2 mois
Luxembourg Delhaize Luxembourg Temps pleinDescription Vous souhaitez faire partie de l’aventure Delhaize Luxembourg et effectuer un travail varié et enthousiasmant ? Vous souhaitez vous intégrer dans une enseigne dynamique et en perpétuelle évolution ? Alors rejoignez notre Service Support qui serait heureux d’accueillir: **Administrative Assistant H/F CDI-Temps Plein (40h/semaine)** **En...
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Eurest - Assistant Administrative Vending (H/F)
Il y a 5 mois
Luxembourg COMPASS GROUP Temps pleinDescription **AUTOMAT Services**, est la marque de la société Eurest, spécialisée dans la distribution automatique et machine à café, à destination de client BtoB (Office, Industry, Restauration) Afin d’accompagner notre expansion et dans le cadre d’une transformation du modèle opérationnel (organisation, processus, outil) Nous recherchons en...
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Legal Directorate
Il y a 5 mois
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Administrative Assistant
Il y a 5 mois
Luxembourg CSC (Corporation Service Company) Temps plein**Administrative Assistant** **Luxembourg** **Full time, Hybrid **Some of the things you’ll be doing: You will support the Funds Solutions Services team in: - Providing administrative support to the team for the daily management of the Funds / SPVs - Liaising with clients, advisors, notaries, banks, auditors and liquidators - Liaising with other CSC...
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Assistant Administratif
Il y a 3 mois
Luxembourg T.I.GE.R Fiduciaire Temps plein**T.I.GE.R. Fiduciaire sàrl, pour son bureau situé à Bech recherche** **1 Assistant administratif M/F (jusque 25 heures/semaine)** **Vos tâches** Exécutées soit au bureau soit à distance (possibilité) - suivi des tâches administratives, à savoir rédaction et suivi factures, classement, - correspondance... - rédaction de contrats de travail, de...
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Administrative Assistant
Il y a 5 mois
Luxembourg Robert Half Luxembourg Temps pleinTo develop the team, we are looking for an Administrative Assistant (M/F/x). The office is located in the city center of Luxembourg. To develop the team, we are looking for an Administrative Assistant (M/F/x). The office is located in the city center of Luxembourg. The company is a shared services center handling the business of a large fortune. They are...
