(Senior) Administrative Assistant
il y a 4 jours
**EIF Posting**:
The **European Investment Fund (EIF)**, is seeking to recruit for its **General Secretariat - Corporate and Institutional Affairs - Governing Bodies Unit **a:
**(Senior) Administrative Assistant**
This is a full-time position
**Purpose**
The Governing Bodies Unit (GBU) executes the corporate activities needed for the Board of Directors (Board), the Audit Board and the General Meeting (GM) of the EIF to operate under their statutory roles. The Unit assists these governing bodies and their members in fulfilling their corporate role, thereby contributing to the achievement of the EIF's objectives.
The GBU further supports the Head of Corporate and Institutional Affairs (CIA) and the Secretary General in policy, strategic, procedural and governance affairs, coming within their remit, and manages the process for the admission of new shareholders.
You will provide comprehensive administrative support across the scope of the GBU's responsibilities, contributing to the efficiency and performance of the team’s overall activity.
**Operating Network**
You will support a small team of officers, alongside the team’s other assistant, and will report to the Head of GBU. You will work in close cooperation with other colleagues in the General Secretariat, the Chief Executive/Deputy Chief Executive Office and the assistant network at EIF service level.
In addition, you will also liaise closely on organisational, administrative and logístical matters with relevant EIB counterparts, in particular within the Governing Bodies Department of the General Secretariat, the Internal Audit department and the Protocol service. Interaction with the offices of the Chairman of the Board, the members and advisors of the Board of Directors, the Audit Board and external shareholding counterparts, as and when necessary.
**Responsibilities**
- Actively support the logístical organisation, coordination and preparation of internal and external meetings, in particular the meetings of the Board of Directors and the Audit Board, as well as the Annual General Meeting;
- Support the accurate and timely distribution of documents and supporting materials for the meetings of the governing bodies;
- Contribute to the administration and development of the EIF's Board and Audit Board Portals;
- Ensure effective and accurate document / information management and archiving;
- Work closely with other EIF assistants in order to facilitate the timely implementation of tasks and respect of internal procedures and deadlines relevant to the team’s efficient functioning;
- Provide back-up as necessary to the assistant to the Secretary of the Fund.
**Qualifications and requirements**
- Certified secondary-level education. Additional professional certificates or tertiary education would be a considerable advantage;
- At least three (3) years relevant professional experience in a similar role, preferably in a corporate governance environment, in the banking or financial sector;
- Understanding of, or experience in, the following areas would be an advantage:
- EIF's objectives, lines of business activity and organisation;
- EIF's and EIB's governing bodies and institutional frameworks and the environment in which they operate;
- Excellent knowledge of written and spoken English. Knowledge of another language of the European Union would be an asset;
- Excellent command of Microsoft Outlook and Microsoft Word; good command of other Microsoft Office tools.
**Competencies**
- Strong organisational skills with ability to multitask and prioritise in a fast-paced environment, whilst working with precision and attention to detail;
- Excellent interpersonal and communication skills, with developed sense of discretion and confidentiality;
- Strong work ethic, demonstrating flexibility and availability to adapt to job demands;
- Ability to work independently, as well as cooperatively within a team, fostering a good working atmosphere with constructive and positive solution-oriented attitude.
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Administrative Assistant
il y a 6 heures
Luxembourg LHH Temps pleinWe are looking for an administrative assistant for a European institution on a temporary contract lasting several months. LHH Recruitment Solutions offers extensive HR solutions through one unique brand. We are specialised in the employment of middle and top management and highly qualified professionals in contracting, temporary and permanent...
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Purchasing Administrative Assistant
il y a 5 jours
Luxembourg Vallair Temps pleinVallair is a multi-faceted aviation business that maximises the life and value of aircraft, engines and parts. **Purchasing Administrative Assistant** The Purchasing Administrative Assistant will work closely with the Purchaser Administrative Officer to support the Purchasing team and s/he reports to the Administrative Director ; **Responsibilities**: -...
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Operations - Administrative Assistant (M/F)
il y a 4 semaines
Luxembourg SOFITEX Temps pleinDescription de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...
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General Secretariat
il y a 4 semaines
Luxembourg SOFITEX Temps pleinDescription de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...
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Assistante Administrative Et Comptable
il y a 2 semaines
Luxembourg adVeci Advisors Temps pleinÀ propos de l’entreprise : Notre client est une entreprise à taille humaine (env. 30 personnes) spécialisée dans le secteur automobile. Dans un environnement dynamique, cette société recherche une **Assistante Administrative et Comptable** pour épauler directement le CEO dans la gestion quotidienne de l’entreprise. Missions : En tant...
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Assistant Administratif
il y a 6 heures
Luxembourg Spring Professional Temps plein**Employment Type** - Full Time **Contract Type** - Temp **Category** - Office Admin & Business Support **External Reference** - A1H6M000008SLRWQAU **Location** - Luxembourg **Client Description**: Notre client, un expert spécialisé dans l'asset & le wealth management est à la recherche d'un Assistant Administratif pour une durée de 2 mois. Spring...
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Administrative Assistant
il y a 6 heures
Luxembourg Axis Temps pleinFor one of our customers, we are looking for an administrative assistant to join their dynamic legal team. You will work closely with their partners/counsel and associates, as part of a team of 2 to 6 people. Your role will involve preparing, editing and formatting various documents, as well as actively participating in internal procedures. You will also be...
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Administrative Assistant
il y a 6 heures
Luxembourg Spring Professional Temps plein**Employment Type** - Full Time **Contract Type** - Temp **Category** - Banking & Financial Services **External Reference** - A1H6M000008SFUHQA2 **Location** - Luxembourg **Client Description**: Nous sommes à la recherche d'un Assistant administratif EN/FR pour l'un de nos clients, une banque renommée à Luxembourg. Il s'agit d'une mission intérim...
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Administrative Assistant
il y a 6 jours
Luxembourg Analytics & Change Temps pleinChez Analytics & Change, nous nous attachons à fournir des solutions pratiques et exploitables qui aident nos clients à atteindre leurs objectifs. En tirant parti des données, nous favorisons la prise de décision stratégique et l'excellence opérationnelle. Notre équipe collabore étroitement avec nos clients pour développer, mettre en œuvre et...
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Assistant Administratif
il y a 6 heures
Luxembourg Rubicon Accounting SARL Temps pleinAssistant administratif H/F Vous serez amené, entre autres, à effectuer les tâches suivantes: - Assurer le classement des archives papiers et informatiques - Scanner des documents - Traiter et archivager le courrier - Préparer des ordres de transfert - Préparation et envoi de factures - Rédiger et mettre en page des documents (courriers,...
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Assistante Dentaire Et Administrative
il y a 6 heures
Luxembourg Cabinet chirurgie maxillo-faciale Dr Stéphanie HAAS Temps plein**Rejoignez notre équipe dynamique en tant qu'Assistant(e) Dentaire-Administratif(ve)** Vous souhaitez évoluer dans un environnement stimulant, où chaque jour vous permet de mettre en avant vos compétences techniques et relationnelles ? Nous recherchons un(e) Assistant(e) Dentaire-Administratif(ve) pour renforcer notre équipe actuelle. **Vos missions...
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Operations - Administrative Assistant (M/F)
il y a 4 semaines
Luxembourg SOFITEX Temps pleinDescription de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...
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Assistant(E) Comptable
il y a 1 semaine
Luxembourg Charles Sandwiches (Oroma Group) Temps pleinCharles Sandwiches Recherche **un assistant comptable & administratif / H-F** **CDI à mi-temps** Dans le cadre de notre développement Charles Sandwiches recherche un assistant comptable & administratif expérimenté. Nous sommes un concept de streetfood inspiré de la culture anglosaxonne. Nous servons chaque jour des sandwichs, burgers et salades,...
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Assistante Administrative Et Comptable
il y a 1 semaine
Luxembourg Agrolux Interim Esch sur Alzette Temps pleinAgrolux Intérim SA, Spécialiste des métiers Agroalimentaires, membre du réseau RAS Intérim comptant plus de 130 agences généralistes et spécialisées en France et en Espagne recherche pour l'un de ses partenaires: **Un - Une Assistante Administrative et comptable** **Vos missions**: Gestion du standard téléphonique Prise des commandes (gestion...
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Senior Corporate Assistant
il y a 2 jours
Luxembourg Abiomis Temps plein**Senior Corporate Assistant - Family Office, Bienveillance Vous souhaitez trouver une opportunité dans laquelle vous serez à même de mettre en pratique votre savoir faire et vos compétences acquises tout au long de votre carrière ? Dans ces conditions, nous avons l’opportunité idéale pour vous ! Notre partenaire, un **Mono Family Office** à...
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Assistant Administratif
il y a 6 heures
Luxembourg T.I.GE.R Fiduciaire Temps plein**T.I.GE.R. Fiduciaire sàrl, pour son bureau situé à Bech recherche** **1 Assistant administratif M/F (jusque 25 heures/semaine)** **Vos tâches** Exécutées soit au bureau soit à distance (possibilité) - suivi des tâches administratives, à savoir rédaction et suivi factures, classement, - correspondance... - rédaction de contrats de travail, de...
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Assistant Administratif
il y a 6 heures
Luxembourg E.B.M Consulting S.A Temps plein**Qui sommes nous ?** Fondée en 2007, EBM Consulting est une société de conseil à taille humaine spécialisée dans l’IT et l’ERP SAP. En plaçant nos consultants au cœur de l’entreprise et en les associant aux décisions stratégiques et organisationnelles, nous avons pu développer nos activités et proposer nos services depuis plus de 15 ans...
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Assistant Administratif Et Commercial
il y a 3 semaines
Luxembourg GEI Temps pleinGEI recherche pour renforcer son développement un Assistant Administratif et Commercial H/F basé à Luxembourg Rattaché(e) au responsable de service, au sein d’une équipe dynamique, et en relation avec le service logistique et le service commercial, vous avez pour missions principales: Suivi des commandes clients Gestion administrative du...
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Assistant Administratif Et Juridique de Sociétés
il y a 6 heures
Luxembourg Rubicon Accounting SARL Temps pleinNous recrutons un/une Assistant administratif et juridique / Corporate officer. Vos missions, sous la supervision de votre responsable, seront les suivantes: Missions juridiques: - Gestion courante de sociétés type SOPARFI - Préparation des formulaires de dépôt au Registre de Commerce et des Sociétés - Formalités de dépôt des comptes annuels -...
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Legal Administrative Assistant
il y a 2 semaines
Luxembourg Fisogest S.A. Temps pleinNotre fiduciaire MGI Fisogest établie au Luxembourg depuis 1993 est le partenaire fiable de nos clients. Nous les accompagnons quotidiennement dans divers domaines : comptabilité et fiscalité, secrétariat social, juridique, conseil et IT, assurances. Notre approche personnelle et personnalisée nous permet d’accompagner chaque client de la meilleure...
