Plusieurs rédacteurs

L'administration communale de la Ville de Luxembourg se propose de recruter pour les besoins de la Direction des ressources humaines, du Secrétariat général, du Service Bâtiments, du Service Biens communaux et aménagement foncier, du Service Crèches, du Service Eaux et du Bierger-Center, plusieurs rédacteurs (m/f) dans le groupe de traitement B1, sous-groupe administratif et à plein temps.

a) Conditions d'admissibilité :

• être ressortissant d'un Etat membre de l'Union européenne tel que déterminé par l'article 2 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux ;
• faire preuve d'une connaissance adéquate des trois langues administratives (français, allemand et luxembourgeois) telles que définies par la loi modifiée du 24 février 1984 sur le régime des langues ;
• disposer d'un certificat de réussite à l'examen d'admissibilité dans le groupe de traitement B1, émis par le Ministre des Affaires intérieures.

b) Missions et activités principales :

1 poste auprès de la Direction des ressources humaines

Gestion administrative des recrutements

• Analyse quantitative et qualitative des besoins en recrutement déclarés par les services, créations de poste réalisées par le conseil communal ou engendrées par des mutations interservices de candidats ;
• Préparation de l'annonce et de l'aide-mémoire de l'appel à candidatures interne et externe reprenant les conditions d'admissibilité, les missions et activités principales du poste à pourvoir ainsi que les modalités de rémunération et de recrutement ;
• Traitement des demandes d'information des candidats potentiels ;
• Encodage des dossiers de candidature et envoi des accusés de réception aux candidats ;
• Analyse des dossiers de candidature (conditions d'admissibilité, lettre de motivation, expérience professionnelle, compétences des candidats par rapport aux exigences et au profil du poste vacant) ;
• Etablissement du relevé des candidatures suivant classement de l'examen ;
• Soutien et conseil au(x) service(s) lors de l'identification des candidats à retenir pour une audition ;
• Elaboration d'une fiche d'entretien ;
• Organisation et conduite des entretiens d'embauche ;
• Débriefing en vue de l'élaboration d'un consensus de la commission d'audition relatif au(x) candidat(s) à proposer ;
• Rédaction du rapport d'audition ;
• Préparation des dossiers de décision de recrutement pour le collège échevinal et/ou le conseil communal ;
• Préparation et envoi des décisions positives et négatives aux candidats ;
• Suivi du flux d'information entre les différents intervenants tout au long de la procédure de recrutement ;
• Rédaction des contrats de travail et accueil du candidat en vue de la Signature ;
• Organisation de l'entrée en service du candidat ;
• Suivi des statistiques de recrutement ;
• Divers travaux administratifs de la cellule « DPH ».

2 postes auprès du Service Bâtiments :

1 poste au département comptabilité:

Comptabilité dans le cadre des projets de construction et d'entretien du service bâtiments

• Comptabilisation des commandes, engagements et factures dans SAP ;
• Contrôle et saisie de données dans les programmes de gestion des projets du service bâtiments ;
• Demandes de subsides ;
• Décompte des travaux ;
• Rédaction de rapports financiers ;
• Demandes d'extension de marchés au collège échevinal ;
• Suivi financier des projets extraordinaires ;
• Etablissement du budget ordinaire et extraordinaire ;
• Participation à l'élaboration du programme pluriannuel du service bâtiments.

Support de la direction :

• Développement et mise en place de nouveaux outils informatiques ;
• Amélioration continue des procédures internes ;
• Respect des procédures financières ;
• Support dans les démarches financières aux départements.

Connaissances techniques et législatives particulières liées au poste :

Connaissances approfondies des procédures financières de la ville de Luxembourg

Connaissances de la législation des marchés publics

1 poste au département secrétariat :

Suivi administratif dans le cadre des projets de construction et d'entretien du service bâtiments

Marchés publics

• Organisation et suivi des soumissions publiques
• Création d'annonces pour les procédures de soumission publique nationale et européenne
• Ouverture des soumissions publiques
• Préparation des lettres de commande et de refus
• Préparation des propositions d'adjudication
• Donner support dans les démarches en matière des marchés publics aux départements techniques

Travaux administratifs

• Rédaction et formalisation des courriers et des avis
• Rédaction et formalisation des contrats de prestations avec les bureaux d'études externes
• Organisation et suivi des appels de candidature pour bureaux d'études
• Gestion des déclarations de sinistre
• Gestion du courrier et création des lettres types
• Contrôle et saisie de données dans les programmes de gestion des projets du service bâtiments

Support à la direction

• Gestion et mise en place de nouveaux outils informatiques
• Amélioration continue des procédures internes

· Divers

• Donner support dans les démarches financières aux départements techniques
• Rédaction de rapports financiers et des compte-rendu des réunions
• Assistance aux réunions de service
• Classement et archivage des documents officiels
• Gestion et organisation de l'archive du service
• Gestion et commande du matériel bureautique
• Assistance à la comptabilité du service

1 poste au Service Bierger-Center

• Tenue du registre de la population
• Déclarations d'arrivée des ressortissants des pays tiers
• Demandes de cartes d'identité et passeports luxembourgeois
• Légalisations de signatures/Copies conformes
• Inscriptions sur les listes électorales
• Enregistrement de chiens
• Délivrance et échange de vignettes parking résidentiel
• Adhésion Chèque-Service Accueil
• Mise à jour du registre de la population
• Traitement des demandes reçues par courrier

1 poste au Service Biens communaux et aménagement foncier

Comptabilité – Gestion locative-informatique

• Suivi comptable des actes authentiques :
• Lecture et analyse des actes;
• Droits hypothécaires;
• Paiement des prix/déclaration de recettes;
• Faire les demandes auprès des pouvoirs publics concernant les hypothèques occultes;
• Payer les prix de vente, le cas échéant après répartition de la somme entre les divers copropriétaires, respectivement créanciers de droits hypothécaires;
• Payer et refacturer, le cas échéant, les droits d'enregistrement et de transcription.

Suivi comptable des recettes et dépenses du service :

• Introduction des données comptables (recettes et dépenses) dans le système SAP;
• Suivi des facturations mensuelles, annuelles, taxes;
• Préparation du budget dans le système SAP;
• Extraction des données comptables pour le chef de service;
• Suivi des frais locatifs à refacturer.
• Support et correspondant informatique :
• Assurer le support quotidien hardware et software de base pour le personnel du service;
• Assurer la gestion du matériel informatique;
• Assurer le lien entre le service et les services TIC et Géomatique;
• Contrôler régulièrement les bases de données documentaires du service;
• Assurer la formation des utilisateurs aux modules spécifiques du service en matière de gestion documentaire.

1 poste auprès de l'Administration du Service Crèches

Secrétariat:

• Rédaction de tout type de courriers ou documents (avis, notes de service, demandes auprès du Collège des bourgmestre et échevins, etc.) en étroite collaboration avec la cellule dirigeante et les autres membres de l'Administration et en assurer le suivi,
• Participation aux réunions internes et externes et rédaction du compte-rendu,
• Participation à la rédaction du règlement d'ordre interne, des concepts d'action général, de la brochure du service, etc.,
• Edition, relecture et finalisation de tout type de documents du service,
• Accueil téléphonique et physique du service,
• Gestion et traitement du courrier entrant et sortant,
• Classement et archivage des documents,
• Organisation et coordination des rendez-vous et réunions,
• Garant d'une bonne liaison et d'une communication professionnelle avec les autres services de la Ville de Luxembourg (Secrétariat Général, etc.) et les prestataires externes afin de garantir un soutien administratif de qualité au service,
• Support à la cellule dirigeante dans les dossiers ministériels et autres: suivi des agréments et conventions, nouveaux projets informatiques, etc.,
• Back-up, en cas de besoin, des autres unités du service.

Ressources Humaines :

• Rédaction de tout courrier et document lié au personnel en étroite collaboration avec la cellule dirigeante et en assurer le suivi,
• Interlocuteur principal du personnel et du Service des Ressources Humaines concernant la gestion administrative journalière du personnel,
• Suivi des entrées et sorties de service, des modifications de contrats, des absences longues durées, etc.,
• Saisi des données dans les systèmes TIM et DSK,
• Demande des accès informatiques pour le personnel,
• Participation à l'établissement du plan de formation du personnel, gestion des inscriptions et du suivi des participations aux formations,
• Suivi des demandes de stage, apprentissage, etc. au sein du service et prise en charge de la gestion des conventions avec les différents établissements,
• Gestion des déclarations d'assurance,
• Support à la cellule dirigeante dans la gestion journalière du personnel.

1 poste au Service Eaux

Gestion clientèle

• Gestion et suivi de la clientèle (Divers demandes de changements, réclamations, demandes d'informations, qualité, ... ), analyses, corrections, réponses clients ;
• Rédaction d'avis demandés par le CE ou autres services avec investigations éventuelles;
• Agent call-center ;
• Aide à la gestion et au suivi de divers projets du Département Relations Citoyens ;
• Réception de la clientèle au Desk-Client ;
• Facturation eau/eaux usées (Récolte des données lectures, plausibilité, facturation XAP, contrôles, documents internes, interfaces SAP, ...) ;
• Gestion de lettres en masses ;
• Contrôle de la qualité des données XAP, Derago (lecture), réponse clientèle, ;
• Aide au contrôle de la qualité des données XAP, Derago (lecture), réponse clientèle, ;
• Aide à la mise en place et au suivi des procédures et processus du Département Relation Citoyens ;
• Participer à diverses réunions internes e externes ;
• Participer à des formations selon les besoins du service ;
• Assurer un contact client aisée, aimable et respectueux.

c) Profil :

Pour pouvoir assurer sa mission, le candidat doit :

• avoir de bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse, de gestion et de calcul ;
• être doté des compétences sociales suivantes :
• faculté de travail autonome ;
• bonnes connaissances informatiques ;
• bon esprit d'organisation et de coordination ;
• bon esprit d'initiative ;
• aisance au niveau des relations interpersonnelles ;
• bonnes facultés de communication ;
• faculté de travail en équipe ;
• sens des responsabilités.

Les candidat(e)s voudront indiquer le numéro de téléphone par lequel ils/elles pourront être contacté(e)s.