Plusieurs rédacteurs

L'administration communale de la Ville de Luxembourg se propose de recruter pour les besoins de la Direction des ressources humaines, du Secrétariat général, du Service Bâtiments, du Service Biens communaux et aménagement foncier, du Service Enseignement, du Service Logement et du Bierger-Center, plusieurs rédacteurs (m/f) dans le groupe de traitement B1, sous-groupe administratif et à plein temps.

a) Conditions d'admissibilité :

• être ressortissant d'un Etat membre de l'Union européenne tel que déterminé par l'article 2 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux ;
• faire preuve d'une connaissance adéquate des trois langues administratives (français, allemand et luxembourgeois) telles que définies par la loi modifiée du 24 février 1984 sur le régime des langues ;
• disposer d'un certificat de réussite à l'examen d'admissibilité dans le groupe de traitement B1, émis par le Ministre des Affaires intérieures.

b) Missions et activités principales :

1 poste auprès de la Direction des ressources humaines

Gestion administrative des recrutements

• Analyse quantitative et qualitative des besoins en recrutement déclarés par les services, créations de poste réalisées par le conseil communal ou engendrées par des mutations interservices de candidats ;
• Préparation de l'annonce et de l'aide-mémoire de l'appel à candidatures interne et externe reprenant les conditions d'admissibilité, les missions et activités principales du poste à pourvoir ainsi que les modalités de rémunération et de recrutement ;
• Traitement des demandes d'information des candidats potentiels ;
• Encodage des dossiers de candidature et envoi des accusés de réception aux candidats ;
• Analyse des dossiers de candidature (conditions d'admissibilité, lettre de motivation, expérience professionnelle, compétences des candidats par rapport aux exigences et au profil du poste vacant) ;
• Etablissement du relevé des candidatures suivant classement de l'examen ;
• Soutien et conseil au(x) service(s) lors de l'identification des candidats à retenir pour une audition ;
• Elaboration d'une fiche d'entretien ;
• Organisation et conduite des entretiens d'embauche ;
• Débriefing en vue de l'élaboration d'un consensus de la commission d'audition relatif au(x) candidat(s) à proposer ;
• Rédaction du rapport d'audition ;
• Préparation des dossiers de décision de recrutement pour le collège échevinal et/ou le conseil communal ;
• Préparation et envoi des décisions positives et négatives aux candidats ;
• Suivi du flux d'information entre les différents intervenants tout au long de la procédure de recrutement ;
• Rédaction des contrats de travail et accueil du candidat en vue de la Signature ;
• Organisation de l'entrée en service du candidat ;
• Suivi des statistiques de recrutement ;
• Divers travaux administratifs de la cellule « DPH ».

2 postes auprès du Service Bâtiments :

1 poste au département comptabilité:

Comptabilité dans le cadre des projets de construction et d'entretien du service bâtiments

• Comptabilisation des commandes, engagements et factures dans SAP ;
• Contrôle et saisie de données dans les programmes de gestion des projets du service bâtiments ;
• Demandes de subsides ;
• Décompte des travaux ;
• Rédaction de rapports financiers ;
• Demandes d'extension de marchés au collège échevinal ;
• Suivi financier des projets extraordinaires ;
• Etablissement du budget ordinaire et extraordinaire ;
• Participation à l'élaboration du programme pluriannuel du service bâtiments.

Support de la direction :

• Développement et mise en place de nouveaux outils informatiques ;
• Amélioration continue des procédures internes ;
• Respect des procédures financières ;
• Support dans les démarches financières aux départements.

Connaissances techniques et législatives particulières liées au poste :

Connaissances approfondies des procédures financières de la ville de Luxembourg

Connaissances de la législation des marchés publics

1 poste au département secrétariat :

Suivi administratif dans le cadre des projets de construction et d'entretien du service bâtiments

Marchés publics

• Organisation et suivi des soumissions publiques
• Création d'annonces pour les procédures de soumission publique nationale et européenne
• Ouverture des soumissions publiques
• Préparation des lettres de commande et de refus
• Préparation des propositions d'adjudication
• Donner support dans les démarches en matière des marchés publics aux départements techniques

Travaux administratifs

• Rédaction et formalisation des courriers et des avis
• Rédaction et formalisation des contrats de prestations avec les bureaux d'études externes
• Organisation et suivi des appels de candidature pour bureaux d'études
• Gestion des déclarations de sinistre
• Gestion du courrier et création des lettres types
• Contrôle et saisie de données dans les programmes de gestion des projets du service bâtiments

Support à la direction

• Gestion et mise en place de nouveaux outils informatiques
• Amélioration continue des procédures internes

· Divers

• Donner support dans les démarches financières aux départements techniques
• Rédaction de rapports financiers et des compte-rendu des réunions
• Assistance aux réunions de service
• Classement et archivage des documents officiels
• Gestion et organisation de l'archive du service
• Gestion et commande du matériel bureautique
• Assistance à la comptabilité du service

1 poste au Service Bierger-Center

• Tenue du registre de la population
• Déclarations d'arrivée des ressortissants des pays tiers
• Demandes de cartes d'identité et passeports luxembourgeois
• Légalisations de signatures/Copies conformes
• Inscriptions sur les listes électorales
• Enregistrement de chiens
• Délivrance et échange de vignettes parking résidentiel
• Adhésion Chèque-Service Accueil
• Mise à jour du registre de la population
• Traitement des demandes reçues par courrier

1 poste au Service Biens communaux et aménagement foncier

Comptabilité – Gestion locative-informatique

• Suivi comptable des actes authentiques :
• Lecture et analyse des actes;
• Droits hypothécaires;
• Paiement des prix/déclaration de recettes;
• Faire les demandes auprès des pouvoirs publics concernant les hypothèques occultes;
• Payer les prix de vente, le cas échéant après répartition de la somme entre les divers copropriétaires, respectivement créanciers de droits hypothécaires;
• Payer et refacturer, le cas échéant, les droits d'enregistrement et de transcription.

Suivi comptable des recettes et dépenses du service :

• Introduction des données comptables (recettes et dépenses) dans le système SAP;
• Suivi des facturations mensuelles, annuelles, taxes;
• Préparation du budget dans le système SAP;
• Extraction des données comptables pour le chef de service;
• Suivi des frais locatifs à refacturer.
• Support et correspondant informatique :
• Assurer le support quotidien hardware et software de base pour le personnel du service;
• Assurer la gestion du matériel informatique;
• Assurer le lien entre le service et les services TIC et Géomatique;
• Contrôler régulièrement les bases de données documentaires du service;
• Assurer la formation des utilisateurs aux modules spécifiques du service en matière de gestion documentaire.

1 poste au département comptabilité auprès du Service Logement

Gestion financière

• Demande des devis pour commandes de matériel administratif et mobilier pour le Service Logement ;
• Établissement des bons de commande (des 3 départements) ;
• Contrôle et validation des factures ;
• Contrôle et validation des factures relatives à la location compteurs/matériel et la consommation en matière d'eau, d'électricité, gaz, chauffage urbain, combustibles et enlèvement déchets ;
• Solder les factures afin de libérer les montants réservés et non utilisés ;
• Appliquer l'article budgétaire approprié ;
• Vérifier la disponibilité d'un crédit sur l'article concerné ;
• Participer à l'établissement annuel du budget du service ;
• Encoder le budget annuel du service dans SAP ;
• Surveiller continuellement l'utilisation du budget.

Facturation

• Établir des factures journalières pour les prestations de service aux locataires du département technique ;
• Établir les factures mensuelles des indemnités d'occupation des résidents des 2 Centres d'hébergement d'urgence ;
• Établir des notes de crédit en cas d'un remboursement d'une indemnité d'occupation d'un résident du centre d'hébergement en cas d'un hébergement ;
• Établir les factures des indemnités d'occupation des locataires (pendant une procédure judiciaire, résiliation contrat, ...) ;
• Établir les factures des jetons ;
• Établir les factures aux propriétaires en cas d'une fermeture chambre (société de déménagement, huissier de justice, hygiène, 3 mois loyers des locataires) ;
• Établir les factures aux locataires en cas de nettoyage des parties communes (société de déménagement, huissier de justice, frais de dépôt après 3 mois de stockage, hygiène, ...) ;
• Établir des factures en cas de déplacement à plusieurs reprises pour ouverture ;
• Établir des factures pour frais de déménagement lors d'une expulsion forcée ;
• Réclamation auprès des fournisseurs en cas de problèmes avec les factures.

Traitement et décomptes des charges locatives

• Contrôle et validation des factures (électricité, eau, chauffage, ascenseur ...) ;
• Encodage des factures à charge des locataires pour le décompte annuel ;
• Établissement des décomptes locataires ;
• Établissement du relevé pour le décompte des frais de chauffage/frais eau ;
• Impression des décomptes pour le dossier physique du locataire ;
• Gestion et traitement des réclamations des locataires relatives aux décomptes ;
• Rédaction de courrier pour ajuster les charges locatives, visant à prévenir des écarts significatifs dans les décomptes.

Poubelles

• Commande et résiliation des poubelles pour les logements.

Compteurs

• Gestion des affectations des compteurs pour l'eau, le gaz et l'électricité (nouvelles affectations, résiliations, changement d'affectation) ;
• Communication des visites techniques en informant le secrétariat technique des inspections nécessaires sur site en cas de consommations suspectes pour vérification ;
• Intervention sur site en déployant un agent technique pour la lecture des compteurs ou l'identification des numéros, et coordonner les rendez-vous sur place avec les représentants de ISTA et Brunata.

1 poste au Service Enseignement

Travaux de secrétariat et divers :

• Gestion du courrier ;
• Gestion des e-mails ;
• Accueil téléphonique ;
• Rédaction de courriers au collège échevinal, conseil communal, services communaux;
• Rédaction de lettres, circulaires (parents, enseignants, externes, ...) ;
• Participation à la rédaction de différents dépliants et brochures (ex. mise à jour annuelle du dépliant "Les écoles de la Ville") ;
• Gestion des frais de route (service Enseignement et personnel des écoles) ;
• Gestion des représentants des parents d'élèves, organisation des élections, contrôle et mise à jour du fichier y relatif ;
• Participation à l'organisation d'Intervilles (rencontres sportives élèves - Metz, Trèves, Luxembourg, Eupen) ;
• Organisation de programmes d'éducation routière (Kuck a Klick...) ;
• Organisation de Drogepreventioun ;
• Organisation de campagnes de vaccination ;
• Transfert et envoi des bilans des élèves ayant changé d'école ou de commune incluant la saisie dans Scolaria ;
• Gestion des abonnements de parking;
• Diverses charges au Service de l'enseignement.

Commission scolaire :

• Convocations ;
• Rédaction des rapports ;
• Gestion des groupes de travail ;
• Gestion des jetons pour les membres de la commission scolaire.

Organisation séjours pour les classes de l'enseignement fondamental :

• Gestion des courriers et de l'organisation du transport, incluant les demandes d'offre et l'établissement des bons de commande pour les entreprises de transport et les auberges de jeunesse ;
• Suivi des fiches de renseignement des moniteurs et établissement des ordres de paiement permettant à la DRH de procéder à la rémunération ;
• Agir en tant qu'interlocuteur principal pour les enseignants, les moniteurs et les auberges de jeunesse.

Transports scolaires :

• Organisation des navettes scolaires régulières ;
• Organisation des courses spéciales (activités scolaires, sorties pédagogiques, ...), incluant la gestion des demandes d'offre, l'établissement des bons de commande pour les entreprises de transport, et le contrôle de la fréquence des demandes.

Déclarations d'accident :

• Agir en tant qu'interlocuteur pour le personnel des écoles ;
• Gestion des déclarations d'accident.

c) Profil :

Pour pouvoir assurer sa mission, le candidat doit :

• avoir de bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse, de gestion et de calcul ;
• être doté des compétences sociales suivantes :
• faculté de travail autonome ;
• bonnes connaissances informatiques ;
• bon esprit d'organisation et de coordination ;
• bon esprit d'initiative ;
• aisance au niveau des relations interpersonnelles ;
• bonnes facultés de communication ;
• faculté de travail en équipe ;
• sens des responsabilités.

Les candidat(e)s voudront indiquer le numéro de téléphone par lequel ils/elles pourront être contacté(e)s.