Administrative Assistant

il y a 2 semaines


Luxembourg, Luxembourg Avega S.à r.l. Temps plein

AVEGA is a full-service provider based in the Grand-Duchy of Luxembourg, which supports its clients in order to face the operational and regulatory challenges. Our experienced team is dedicated to providing to our client pool the highest quality of services. These services range from Fund Accounting, Investor Reporting, Regulatory Reporting to Transfer Agency, Domiciliation, Corporate Secretary and much more. Our clients include well-known and internationally operating Funds with a strong focus on real estate, venture capital, private equity, private debt and infrastructure. Newest member of the Avega Group is Avega Fund Services S.à r.l., a Professional of the Financial Sector (PSF - in the licensing process), focusing exclusively on serving Funds, Limited Partners and General Partners from the alternative investment sector.

To sustain our company ́s growth, we are currently looking for a

Administrative Assistant

Your mission

  • Assist the legal assistant / legal counsel in the administrative tasks related to the portfolio of SPVs
  • Administrative support including handling of courier, set-up of conference calls and welcoming guests
  • Prepare basic standard documents such as PoAs, excuse letters, acceptance letters etc.
  • Assist in the organization and preparation of board, shareholders' and other meetings with a focus on administrative aspects
  • Collect signatures under the supervision of a legal assistant or a legal counsel
  • Filings with the Register of Commerce and Companies
  • Filing and administration of legal documents

Your profile

  • You have at least 1 year experience in a similar role in Luxembourg
  • Your style of working is characterized by diligence, reliability and respect of confidentiality
  • You have the capacity and affinity to work in an international and teamwork-orientated environment
  • You are proficient in using Microsoft Office
  • You are fluent in English; good skills in German and/or French will be considered an asset

What you can expect

  • Modern office in the financial district Kirchberg in Luxembourg
  • Harmonious and stable working environment
  • Good work-life-balance and flexible working hours
  • Training for your individual career development
  • 30 days of vacation and meal vouchers
  • Reimbursement of public transport costs
  • Supplementary health insurance
  • Parking facilities for rent (within walking distance)
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  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines


    Luxembourg, Luxembourg Delhaize Luxembourg Temps plein

    Vous souhaitez faire partie de l'aventure Delhaize Luxembourg et effectuer un travail varié et enthousiasmant ? Vous souhaitez vous intégrer dans une enseigne dynamique et en perpétuelle évolution ? Alors rejoignez notre Service Support qui serait heureux d'accueillir:**Administrative Assistant H/F CDI-Temps Plein (40h/semaine)****En un mot**:Un...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines


    Luxembourg, Luxembourg Extra Time Temps plein

    Notre mission est d'aider nos clients à libérer du temps de manière à pouvoir suffisamment en consacrer à ce qui est vraiment important pour eux. Extra Time _talents _aide les entreprises et les professionnels à construire des relations de travail fructueuses.Extra Time | _talents_ recrute pour le compte d'une société luxembourgeoise active dans le...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines


    Luxembourg, Luxembourg ALEGYO MANAGEMENT Temps plein

    **Assistant Administratif (Temps Partiel ou Temps Plein) CDI**Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) dynamique pour rejoindre notre équipe. Les principales responsabilités incluent le classement, le rangement et la numérisation de documents au bureau.**Principales tâches**:- Classement et organisation de documents- Rangement général du...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines


    Luxembourg, Luxembourg Select Luxembourg Temps plein

    **Descriptif de l'organisation et du département**Notre client est un cabinet d'avocats international implanté à Luxembourg. Dans le cadre de leur constante croissante, Select recrute un(e) Assistant Administratif / Facturation.**Description de fonction**En tant qu'Assistant Administratif / Facturation, vous rejoindrez une équipe dynamique et apporterez...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines


    Luxembourg, Luxembourg Fromagerie de Luxembourg Temps plein

    La fromagerie, créée en 1981 est spécialisée dans les produits italiens et plus particulièrement la mozzarella. Nous collectons le lait en direct des exploitations laitières au Luxembourg et transformons aujourd'hui litres de lait quotidiennement du lundi au samedi pour le plus grand plaisir de nos clients **Nous recherchons un Assistant Administratif...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines


    Luxembourg, Luxembourg Axis Temps plein

    Nous recherchons pour l'un de nos clients, un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre leur équipe juridique dynamique.Vous travaillerez en étroite collaboration avec leurs associé(s) / counsel et collaborateurs, au sein d'une équipe de 2 à 6 personnes. Votre rôle consistera à préparer, modifier et mettre en forme divers documents, ainsi...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines


    Luxembourg, Luxembourg E.B.M Consulting S.A Temps plein

    **Qui sommes nous ?**Fondée en 2007, EBM Consulting est une société de conseil à taille humaine spécialisée dans l'IT et l'ERP SAP. En plaçant nos consultants au cœur de l'entreprise et en les associant aux décisions stratégiques et organisationnelles, nous avons pu développer nos activités et proposer nos services depuis plus de 15 ans au...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines


    Luxembourg, Luxembourg Croix-Rouge luxembourgeoise Temps plein

    **Un assistant administratif (M/F/D) - référence : 3203**pour son service « Aides matérielles et alimentaires », à pourvoir dès que possible, en CDI à 30h/semaine(20h/semaine les 2 premiers mois).[nbsp]Missions:L'assistant administratif participe activement à la gestion quotidienne du service et assiste le chargé de direction à travers les tâches...

  • Administrative Assistant

    il y a 2 semaines


    Luxembourg, Luxembourg Manpower Luxembourg Intérim SA Temps plein

    Manpower is recruiting for one of its clients in Luxembourg, a European Institution: (Senior) Administrative Assistant (M/W/X) Job Description: The (Senior) Administrative Assistant will work in close cooperation with a team of professionals and other administrative/operational assistants. The (Senior) Administrative Assistant will provide secretarial and...


  • Luxembourg, Luxembourg Hays Luxembourg Temps plein

    As part of an interim mission, our international financial client based in Luxembourg is seeking an Administrative Assistant to provide support to senior managers.As an Administrative Assistant, the candidate is the first point of contact for internal and external inquiries. Main responsibilities :Calendar ManagementTravel coordination: managing complex...

  • Administrative Assistant

    il y a 2 semaines


    Luxembourg, Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    This position is based at our Luxembourg headquarters and requires regular office presence. The EIB offers you the opportunity to live and work in a truly international and multi-cultural environment. We also offer relocation support.The EIB, the European Union's bank is seeking to recruit for its Operations Directorate (OPS), Operations Support Department...

  • Administrative Assistant

    il y a 2 semaines


    Luxembourg, Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    The EIB, the European Union's bank, is seeking to recruit for its Projects Directorate (PJ), Mobility Department (MOBILITY), Strategic Roads Division (ROADS) at its headquarters in Luxembourg, a (Senior) Administrative Assistant.This is a full-time position at grade 1/2 for which the EIB offers a permanent contract._ Panel interviews are anticipated for...


  • Luxembourg, Luxembourg GEI Temps plein

    GEI recherche pour renforcer son développement un Assistant Administratif et Commercial H/F basé à LuxembourgRattaché(e) au responsable de service, au sein d'une équipe dynamique, et en relation avec le service logistique et le service commercial, vous avez pour missions principales:Suivi des commandes clientsGestion administrative du stockSaisie et...

  • Administrative Assistant

    il y a 2 semaines


    Luxembourg, Luxembourg Oaktree Capital Management, L.P. Temps plein

    Our CompanyLFE European Asset Management (the "Company") is a joint venture between Brookfield Asset Management and Oaktree Capital Management and is a regulated entity supervised by the Luxembourg Commission de Surveillance du Secteur Financier (CSSF) to provide services as alternative fund manager across Europe. Our role is to provide independent...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines


    Luxembourg, Luxembourg Spring Professional Temps plein

    **Employment Type**- Full Time**Contract Type**- Temp**Category**- Office Admin & Business Support**External Reference**- A1H6M000007K3M7QAA**Location**- Luxembourg**Client Description**:Notre client, un expert spécialisé dans l'asset & le wealth Management est à la recherche d'un Assistant Administratif pour une durée d'1 mois avec un renouvellement de...

  • Administrative Assistant

    il y a 2 semaines


    Luxembourg, Luxembourg Robert Half Luxembourg Temps plein

    To develop the team, we are looking for an Administrative Assistant (M/F/x). The office is located in the city center of Luxembourg.To develop the team, we are looking for an Administrative Assistant (M/F/x). The office is located in the city center of Luxembourg.The company is a shared services center handling the business of a large fortune. They are...


  • Luxembourg, Luxembourg Vallair Temps plein

    Purchasing Administrative AssistantThe Purchasing Administrative Assistant will work closely with the Purchaser Administrative Officer to support the Purchasing team and s/he reports to the Administrative Director;Responsibilities: Proceed to the management of purchase invoices according to the procedure in place. Ensure the followup of the validation...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines


    Luxembourg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État**Qui recrute ?**:Ministère des Affaires étrangères et européennes - Direction de l'immigration**Missions**:- En tant qu'assistant administratif vous intègrerez la Cellule "Support administratif" du Service Etrangers de la Direction de l'immigration qui est en charge de l'accueil du public et du support des gestionnaires...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines


    Luxembourg, Luxembourg PRO INTER Temps plein

    Nous recrutons un **ASSISTANT ADMINISTRATIF / COMMERCIAL (H/F)** afin de renforcer notre équipe PRO INTER sur le Luxembourg.Dans le cadre de vos fonctions, vous participez activement au développement de l'agence à travers un soutien administratif, commercial et RH.Vous assurez principalement:- L'accueil physique et téléphonique- La gestion des documents...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines


    Luxembourg, Luxembourg Transman Consulting Temps plein

    **Société**:Notre client, une société mondialement connue, et reconnue, leader dans son domaine d'activité, est actuellement à la recherche d'un/une:**Assistant Administratif & Commercial (M/F)**Directement rattaché(e) au Responsable Commercial, vous aurez pour principale mission de contribuer au suivi des offres commerciales de la...