Assistant Administratif

**Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire
**Qui recrute ?**:
Ministère de la Santé et de la Sécurité sociale - Département ministériel

**Missions**:

- L'assurance maladie-maternité vise à assurer l'accès équitable à des soins de santé de qualité pour toute la population protégée, indépendamment du statut social ou du revenu et de garantir la sécurité financière en cas de maladie. Elle vise un taux de couverture optimal de la population ainsi qu'une prise en charge complète dans les limites de « l'utile et du nécessaire ».
- En 2024, l’assurance maladie-maternité du Grand-Duché de Luxembourg couvre une population protégée d’environ 968.500 personnes, (dont deux tiers de résidents, et un tiers non résidents) et dispose d’un budget de plus de 4.500 millions d’euros.
- L'assurance dépendance a principalement pour objet la prise en charge des aides et soins de la personne dépendante, qui vit à domicile ou dans un établissement d'aides et de soins. La prise en charge de ces dépenses par la collectivité se justifie à la fois par la généralité et l'uniformité du risque qui peut toucher tout un chacun à n'importe quel âge et par l'importance des frais qui ne peuvent guère être assumés par une personne seule ou même par sa famille.
- En 2024, l’assurance dépendance compte 17.000 bénéficiaires d'aides et de soins dont deux tiers vivent à domicile et dispose d’un budget de plus de 1.000 millions d’euros.
- Face aux nombreux défis tels la digitalisation, la situation financière, l’évolution de la médecine, le vieillissement de la population, le Service « Assurance maladie-maternité et Assurance dépendance » du nouveau M3S cherche un assistant administratif. Vous travaillez sous la responsabilité hiérarchique du coordinateur du service « Assurance maladie-maternité et Assurance dépendance » et intervenez en support pour toutes les activités administratives du service. Vous collaborez étroitement avec les institutions et administrations de sécurité sociale et de la santé et de toutes les unités organisationnelles du M3S dont les activités s’adossent à l’assurance maladie et à l’assurance dépendance.
- Vos missions principales sont les suivantes:

- En tant qu’assistant administratif au service « Assurance maladie-maternité et Assurance dépendance » vous coordonnez la correspondance entrante et sortante;
- Vous préparez et mettez en forme des courriers et courriels et rédigez des réponses à des courriers relevant des affaires courantes du service, préparez des transmis et des accusés de réception;
- En concertation avec le supérieur hiérarchique, vous établissez et suivez une mise à jour hebdomadaire des tâches du service et contribuez à l’élaboration de statistiques et de rapports;
- Vous suivez les délais endéans lesquels le courrier entrant doit avoir été traité par le service;
- Vous effectuez des recherches relatives à la correspondance;
- Vous fournissez une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes et soutenez le service pour le traitement et l’archivage du courrier dans le système de gestion électronique;
- Vous assurez une assistance au niveau de l’accueil physique et téléphonique du service;
- Vous élaborez un planning d’organisation, convoquez les parties concernées et veillez à la réservation et à l’équipement adéquat des locaux;
- Vous préparez l’organisation pratique d’évènements;
- Vous êtes le secrétaire remplaçant de la Commission de surveillance et fournissez au besoin un support administratif dans tous les domaines et notamment la préparation et l’envoi des convocations, la rédaction des procès-verbaux, l’organisation logistique des réunions;
- Vous êtes amené à participer aux réunions de concertation et de présentation concernant les sujets relevant de l’assurance maladie-maternité et de l’assurance dépendance et à rédiger les procès-verbaux.

**Profil**:
**Compétences techniques**
- Vous savez travailler avec Word, Excel et Powerpoint;
- Vous savez gérer des calendriers sous Outlook;
- Vous savez appliquer les outils de la gestion électronique des documents, de préférence SIDOC;
- Vous savez travailler avec un Intranet ainsi qu’avec une plateforme d’échange (technologie Sharepoint).

**Compétences comportementales**
- Analyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l’information dans une synthèse complète et cohérente;
- S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
- Partager son savoir-faire : Vous montrez, transmettez et partagez vos connaissances, expériences et vos méthodes de travail;
- Coopérer : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées, aussi bien dans un environnement présentiel qu’au niveau d’une collaboration virtuelle et à distance, et en contribuant à la résoluti