Office Manager

**Vacancy Name**
- Office Manager (m/w/d)

**Vacancy No**
- VN943

**Work Location**
- Howald

**DE**

**Volkswagen Losch Financial Services**, ein Joint Venture zwischen Volkswagen Financial Services AG und der Losch-Gruppe ist langjähriger kompetenter Leasing-Partner für die Marken Volkswagen, Audi, ŠKODA, SEAT, Volkswagen Nutzfahrzeuge, Bentley, Lamborghini, Porsche, MAN, NEOPLAN in Luxemburg.
- Wir suchen Menschen, die mit ihrer Leidenschaft für das Automobil-Geschäft Außergewöhnliches vollbringen und bereit sind, sich zusammen im Team dafür einzusetzen, dass Losch seine führende Position im Luxemburger Automobilmarkt weiter ausbauen kann.
- Um unser bestehendes Team in Howald zu verstärken, suchen wir ab sofort eine(n) engagierte(n):
**Office Manager (m/w/d)**

**Aufgaben**
- Administrative Tätigkeiten wie z.B. allgemeine Assistenzaufgaben, Koordination der Ein
- und Ausgangspost etc.
- Organisation und Protokollierung von internen und externen Meetings sowie der Verwaltung des Kalenders
- Unterstützung in der Vorbereitung von Dokumentationen für Meetings
- Verwaltung, Organisation und Optimierung von Arbeitsprozessen
- Enge Zusammenarbeit mit dem Personal und Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Ablaufs der Prozesse bzw. Einhaltung interner Richtlinien
- Sicherstellung und Koordination der Absprache zwischen einzelnen Abteilungen des Unternehmens
- Gewährleistung der Schnittstelle mit den verschiedenen Shareholdern und Dienstleistern des Unternehmens
- Unterstützung und Mitwirkung bei Sonderaufgaben und Projekten

**Profil**
- Abgeschlossenes Studium im Office
- oder Projekt-Management oder vergleichbarer kaufmännischer Abschluss
- Möglichst erste Berufserfahrung in vergleichbarer Position im Assistenzbereich oder in der Projektarbeit
- Hervorragende Kenntnisse in Outlook, Word und Teams sowie sicherer Umgang mit den übrigen MS-Office-Programmen
- Ausgeprägtes Organisationstalent und Freude am Kontakt mit Menschen
- Einsatzbereitschaft und persönliches Engagement sowie eine hohe IT-Affinität
- Selbständige Arbeitsweise und Zuverlässigkeit sowie ausgeprägtes analytisches Denkvermögen
- Überdurchschnittliche Team
- & Kommunikationsfähigkeit
- Fließende Deutsch
- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch sowie Luxemburgisch wünschenswert
- __________________________________________________
- Volkswagen Losch Financial Services, a joint venture between Volkswagen Financial Services and the Losch Group is a long-standing competent leasing partner for the brands Volkswagen, Audi, ŠKODA, SEAT, Volkswagen Commercial Vehicles, Bentley, Lamborghini, Porsche, MAN, NEOPLAN in Luxembourg.
- We are looking for people who, with their passion for the automotive business, can achieve extraordinary things and are willing to work together as a team to ensure that Losch can continue to expand its leading position in the Luxembourg automotive market.
- To strengthen our existing team in Howald, we are looking for an:
**Office Manager (m/w/d)**

**Responsabilités**
- Tâches administratives telles que l'assistance générale, la coordination du courrier entrant et sortant, etc.
- L'organisation et la rédaction de rapports de réunions internes et externes, ainsi que la gestion du calendrier
- Soutien dans la préparation de la documentation pour les réunions
- Gestion, organisation et optimisation des processus de travail
- Travailler en lien avec le personnel et assurer le bon déroulement des processus et le respect des directives internes.
- Assurer et coordonner la communication entre les différents départements de l'entreprise.
- Assurer l'interface avec les différents actionnaires et prestataires de services de l'entreprise
- Soutenir et participer aux tâches et projets spéciaux

**Qualifications et Compétences**
- Diplôme de fin d'études dans le domaine de la gestion de bureau ou de projet ou diplôme commercial équivalent
- Première expérience professionnelle de préférence dans un poste similaire dans le domaine de l'assistance ou dans le travail de projet
- Excellente connaissance d'Outlook, de Word et de Teams, ainsi que maîtrise des autres outils MS-Office
- Un talent d'organisation prononcé et un plaisir à être en contact avec les gens
- Disponibilité et engagement personnel ainsi qu'une grande affinité avec l'informatique
- Méthode de travail autonome et fiabilité, ainsi qu'une capacité de réflexion analytique prononcée
- Capacité à travailler en équipe et à communiquer supérieure à la moyenne
- Connaissances courantes de l'allemand et du français à l'oral et à l'écrit, anglais et luxembourgeois souhaitables

**Your Responsibilities**
- Administrative tasks such as general assistance tasks, coordination of incoming and outgoing mail, etc.
- Organizing and taking minutes of internal and external meetings as well as managing the calendar.
- Providing support in the preparation of documentation for meetings
- Managing, organizing