Agent de Support Administratif

**Statut** : Employé de l'État

**Qui recrute ?**:
Corps grand-ducal d’incendie et de secours

**Missions**:

- La mission principale est de gérer et d’assurer l’exécution des tâches administratives, d’assister le directeur et les chefs de départements de la Direction Médicale et de la Santé (DMS) afin d’optimiser la gestion de leur activité, ainsi que de contribuer au bon fonctionnement de la direction:

- Assurer l’accueil téléphonique et physique ainsi que la gestion de l’agenda pour le directeur de la DMS;
- Être un des points de contact de la DMS pour les autres directions et départements;
- Assister les chefs de département de la DMS en matière de gestion administrative;
- Traiter et assurer le suivi du courrier entrant et sortant de la DMS (avis de réception, lettres recommandées, gestion du courrier interne et externe);
- Gérer la réservation des voitures de service de la DMS;
- Rédiger des rapports et des notes pour le besoin de la Direction Médicale et de la Santé;
- Assurer la gestion et l’archivage des différents documents, demandes et dossiers;
- Préparer et assurer le suivi des dossiers de la DMS pour le Conseil Administratif (CA).

**Profil**:
**Compétences techniques**
- Savoir se présenter et communiquer de façon professionnelle;
- Maîtriser les outils bureautiques et informatiques mis à disposition (Windows, MS Office, etc.);
- Faire preuve d’autonomie, de flexibilité, de polyvalence, d’empathie et de serviabilité;
- Sens de l’organisation, de la rigueur et des priorités.

**Compétences comportementales**
- Comprendre : Vous collectez, comprenez et traitez des informations et données, le cas échéant dans un environnement digital;
- Mettre en
- uvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
- Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
- Coopérer : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées, aussi bien dans un environnement présentiel qu’au niveau d’une collaboration virtuelle et à distance, et en contribuant à la résolution de conflits entre collaborateurs;
- Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
- Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
- S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
- S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

**Atouts**
- Disposer d’une expérience dans le domaine de l’accueil et du secrétariat;
- Être en possession d’un permis de conduire « B » représente un atout.

**Conditions d’admission**:
**Poste d'employé de l'État**

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

**Diplômes**

Vous avez suivi avec succès l’enseignement des 5 premières années d’études dans un établissement d’enseignement secondaire ou vous avez réussi le cycle moyen de l’enseignement secondaire technique soit du régime technique, soit du régime de la formation du technicien ou vous avez obtenu le diplôme d’aptitude professionnelle ou vous pouvez présenter une attestation portant sur des études reconnues équivalentes.

**Expérience**

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

**Langues**

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité C1.

**Nationalité**

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.