Operations Officer

At Ayvens, progress starts with you.

Our ambitions to shape the future of sustainable mobility are powered by our talent. Join us, and get better with every move.

Ayvens est le leader du leasing opérationnel à Luxembourg, en Europe et dans le monde. Filiale du groupe Société Générale, société de services, le client est au cœur de notre organisation. Notre force, c’est notre équipe : 155 personnes qui, par leur enthousiasme, leur engagement et leur bonne humeur développent l’entreprise depuis 1985.

Ayvens à Luxembourg est aussi une des toutes premières sociétés à s’engager pour la RSE, la Responsabilité Sociétale des Entreprises, en obtenant le label de l’INDR en 2011 et en signant la charte de la Diversité en 2013.

En 2017, 2019, 2021 et 2023 l’institut Great Place To Work® a labellisé Ayvens Luxembourg en tant qu’entreprise dans laquelle il fait bon travailler à l’issue d’une enquête menée auprès de tous ses collaborateurs.

Order & Delivery Officer - Agent au Service Commandes et Livraisons

(CDD 6 mois)

Au sein du service en charge des livraisons des véhicules neufs, votre rôle est décisif pour la qualité des prestations garanties à nos clients et la satisfaction de ceux-ci. En interaction permanente avec les autres services, nos fournisseurs et nos clients, vous rapportez au Delivery Supervisor.

Les tâches principales de cette fonction sont:
- L'émission des commandes de véhicules neufs et accessoires, la transmission aux fournisseurs et la confirmation de commande aux clients- Le suivi des délais de livraison ; informer proactivement les clients et les fournisseurs- La gestion des démarches administratives en matière d'immatriculation en collaboration avec nos fournisseurs, partenaires locaux et étrangers (transfert de plaque, plaque spéciale, détenteur, etc.)- Mandater les sous-traitants (antivol, pneus hiver, transport, accessoires,...) et vérifier la bonne exécution des actions- Planifier chaque livraison entre le client et le fournisseur. Il est question de jongler être le planning du client, du fournisseur et d’Ayvens si le client rend également un véhicule arrivé en fin de contrat.- Collaborer en permanence avec l’ensemble des services afin de répondre au mieux aux attentes de nos clients- Contribuer à l'amélioration des processus et de la communication avec les clients- Validation et archivage des dossiers traités- Vérifier et valider les factures d’achats de véhicules et de prestations de service

Votre profil:
- A l’écoute de vos clients, sensible à la qualité du service et du travail accompli- Organisé et rigoureux, vous maîtrisez l’art de la communication- Toujours de bonne humeur, les imprévus pimentent votre quotidien- Votre formation est de type supérieur (bac +2/+3) ou vous pouvez justifier d'une solide expérience en relation avec la fonction- Maîtrise du français, l’allemand et l’anglais seront considérés comme un atout- Capacité d’adaptation rapide à un nouvel environnement de travail- Le secteur automobile vous intéresse Nous vous offrons:
- Un CDD de 6 mois- La possibilité de travailler auprès d’un employeur engagé : pour la RSE, pour la Diversité, pour le bien-être de ses collaborateurs et qui lutte contre les discriminations- Rejoindre une entreprise en croissance, leader de son marché et faisant partie d’un groupe international très dynamique- Un climat de travail convivial basé sur le respect et la confiance, au sein d’une équipe enthousiaste et motivée- Un dispositif de formation et d’accompagnement de qualité- Un soutien dans votre développement, à la fois dans votre fonction et au sein de l’entreprise- Des horaires flexibles- Accessible aisément par les transports en commun, nous disposons néanmoins d’un parking

Toutes nos offres sont ouvertes aux personnes en situation de handicap.

Why Ayvens?

With over 3.4 million vehicles managed across more than 42 countries, we provide full-service leasing, flexible subscription services, fleet management services and multi-mobility solutions to customers of all sizes, including large corporates, SMEs, professionals, and private individuals. By leveraging our unique position to lead the way to net zero and further shape the digital transformation of the industry, we are well-positioned to meet the evolving mobility needs of our clients and provide them with the solutions they need to thrive.

At Ayvens, we believe that our success is driven by our commitment to customer satisfaction. Our team is dedicated to delivering innovative solutions and technology-enabled services that help our customers focus on their everyday business. We’re committed to sustainable mobility and have made it a core part of our strategy. In everything we do, we’re guided by the principles of authenticity, curiosity, commitment and collaboration. We aim to foster an organisation that's diverse in people and ideas, where everyone