Assistant de Coordination

il y a 5 jours

Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

**Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire
**Qui recrute ?**:
Office national de l'accueil

**Missions**:

- Contribuer à assurer la gestion de la Coordination en se chargeant de missions administratives et organisationnelles pour soutenir et faciliter la tâche des responsables de la Coordination:

- Organiser, gérer et suivre les agendas du Coordinateur et du Coordinateur adjoint selon leurs disponibilités et priorités;
- Participer à des réunions et rendez-vous et assurer la rédaction, le traitement, la mise en forme de documents (ordres de jour, courriers, mails, comptes-rendus, rapports, listes, etc.);
- Gérer ou assurer un suivi rapproché de l’évolution d’activités et d’actions;
- Dans le cadre de ses missions, recueillir et assurer la transmission de l’information en interne et externe;
- Concevoir, développer et tenir des outils de gestion et des bases de données pour les besoins de la Coordination;
- Assurer la tenue, le tri et l’archivage de documents de l’unité;
- Assurer la logistique lors de réunions et de rendez-vous;
- Gérer les demandes de fourniture de bureau de l’unité;
- En fonction des priorités et des absences pour congés, remplacer ou épauler au sein de l’équipe des assistants de coordination;
- Rapporter régulièrement au Coordinateur sur l'avancement du travail et les rendez-vous prévus.

**Profil**:
**Compétences techniques**
- Gestion des priorités et gestion du temps;
- Gestion et suivi administratifs;
- Communication écrite : rédiger, résumer et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d’orthographes et de grammaire;
- Techniques de prise de notes;
- Maîtrise des normes rédactionnelles;
- Veille informationnelle;
- Capacité d’analyse, de synthèse et d’évaluation;
- Capacité à actualiser ses connaissances;
- Connaissances approfondies en langues luxembourgeoise, allemande et française (à oral et à l’écrit);
- Bonnes connaissances en langue anglaise (à l’oral et à l’écrit);
- Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook);
- Expérience professionnelle requise d’au moins 5 ans dans une fonction similaire;
- Permis B2.

**Compétences comportementales**
- Sens des responsabilités;
- Disponibilité et flexibilité;
- Organisation, précision et rigueur;
- Esprit de l’anticipation, de l’initiative et de l’adaptabilité;
- Discrétion et diplomatie;
- Sens de la communication et qualité d’écoute;
- Faire preuve de réactivité face à des problèmes;
- Savoir travailler en équipe;
- Capacité à gérer son emploi de temps et à organiser son travail de manière proactive;
- Capacité de regard sur sa pratique et de remise en cause.

**Conditions d’admission**:
**Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.**

**Diplômes**

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor en tant qu'assistant de direction ou assistant de manager ou de son équivalent.

**Expérience**

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

**Langues**

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A2.

**Nationalité**

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

  • Assistant(e) commercial(e)

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    Kirchberg, Luxembourg Randstad Luxembourg Temps plein

    Assistant Commercial (H/F) – Secteur Imprimerie – LuxembourgPour l'un de nos clients, une imprimerie dynamique basée au Luxembourg, nous recherchons un Assistant Commercial (H/F) proactif et organisé. Si vous êtes doté d'un excellent sens du service client et d'une rigueur à toute épreuve, cette opportunité est faite pour vous Vos Futures...

  • Depositary Services Assistant Manager

    il y a 2 semaines

    Kirchberg, Luxembourg RBS International Temps plein

    Customer Service & Operations, Customer Depositary Services Assistant Manager - Kirchberg, Luxembourg- Permanent- Full Time#R-00242603 Our people work differently depending on their jobs and needs. From hybrid working to flexible hours, we have plenty of options that help our people to thrive. - This role is based in Luxembourg and as such all normal...

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    Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

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  • Legal & Administrative Assistant (M/F/D)

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    Kirchberg, Luxembourg Randstad Luxembourg Temps plein

    For one of our clients, we are looking for a versatile and organizedLegal & Administrative Assistant (M/F/D)You will play a key role in the day-to-day management of Luxembourgish entities, ensuring smooth corporate housekeeping, assisting with compliance (KYC), and managing general office administration and finance support tasks.Key ResponsibilitiesCorporate...

  • Assistant(e) Administrati(ve)

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    Kirchberg, Luxembourg Randstad Luxembourg Temps plein

    Pour L'un De Nos Clients, Nous Recherchons Un(e)Assistant(e) Administratif(ve) polyvalent(e) (H/F/X)Missions PrincipalesAccueil physique et téléphonique ;Gestion des correspondances ;Encadrement du personnel technique sur les questions administratives ;Gestion des contrats (Assurances, ménage…) ;Récupération des notes de frais, encodage et classement...

  • Assistant Administratif

    il y a 6 jours

    Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: Service Innovation **Missions**: - Gestion des appels téléphoniques et des courriers électroniques; - Travaux de rédaction (préparation de courriers, rédaction de comptes rendus); - Suivi de conventions; - Coordination des travaux pour les rapports annuels; - Création et gestion de tableaux sous...

  • Assistant à La Maîtrise D'ouvrage

    il y a 1 semaine

    Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire **Qui recrute ?**: Juridictions administratives **Missions**: - Elaborer et accompagner des projets de digitalisation; - Conduite d’analyses fonctionnelles; - Modélisation des fonctionnalités et des exigences; - Participation aux spécifications techniques; - Suivi des développements; - Gestion de...

  • Assistant à La Direction

    il y a 3 jours

    Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire **Qui recrute ?**: Office national de l'accueil **Missions**: - Le secrétaire de direction assiste la direction dans la gestion de leur activité par les missions suivantes: - Assurer de manière autonome le suivi de la gestion administrative courante de la direction; - Assurer l'organisation, la...

  • Assistant Administratif

    il y a 6 jours

    Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: Office national de l'accueil (ONA) **Missions**: - Assister à l'organisation quotidienne des tâches; - Préparer l'organisation pratique de réunions, manifestations, conférences, etc.; - Élaborer un planning d'organisation, convoquer les parties concernées, réserver les locaux et veiller à...

  • assistant(e) directeur f&b

    il y a 1 semaine

    Kirchberg, Luxembourg Ennismore Temps plein

    Description De L'entrepriseChez Mama, nous estimons que nos collaborateurs sont notre première richesse. Quel que soit votre rôle, nous sommes tous là pour rendre l'expérience clients la plus inoubliable possible. Notre mission : apporter des petits moments de bonheur aux gens.Dans nos Mama, qui sont tous plus originaux les uns que les autres, à l'image...