Archiviste (M/F) (Réf. E00025053)

**Statut** : Employé de l'État

**Qui recrute ?**:
Ministère de la Mobilité et des Travaux publics - Département des travaux publics

**Missions**:

- Garantir la conformité des archives:

- Gérer les archives électroniques et physiques et la documentation administrative;
- Gestion des archives internes du département;
- Garantir la conformité des archives par rapport à la législation luxembourgeoise sur l’archivage;
- Analyser, adapter et documenter les procédures internes en relation avec la documentation administrative et l’archivage;
- Remanier les archives afin qu’elles correspondent au cadre fixé par le futur tableau de tri;
- Veiller au respect de la règlementation générale sur la protection des données (RGPD);
- Etre délégué à la protection des données;
- Etre délégué à l'archivage.
- Rechercher, préparer et analyser des documents:

- Rechercher des dossiers archivés et mettre à disposition des personnes compétentes des dossiers numérisés ou physiques;
- Préparer des documents en dossier d’archive et numériser les documents pour l’archivage;
- Sélectionner et analyser des documents par rapport à leur durée d’utilité administrative;
- Rédiger des synthèses de l'information trouvée.
- Organiser le plan de classement:

- Créer un lien entre le plan de classement du département des travaux publics et le plan de classement qui sera imposé une fois le tableau de tri en vigueur (table de correspondance);
- Préparer les versements à effectuer aux Archives nationales (conditionnement, rédaction des bordereaux de versements, suivi de la bonne mise en œuvre de la procédure de versement, correspondant du département avec les Archives nationales, etc.);
- Mise en place du tableau de tri : préparation des projets de tableau de tri, correspondance avec les Archives nationales, finalisation du projet, préparation du document final destiné à être signé par le Ministre;
- Conserver la documentation de longue durée;
- Veiller à la mise à jour du tableau de tri;
- Adaptation des durées d’utilisation administrative en s’assurant qu’elles répondent aux exigences légales et réglementaires et qu’elles soient adaptées aux besoins des services du département.
- Former et conseiller les agents en matière d’archivage:

- Conseiller les agents sur les supports de diffusion de l'information;
- Conseiller les agents sur la durée de vie légale de chaque document;
- Informer les agents des nouveaux développements;
- Aider au classement de l'information pertinente;
- Déploiement d’une stratégie intra-départementale (avec les administrations et établissements publics du département) en matière d’archivage (éviter des doublons, qui devra disposer des originaux, qui conserve quoi etc.);
- Définir une stratégie d’archivage pour les archives courants et intermédiaires, numériques et analogues;
- Assister le service informatique pour toutes adaptations à mettre en place afin que les archives numériques du département correspondent aux exigences du tableau de tri;
- Déployer une méthodologie pour les archives numériques en cas de versement aux Archives;
- Accompagner les services, sur le plan méthodologique, pour la préparation de la procédure d’archivage;
- Quality Manager : détecter les erreurs de saisie, de classement, d’archivage tant numériques que sur papier, déterminer les marches à suivre pour redresser les erreurs, redresser les erreurs, développer une stratégie pour éviter des erreurs, formation des agents du service etc.
- Assurer le lien avec les Archives nationales de Luxembourg (ANLux):

- Représenter l'administration au réseau des professionnels de l’archivage;
- Être le principal interlocuteur de l'administration avec les Archives nationales;
- Assurer le relais entre le département et les Archives nationales pour toutes les problématiques ayant trait à l’archivage;
- Gérer les visites d’inspection des Archives nationales.
- Assurer le lien avec les administrations, correspondants et établissements du département des Travaux publics:

- Jouer le rôle de correspondant entre les services et leur besoins et doléances en matière d’archivage et tableau de tri et essayer d’harmoniser ces besoins avec les contraintes légales en matière d’archivage;
- Assurer la fonction de correspondant en matière d’archivage avec les administrations du département (Bâtiments publics et Ponts et Chaussées, respectivement Fonds Kirchberg et Fonds Belval). A noter que ABP dispose d’un archiviste tandis qu’APC envisage d’en engager un;
- Organiser tous les travaux, mettre en œuvre et veiller à la bonne exécution de tous les travaux (préparations, versements, destructions etc.) concernant les archives conformément aux exigences légales en la matière, au tableau de tri et aux recommandations des Archives nationales;
- Gestion de la plate-forme d’échange électronique avec l’ad