Secrétaire - Coordination Générale (M/F) (Réf

Il y a 5 mois


Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

**Statut** : Fonctionnaire

**Qui recrute ?**:
Service national de la sécurité dans la fonction publique

Le SNSFP exécute ses missions de surveillance et de soutien dans le cadre de la loi modifiée du 19 mars 1988 qui vise à assurer l’intégrité physique de tous les participants aux activités professionnelles et scolaires et à mettre en œuvre les moyens appropriés pour créer à l’occasion de toutes les activités des institutions et dans leurs établissements, les conditions de sécurité adéquates.

**Missions**:

- Effectuer différentes tâches administratives et d'organisation:

- Afin d'assister l’inspecteur général (chef administratif qui dirige l’administration) dans la supervision et l'organisation quotidienne du secrétariat général;
- Afin d’assister l’inspecteur général dans l’organisation journalière de sa mission de responsable des ressources humaines;
- Afin de contribuer au bon déroulement des dossiers traités par l’administration.
- Rédaction, préparation et mise en forme de courriers, de notes et de rapports pour l’inspecteur général:

- Collecter et gérer des données statistiques pour divers rapports;
- Contribuer à la simplification et à la digitalisation des processus du secrétariat.
- Accueil et information de premier niveau des personnes concernées et des administrations:

- Prendre en charge des appels téléphoniques et réceptionner et diffuser des messages;
- Fournir une information de premier niveau quant aux procédures aux interlocuteurs internes et externes.
- Gestion et suivi des dossiers:

- Contribuer à la gestion du suivi des dossiers, gérer la qualité des dossiers, rassembler les documents nécessaires et classer et/ou transférer des documents ainsi que des fichiers et veiller à leur accessibilité;
- Contribuer à l’encodage de données dans la base de données et la tenir à jour;
- Planifier, organiser des formations et webinars internes et externes;
- Assister l’inspecteur général dans le suivi de la gestion des engagements, des ordonnances de paiements et de la facturation;
- Participer à la mise en place et au maintien du système qualité dans le cadre de vos missions;
- Participer à des groupes de travail (secrétariat et rédaction des comptes rendus);
- Fourniture de contenus pour les sites internet.
- Soutenir l’inspecteur général dans la gestion administrative des ressources humaines et de la GED edocs-RH:

- Gestion des dossiers d'embauche;
- Gestion des dossiers personnels e.g. numérisation, classement, archivage;
- Mise à jour de tableaux de bords et de statistiques;
- Toute autre tâche en relation avec les missions ci-dessus.

**Profil**:
**Compétences techniques**
- Excellentes capacités rédactionnelles;
- Excellentes aptitudes rédactionnelles dans les langues administratives;
- Aisance dans l’utilisation des outils informatiques et assistance dans la digitalisation entamée des processus du service;
- Connaissances confirmées en informatique (Word, Excel, Outlook, adobe pro, qliksense etc.);
- Connaissance des procédures courantes de l'administration gouvernementale;
- Bonne capacité d'analyse et esprit de synthèse;
- Connaître les procédures internes de l'administration.

**Compétences comportementales**
- Intégrer l’information:

- Vous rassemblez et traitez correctement l’information dans les délais impartis;
- Vous disposez d’une grande capacité à gérer de nombreux dossiers simultanément et un flux d'information important tout en gardant la vue d'ensemble.
- Résoudre des problèmes:

- Vous structurez votre travail en fixant les priorités et en accomplissant des tâches de façon systématique;
- Vous savez suivre les instructions et procédures.
- Gestion des collaborateurs:

- Vous avez le sens des responsabilités et vous prêt(e) à encadrer des collaborateurs;
- Vous promouvez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues;
- Vous communiquez de façon assertive mais conciliante et savez être diplomate.
- Gestion des relations:

- Vous accompagnez des intervenants internes et externes de manière transparente, intègre et objective;
- Vous montrez du respect envers les autres et vous respectez les procédures et instructions;
- Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'administration, vous respectez la confidentialité et vous évitez toute forme de partialité.
- Gestion de son fonctionnement personnel:

- Vous savez gérer le stress et les revers et à travailler de manière efficace et précise, même sous pression;
- Vous souhaitez développer vos compétences professionnelles et personnelles de manière régulière et autonome.

**Atouts**
- Expérience en gestion administrative (assistant administratif de direction ou similaire);
- Connaissance du fonctionnement des administrations et institutions publiques;
- Expérience en gestion RH;
- Maîtrise pa



  • Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: Ministère des Affaires étrangères et européennes - Secrétariat général - Juridiction unifiée du brevet (JUB) **Missions**: - Le gestionnaire financier et budgétaire assistera le responsable finance dans les tâches suivantes: - Gestion budgétaire: - Préparer le budget de la JUB: recensement...


  • Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire **Qui recrute ?**: Juridictions administratives **Missions**: - Elaborer et accompagner des projets de digitalisation; - Conduite d’analyses fonctionnelles; - Modélisation des fonctionnalités et des exigences; - Participation aux spécifications techniques; - Suivi des développements; - Gestion de...

  • Secrétaire (H/F)

    Il y a 5 mois


    Kirchberg, Luxembourg AccorHotel Temps plein

    Description de l'entreprise Pourquoi travailler chez Accor ? Nous sommes bien plus qu’un leader mondial. Nous vous accueillons comme vous êtes et vous pouvez trouver le métier et la marque qui correspond à votre personnalité. Nous vous accompagnons dans votre évolution et votre apprentissage au quotidien, nous nous assurons que votre travail apporte...

  • Project Management Officer

    il y a 2 semaines


    Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire **Qui recrute ?**: Département de l’aménagement du territoire au sein du Ministère du Logement et de l'Aménagement du territoire **Missions**: - Le PMO est en charge de la gestion du portefeuille des projets au sein du Département de l’aménagement du territoire au ministère du Logement et de...


  • Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: Le Responsable Section suivi socio-éducatif assure la planification, la supervision et la coordination de l’ensemble des activités de la Section suivi socio-éducatif afin de garantir le fonctionnement quotidien dans le cadre des objectifs généraux fixés par la direction. La Section suivi...


  • Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Fonctionnaire **Qui recrute ?**: Le Responsable Section suivi socio-éducatif assure la planification, la supervision et la coordination de l’ensemble des activités de la Section suivi socio-éducatif afin de garantir le fonctionnement quotidien dans le cadre des objectifs généraux fixés par la direction. La Section suivi socio-éducatif...

  • Contrôleur de Gestion

    Il y a 5 mois


    Kirchberg, Luxembourg AXIA INTERIM Temps plein

    L'agence AXIA à BELVAL recherche pour l'un de ses clients basé au Kirchberg un contrôleur de gestion (H/F): Vos missions: - Analyser la santé financière de l’entreprise afin d’optimiser sa rentabilité - Assurer le suivi et la remise des reportings trimestriels d’activité en coordination avec le Groupe - Mesurer, contrôler et prévoir les...


  • Kirchberg, Luxembourg Arhis HR Solutions Temps plein

    Accueillir les visiteurs et les patients en fonction de l'organisation officielle des gardes - Assurer un standard téléphonique - Gérer l'encodage et la facturation des patients - Assister les médecins dans leurs démarches administratives - Assurer une présence sur les deux sites : Zithaklinik et Hopital Kirchberg - Langues : Français - Anglais écrit...

  • Responsable de Structure

    Il y a 5 mois


    Kirchberg, Luxembourg Croix-Rouge luxembourgeoise Temps plein

    La **Croix-Rouge luxembourgeoise** recrute **Un responsable de structure (M/F/D) - référence : 4360** pour sa structure d'hébergement pour demandeurs de protection internationale du Kirchberg en CDD de minimum 8 mois à 40h/semaine. En 2004, l’Etat luxembourgeois a confié au Service Migrants et Réfugiés la prise en charge des demandeurs de...


  • Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire **Qui recrute ?**: Relevant du département ministériel de la Fonction publique, le Centre de gestion du personnel et organisation de l'Etat est en charge des activités opérationnelles en matière de gestion des ressources humaines auprès de l’Etat. Parmi ses missions figurent notamment la gestion des...

  • Chef d'équipe H/F

    il y a 2 semaines


    Kirchberg, Luxembourg Sofitex Esch - BTP Temps plein

    LE POSTE :Nous recherchons un responsable de chantier expérimenté pour superviser nos projets de construction à Kirchberg.En tant que responsable de chantier, vous serez chargé de la coordination des travaux sur le chantier, de superviser votre équipe et de veiller à la qualité des travaux réalisés.PROFIL RECHERCHÉ :Nous recherchons une personne...


  • Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: Office national de l'accueil (ONA) **Missions**: - Représenter les intérêts de l’État/ONA en justice; - Élaborer les actes introductifs d’instance et les notes de plaidoiries; - Élaborer les adaptations de la législation nationale en matière d’accueil des demandeurs de protection...


  • Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: Office national de l'accueil (ONA) **Missions**: - Accueillir le public de l’ONA au guichet : assurer le bon fonctionnement et l’état des lieux des guichets d’accueil, la préparation des dossiers de la journée, le suivi des rendez-vous, la permanence guichet bihebdomadaire en fonction des...


  • Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire **Qui recrute ?**: Ministère de la Mobilité et des Travaux publics - Département de la mobilité et des transports - Direction des transports aériens **Missions**: - Gestion administrative (réception, rédaction, gestion et expédition du courrier; - Etablir des dossiers et mettre en forme des...


  • Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Fonctionnaire **Qui recrute ?**: Juridictions administratives **Missions**: - Travaux administratifs en étroite collaboration avec les magistrats; - Gestion des dossiers/classement/archivage; - Rédaction de courriers; - Tenue des calepins d'audiences; - Accueil téléphonique, renseignements notamment aux justiciables et...


  • Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: Office national de l'accueil **Missions**: - Accueillir le public de l’ONA au guichet : assurer le bon fonctionnement et l’état des lieux des guichets d’accueil, la préparation des dossiers de la journée, le suivi des rendez-vous, la permanence guichet bihebdomadaire en fonction des plannings,...


  • Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Fonctionnaire **Qui recrute ?**: Office national de l'accueil **Missions**: - Développer la collaboration en réseau avec les services dans l’intérêt de l’accompagnement socio-éducatif des DPI; - Elaborer des procédures internes et/ou modifier l’existant dans la collaboration avec les partenaires externes; - Participer à la...


  • Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire **Qui recrute ?**: Office national de l'accueil **Missions**: - Contribuer à l’élaboration et au suivi des différentes phases des projets liés à la détection et suivi des personnes vulnérables; - Observer, recenser et analyser les besoins détectés en matière socio-éducatif et soins médicaux des...


  • Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: La mission du STATEC - Institut national de la statistique et des études économiques - consiste à fournir aux décideurs publics et privés ainsi qu’aux citoyens un service public d’information statistique de haute qualité. Nous nous engageons à produire des statistiques, des analyses et des...


  • Kirchberg, Luxembourg GovJobs Temps plein

    **Statut** : Employé de l'État **Qui recrute ?**: Office national de l'accueil (ONA) **Missions**: - Accueillir le public de l’ONA au guichet : assurer le bon fonctionnement et l’état des lieux des guichets d’accueil, la préparation des dossiers de la journée, le suivi des rendez-vous, la permanence guichet bihebdomadaire en fonction des...