Administrative Assistant

Il y a 6 mois


Luxembourg Chambre de Commerce Temps plein

Description
**Luxembourg City Incubator**

The **Luxembourg City Incubator** is looking to hire a new team member.

**Administrative Assistant (M/F)**

Full-time (CDI)

**The Luxembourg City Incubator (LCI) **is a startup incubator launched by the Chamber of Commerce with the City of Luxembourg as its main sponsor and hosted within the House of Startups. With over 2,000m2 in size, located close to the Central Railway Station, the LCI offers an inspiring and flexible workspace and fosters startups in various sectors with priority for six sectors: UrbanTech, Environment, Retail, Construction/Housing, Tourism, and Logistics.

A dedicated team and network of experts support local and international entrepreneurs in addressing the Luxembourg market and providing access to a vibrant startup community. With tailormade coaching & services, we help accelerate the development of startups. They contribute to the development of the innovation community by offering innovative, concrete, and practical solutions to the national economy.

**Responsibilities**:
Are you looking for an opportunity to take on an exciting role and think you can help strengthen our team and community?

The Luxembourg-City Incubator is looking for a **Administrative Assistant.**

You will:

- Oversee the operations of the administrative department within the incubator, including tasks such as preparing invoices, tracking and managing unpaid invoices, collecting and reviewing KYC & AML documents, onboarding and offboarding startups, handling mail distribution, and preparing for audits.
- Review and ensure compliance, based on GDPR-related procedures
- Provide assistance in organizing board meeting and related processes
- Plan and manage daily operations of the incubator, including handling maintenance requests with suppliers and managing inventory
- Act as a supportive and problem-solving resource for the startup community within the incubator
- Engage LCI’s startup community with a variety of set activities (logístical support on organizing events & activities)
- Organize and participate in events to build the internal community
- Be in support of the internal communication
- As well as all other potential administrative tasks

**Person specification and Required skills**:

- Hold a diploma in the administrative field (+2 years, first experience)
- Be comfortable in a dynamic, fast-changing environment with the ability to multi-task
- Be interested in the startup field
- Have a basic understanding of the operations and culture of an incubator
- Have good written and oral expression skills in English and in French
- Be fluent in Luxembourgish and German is considered an asset
- Be well organized with a key eye for detail
- Be friendly, have a good sense of humor and be a great communicator
- Have basic experience with web tools and interfaces

**What we offer**:

- a **unique opportunity** to support startups of one of the largest incubators within the Luxembourg startup ecosystem
- a **diversified** and **stimulating work environment** with multiple facets in close contact with the startup ecosystems
- an **attractive remuneration** in relation to your education and current experience as well as your professional qualities
- **collaboration** with the House of Startups team
- being a **part of vibrant team** and a dynamic working environment in Luxembourg’s city centre.

**Workplace**:

- Luxembourg-City Incubator, 9, rue du Laboratoire L-1911 Luxembourg

Langues French English


  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois


    Luxembourg Delhaize Luxembourg Temps plein

    Description Vous souhaitez faire partie de l’aventure Delhaize Luxembourg et effectuer un travail varié et enthousiasmant ? Vous souhaitez vous intégrer dans une enseigne dynamique et en perpétuelle évolution ? Alors rejoignez notre Service Support qui serait heureux d’accueillir: **Administrative Assistant H/F CDI-Temps Plein (40h/semaine)** **En...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois


    Luxembourg ALEGYO MANAGEMENT Temps plein

    **Assistant Administratif (Temps Partiel ou Temps Plein) CDI** Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) dynamique pour rejoindre notre équipe. Les principales responsabilités incluent le classement, le rangement et la numérisation de documents au bureau. **Principales tâches**: - Classement et organisation de documents - Rangement...

  • Assistant Administratif

    il y a 4 semaines


    Luxembourg Axis Temps plein

    Vous êtes passionné(e) par l'administration et l'accueil ? Vous recherchez un poste d'Assistant administratif stimulant ? Notre client a le poste idéal pour vous ! En tant qu'Assistant administratif, vous serez responsable de l'accueil des clients, de la coordination des déplacements internationaux, de la gestion du courrier, de l'organisation des...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois


    Luxembourg Axis Temps plein

    Nous recherchons pour l'un de nos clients, un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre leur équipe juridique dynamique. Vous travaillerez en étroite collaboration avec leurs associé(s) / counsel et collaborateurs, au sein d'une équipe de 2 à 6 personnes. Votre rôle consistera à préparer, modifier et mettre en forme divers documents, ainsi...


  • Luxembourg GSK Stockmann Temps plein

    **Jobbeschreibung**: Administrative Assistants (M/F/d) We are looking for Administrative Assistants (M/F/d): **Responsibilities**: - supporting the legal business teams; - drafting, editing, compiling and finalising communications and documents including legal correspondence; - providing assistance in standard or legal translations; - liaising and...

  • Administrative Assistant

    il y a 5 jours


    Luxembourg CSC (Corporation Service Company) Temps plein

    **Administrative Assistant** **Luxembourg** **OnSite, Fulltime** We are seeking a dynamic Administrative Accounting Assistant to assist our Client Accounting team in Luxembourg! Fluency in English is required. **Some of the things you will be doing**: - Handling of internal and client invoices - Liaising with clients, advisors, notaries, banks,...

  • Administrative Assistant

    Il y a 7 mois


    Luxembourg Université du Luxembourg Temps plein

    **SnT** is a leading **international research and innovation centre** in secure, reliable and trustworthy ICT systems and services. We play an instrumental role in Luxembourg by fueling innovation through research partnerships with industry, boosting R&D investments leading to economic growth, and attracting highly qualified talent. We’re looking for...


  • Luxembourg Austin Bright Temps plein

    Vous êtes à la recherche d'une occasion unique de mettre en valeur vos compétences administratives au sein d'un environnement dynamique et novateur ? Ne cherchez pas plus loin ! Nous sommes ravis de vous présenter une opportunité exceptionnelle au sein d'un bureau d'ingénieurs-conseils de renom, situé à l'ouest du Luxembourg, à proximité de la...


  • Luxembourg GSK STOCKMANN Temps plein

    We are looking for Administrative Assistants (M/F/d): **Responsibilities**: - supporting the legal business teams; - drafting, editing, compiling and finalising communications and documents including legal correspondence; - providing assistance in standard or legal translations; - liaising and organising filings, subscriptions and registers with...

  • Administrative Assistant

    il y a 2 semaines


    Luxembourg Université du Luxembourg Temps plein

    The University of Luxembourg is an international research university with a distinctly multilingual and interdisciplinary character. The Luxembourg Centre for Systems Biomedicine (LCSB) is an interdisciplinary research centre of the University of Luxembourg. We conduct fundamental and translational research in the field of Systems Biology and Biomedicine -...

  • Assistant Administratif

    Il y a 4 mois


    Luxembourg LuxDev Temps plein

    LuxDev, l’agence luxembourgeoise pour la Coopération au développement a pour mission la formulation et la mise en œuvre de programmes et projets bilatéraux de coopération au développement de l’État luxembourgeois. Les effectifs de l’Agence se composent d’environ 130 collaborateurs au siège et dans nos bureaux pays et de 440 collaborateurs...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois


    Luxembourg Axis Temps plein

    Vous recherchez un poste d'Assistant administratif dynamique au sein d'une banque renommée ? Nous avons l'opportunité parfaite pour vous ! En tant qu'Assistant administratif, vous serez responsable de l'organisation efficace des dossiers de leasing, de la communication avec les parties prenantes, de la gestion des contrats et des garanties, et bien plus...

  • Assistant Administratif

    Il y a 3 mois


    Luxembourg Delhaize Luxembourg Temps plein

    Description Vous souhaitez faire partie de l’aventure Delhaize Luxembourg et effectuer un travail varié et enthousiasmant ? Vous souhaitez vous intégrer dans une enseigne dynamique et en perpétuelle évolution ? Alors rejoignez notre Service Support qui serait heureux d’accueillir: **Administrative Assistant H/F CDI-Temps Plein (40h/semaine)** **En...

  • Administrative Assistant

    Il y a 7 mois


    Luxembourg LHH Temps plein

    LHH Recruitment Solutions offers extensive HR solutions through one unique brand. We are specialised in the employment of middle and top management and highly qualified professionals in contracting, temporary and permanent placement. At LHH Recruitment Solutions, we believe in talent, not labels, and embrace diversity and promote more inclusive employment...


  • Luxembourg CABINET D'EXPERTISES MOLITOR Temps plein

    **Votre mission**: - Accueil téléphonique, - Secrétariat (rédaction de courriers, gestion des mails, rapports, etc ), - Organisation des rendez-vous de l’expert, - Retranscription de notes en rapport d’expertises. **Votre profil**: - **Titulaire d'un Bac Pro Secrétariat minimum**: - Expérience de plus de **5 ans **en tant qu’assistante...

  • Administrative Assistant

    Il y a 7 mois


    Luxembourg Analytics & Change Temps plein

    Chez Analytics & Change, nous nous attachons à fournir des solutions pratiques et exploitables qui aident nos clients à atteindre leurs objectifs. En tirant parti des données, nous favorisons la prise de décision stratégique et l'excellence opérationnelle. Notre équipe collabore étroitement avec nos clients pour développer, mettre en œuvre et...

  • Administrative Assistant

    Il y a 3 mois


    Luxembourg Université du Luxembourg Temps plein

    The University of Luxembourg is an international research university with a distinctly multilingual and interdisciplinary character. The Faculty of Science, Technology and Medicine (FSTM) at the University of Luxembourg contributes multidisciplinary expertise in the fields of Mathematics, Physics, Engineering, Computer Science, Life Sciences and...


  • Luxembourg Cabinet chirurgie maxillo-faciale Dr Stéphanie HAAS Temps plein

    **Rejoignez notre équipe dynamique en tant qu'Assistant(e) Dentaire-Administratif(ve)** Vous souhaitez évoluer dans un environnement stimulant, où chaque jour vous permet de mettre en avant vos compétences techniques et relationnelles ? Nous recherchons un(e) Assistant(e) Dentaire-Administratif(ve) pour renforcer notre équipe actuelle. **Vos missions...

  • Assistant Administratif

    Il y a 3 mois


    Luxembourg Rubicon Accounting SARL Temps plein

    Assistant administratif H/F Vous serez amené, entre autres, à effectuer les tâches suivantes: - Assurer le classement des archives papiers et informatiques - Scanner des documents - Traiter et archivager le courrier - Préparer des ordres de transfert - Préparation et envoi de factures - Rédiger et mettre en page des documents (courriers,...

  • Administrative Assistant

    Il y a 4 mois


    Luxembourg CSC (Corporation Service Company) Temps plein

    Administrative Assistant - Funds services CSC #Luxembourg Fulltime #Hybrid **_Your typical day will consist of taking part in a large range of tasks including: _** Administrative: - maintaining the files of client companies in accordance with and procedures - assisting with the preparation and execution of the payment instructions for client companies -...