Administrative assistant M/W
Il y a 2 mois
An administrative position is now available within a prestigious institution
Within a prestigious international financial institution, the Administrative Assistant reports to the Head of Division and/or the Head of Unit, supports the smooth running of activities by providing secretarial and administrative assistance to the Head of Division and/or the Head of Unit and is the back-up of the other Administrative Assistants of the Department.
The Administrative Assistant provides assistance to the team members as well as acts as back-up of the other teams' assistants in their absence.
Responsibilities :
- Organising meetings in Luxembourg with external counterparts;
- Organising business trips and preparing the relevant expense reports;
- Preparing presentations, due diligence dossiers and letters to external counterparts;
- Preparing, distributing and following up reports and notes, including overview tables and quarterly reports when needed;
- Organise team meetings, take & dispatch meeting minutes;
- Drafting routine correspondence and editing materials;
- Undertake related electronics (using the internal data storage system) and paper filing;
- Communicate efficiently (face-to-face, phone, email) with the team members but also with internal as well as external clients; cooperate with the other teams' assistants and other interfaces;
- Create and process requisitions/purchase orders/receipts for conference attendance, business meals, other relevant expenses;
- Follow up on internal documentation throughout the approval process;
- Produce and process counterparty consultation letters as required by the organisation's procedures.
Qualifications:
- Certified secondary level education;
- Any additional certifications indicating specialisation would be an advantage;
- Relevant administrative experience in a financial or audit environment and understanding of financial documentation;
- Excellent knowledge of standard computer tools and MS Office tools (particularly Excel and PowerPoint);
- Excellent written and spoken English; knowledge of French and/or other EU languages would be an advantage.
Competencies:
- Excellent organisational skills;
- Excellent prioritisation skills;
- Excellent team spirit and interpersonal skills;
- Excellent verbal and written communication;
- Strong sense of responsibility and initiative;
- Ability to work reliably and accurately under pressure;
- Strong personal commitment.
APCT1_LU
Nous avons d'autres emplois actuels liés à ce domaine que vous pouvez trouver ci-dessous
-
Administrative Assistant
il y a 4 semaines
Luxembourg W-Conseil Temps pleinW-Conseil is an independent international group based in Luxembourg which offers high-end company domiciliation and administration services. We can rely every day on a strong team of more than 65 people located in Luxembourg, Dubai and Brussels. **Address **10A, rue Henri M. Schnadt, L-2530 Luxembourg **Phone **+352 28 37 22 1 **MISSION**: - Report to...
-
Administrative Assistant
il y a 2 semaines
Luxembourg, Luxembourg W-Conseil Temps pleinW-Conseil is an independent international group based in Luxembourg which offers high-end company domiciliation and administration services. We can rely every day on a strong team of more than 65 people located in Luxembourg, Dubai and Brussels.Address 10A, rue Henri M. Schnadt, L-2530 LuxembourgPhone MISSION: Report to the Team Manager. Respect team and...
-
Administrative Legal Assistant
il y a 4 semaines
Luxembourg SteinmetzPartners - Executive Search Consultants GmbH Temps plein**Stellenbezeichnung** - Administrative Legal Assistant (m/w/d)**Startdatum** **Region** - schnellstmöglich- Luxemburg**Karrierestufe** **Funktion** - Fachkraft- Office Management**Branche** - Banking & Capital Markets**Ansprechpartner**Stellenbeschreibung Unser Kunde ist eines der renommiertesten Private-Equity-Unternehmen Deutschlands. Als Investor und...
-
Administrative Assistant
il y a 3 semaines
Luxembourg Manpower Temps plein19/03/2024 **Lieu**: LUXEMBOURG **Type**: Temporary Travail #8754 Manpower is recruiting for one of its clients in Luxembourg, a European Institution: Administrative Assistant (M/W/X) **Purpose**: As (Senior) Administrative Assistant you will provide a wide range of secretarial and administrative assistance to the Head of Division, support the day-to-day...
-
Administrative Assistant
il y a 4 semaines
Luxembourg Manpower Luxembourg Intérim SA Temps pleinManpower is recruiting for one of its clients in Luxembourg, a European Institution: (Senior) Administrative Assistant (M/W/X) Job Description: The (Senior) Administrative Assistant will work in close cooperation with a team of professionals and other administrative/operational assistants. The (Senior) Administrative Assistant will provide secretarial and...
-
Administrative Assistant
il y a 3 jours
Luxembourg City Manpower Luxembourg Intérim SA Temps pleinManpower is recruiting for one of its clients in Luxembourg, a European Institution: Administrative Assistant (M/W/X) Responsibilities: The successful candidate shall perform general secretarial duties and administrative tasks. The successful candidate must understand the requirements around handling sensitive, confidential, and strictly confidential...
-
Assistante de Direction
il y a 2 semaines
Luxembourg, Luxembourg Garage M. Losch Temps plein**Vacancy Name**- Assistante de Direction**Vacancy No**- VN661**Work Location**- Bonnevoie**Job Details**- Um unser bestehendes Team in der- **Garage M. Losch in Bonnevoie** zu verstärken, suchen wir ein/e:- **Assistent/in****der Geschäftsführung****(m/w)****Ihre Aufgaben***:- Unterstützung der Geschäftsführung in operativen, administrativen und...
-
Administrative Assistant
il y a 2 semaines
Luxembourg, Luxembourg Manpower Luxembourg Intérim SA Temps pleinManpower is recruiting for one of its clients in Luxembourg, a European Institution: (Senior) Administrative Assistant (M/W/X) Job Description: The (Senior) Administrative Assistant will work in close cooperation with a team of professionals and other administrative/operational assistants. The (Senior) Administrative Assistant will provide secretarial and...
-
Administrative Legal Assistant
il y a 2 semaines
Luxembourg, Luxembourg SteinmetzPartners - Executive Search Consultants GmbH Temps plein**Stellenbezeichnung**- Administrative Legal Assistant (m/w/d)**Startdatum****Region**- schnellstmöglich- Luxemburg**Karrierestufe****Funktion**- Fachkraft- Office Management**Branche**- Banking & Capital Markets**Ansprechpartner**StellenbeschreibungUnser Kunde ist eines der renommiertesten Private-Equity-Unternehmen Deutschlands. Als Investor und...
-
Assistant Administratif
il y a 1 semaine
Luxembourg Delhaize Luxembourg Temps pleinDescription Vous souhaitez faire partie de l’aventure Delhaize Luxembourg et effectuer un travail varié et enthousiasmant ? Vous souhaitez vous intégrer dans une enseigne dynamique et en perpétuelle évolution ? Alors rejoignez notre Service Support qui serait heureux d’accueillir: **Administrative Assistant H/F CDI-Temps Plein (40h/semaine)** **En...
-
Assistant Administratif
il y a 2 semaines
Luxembourg, Luxembourg Delhaize Luxembourg Temps pleinVous souhaitez faire partie de l'aventure Delhaize Luxembourg et effectuer un travail varié et enthousiasmant ? Vous souhaitez vous intégrer dans une enseigne dynamique et en perpétuelle évolution ? Alors rejoignez notre Service Support qui serait heureux d'accueillir:**Administrative Assistant H/F CDI-Temps Plein (40h/semaine)****En un mot**:Un...
-
Assistant Administratif
il y a 3 semaines
Luxembourg ALEGYO MANAGEMENT Temps plein**Assistant Administratif (Temps Partiel ou Temps Plein) CDI** Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) dynamique pour rejoindre notre équipe. Les principales responsabilités incluent le classement, le rangement et la numérisation de documents au bureau. **Principales tâches**: - Classement et organisation de documents - Rangement...
-
Assistant Administratif
il y a 2 semaines
Luxembourg, Luxembourg Extra Time Temps pleinNotre mission est d'aider nos clients à libérer du temps de manière à pouvoir suffisamment en consacrer à ce qui est vraiment important pour eux. Extra Time _talents _aide les entreprises et les professionnels à construire des relations de travail fructueuses.Extra Time | _talents_ recrute pour le compte d'une société luxembourgeoise active dans le...
-
Assistant Administratif
il y a 2 semaines
Luxembourg, Luxembourg ALEGYO MANAGEMENT Temps plein**Assistant Administratif (Temps Partiel ou Temps Plein) CDI**Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) dynamique pour rejoindre notre équipe. Les principales responsabilités incluent le classement, le rangement et la numérisation de documents au bureau.**Principales tâches**:- Classement et organisation de documents- Rangement général du...
-
Assistant Administratif
il y a 2 semaines
Luxembourg, Luxembourg Select Luxembourg Temps plein**Descriptif de l'organisation et du département**Notre client est un cabinet d'avocats international implanté à Luxembourg. Dans le cadre de leur constante croissante, Select recrute un(e) Assistant Administratif / Facturation.**Description de fonction**En tant qu'Assistant Administratif / Facturation, vous rejoindrez une équipe dynamique et apporterez...
-
Assistant Administratif
il y a 3 semaines
Luxembourg Axis Temps pleinNous recherchons pour l'un de nos clients, un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre leur équipe juridique dynamique. Vous travaillerez en étroite collaboration avec leurs associé(s) / counsel et collaborateurs, au sein d'une équipe de 2 à 6 personnes. Votre rôle consistera à préparer, modifier et mettre en forme divers documents, ainsi...
-
Assistant Administratif
il y a 2 semaines
Luxembourg, Luxembourg Fromagerie de Luxembourg Temps pleinLa fromagerie, créée en 1981 est spécialisée dans les produits italiens et plus particulièrement la mozzarella. Nous collectons le lait en direct des exploitations laitières au Luxembourg et transformons aujourd'hui litres de lait quotidiennement du lundi au samedi pour le plus grand plaisir de nos clients **Nous recherchons un Assistant Administratif...
-
Assistant Administratif
il y a 2 semaines
Luxembourg, Luxembourg Axis Temps pleinNous recherchons pour l'un de nos clients, un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre leur équipe juridique dynamique.Vous travaillerez en étroite collaboration avec leurs associé(s) / counsel et collaborateurs, au sein d'une équipe de 2 à 6 personnes. Votre rôle consistera à préparer, modifier et mettre en forme divers documents, ainsi...
-
Assistant Administratif
il y a 2 semaines
Luxembourg, Luxembourg E.B.M Consulting S.A Temps plein**Qui sommes nous ?**Fondée en 2007, EBM Consulting est une société de conseil à taille humaine spécialisée dans l'IT et l'ERP SAP. En plaçant nos consultants au cœur de l'entreprise et en les associant aux décisions stratégiques et organisationnelles, nous avons pu développer nos activités et proposer nos services depuis plus de 15 ans au...
-
Assistant Administratif
il y a 4 semaines
Luxembourg AXIS Group Temps pleinNous recherchons pour l'un de nos clients, un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre leur équipe juridique dynamique. Vous travaillerez en étroite collaboration avec leurs associé(s) / counsel et collaborateurs, au sein d'une équipe de 2 à 6 personnes. Votre rôle consistera à préparer, modifier et mettre en forme divers documents, ainsi...