Receptionist & administrative assistant M/F

il y a 4 semaines

Luxembourg Hays Temps plein

Our client, a prestigious law firm, is looking for a Receptionist & Administrative Assistant who speaks English fluently. This is a permanent contract.

Reception Duties:
Responsibility for managing the meeting room and car parking facilities and welcoming all visitors to the office.
Managing room bookings and managing any conflicting requests.
Setting up Video Conferencing facilities as required.
Ensuring the building management team are notified of any visitors coming to the office.

Meeting rooms:
Ensures all meeting rooms are kept tidy and stocked with stationery and other supplies.
Responsibles for setting up the multipurpose room in the appropriate configuration. Catering Duties:
Ensures all catering requirements are met for each meeting - to include purchasing the necessary catering supplies and setting up the meeting rooms in advance of the meeting.
Ensures the Client Pantry and Staff Kitchen have adequate supplies (drinks/fruit.healthy snacks), placing orders where necessary. Visitor Offices - ensures requests for a visitor office are acknowledged and planned for.
Provides the visitor with a welcome note which includes directions on how to find the office.
Responsibles for sending out the daily and weekly visitor bulletins to the office. Client Service:
Answers telephone calls and takes accurate and complete messages, gives information to callers, refers to others, or holds for team members.
Provides relevant and timely information to clients and team members in a professional, courteous, and effective manner. Office Services Duties:
Responsibles for ensuring office supplies (stationery) are sufficient - placing orders as required.
Ensures the stationery cupboards are well stocked.
Notifies the IT department (Paris based) if IT equipment supplies are low and need replenishing.
Assists with any photocopying and scanning jobs as needed.

Mail:
Reviews, prioritises, and routes all incoming mail.
Prepares outgoing mail and overnight packages.
Coordinates courier collection and delivery. Office Management Support:
Programs security cards for new joiners, setting up desks for new joiners

EDUCATIONAL QUALIFICATIONS/JOB EXPERIENCE REQUIREMENTS:

  • College Degree or Equivalent preferred.
  • Prior experience of working in a reception role within a professional service environment is essential.
  • Must be bilingual (French/Luxembourgish and English. German would be an advantage).
  • Expert proficiency with the MS Office (Word, Excel, PowerPoint and Outlook) applications.
  • Must work well independently as well as in a team.
  • The ability to work under deadlines, time pressure, and a generally high level of demand.
  • Exceptional organisational skills that reflect the ability to seamlessly perform and prioritise multiple tasks with excellent attention to detail.
  • Strong interpersonal skills and the ability to build relationships with internal and external Partners, attorneys, staff and clients.
  • The ability to communicate both orally and in written communications effectively and accurately.
  • The ability to respect, protect and maintain confidential information.

APCT1_LU

  • Assistant(E) Administrative

    il y a 4 semaines

    Luxembourg CLERC SSQVT Temps plein

    Notre agence recherche pour l’un de nos clients un(e) assistant(e) administrative/réceptionniste d’hôtel afin de renforcer ses équipes. Spécialisé(e) dans l'accueil et la coordination des services pour nos clients, vous serez responsable d'assurer un accueil chaleureux, de gérer les réservations, d'organiser les services de l'hôtel et de...

  • Assistant(E) Réceptionniste

    il y a 4 semaines

    Luxembourg Entreprise Luxembourg Temps plein

    Nous recherchons un ou une assistant(e) réceptionniste en présentiel ( pas de télétravail) H ou F pour un poste en cdi temps plein de 8h30 à 17h30 du lundi au vendredi. Mission Gérer la correspondance des responsables avec différentes entités Assurer l’information des clients Réceptionner et transférer des appels téléphoniques Gérer le...

  • Assistant(E) Réceptionniste

    il y a 4 semaines

    Luxembourg Entreprise Luxembourg Temps plein

    Nous recherchons un ou une assistant(e) réceptionniste en présentiel ( pas de télétravail) H ou F pour un poste en cdi temps plein de 8h30 à 17h30 du lundi au vendredi. Mission Gérer la correspondance des responsables avec différentes entités Assurer l’information des clients Réceptionner et transférer des appels téléphoniques Gérer le...

  • Réceptionniste / Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 4 semaines

    Luxembourg Soclair Equipements Temps plein

    Nous engageons pour entrée immédiate ou à convenir pour notre site à Luxembourg: **1 Réceptionniste et Assistant(e) administratif(ve) (f/m)** **CDI, Temps Plein (de 08h00 à 17h00)** **Taches principales**: **Accueil**: - Accueil physique des clients et fournisseurs - Gestion du standard téléphonique - Prise de rendez-vous - Gestion des...

  • 1 Réceptionniste Et Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 4 semaines

    Luxembourg Soclair Equipements Temps plein

    Dans le cadre de l’expansion de nos activités nous engageons pour entrée immédiate ou à convenir pour notre site à Luxembourg: **1 Réceptionniste et Assistant(e) administratif(ve) (f/m)** **CDI, Temps Plein de 08h00 à 17h00** **Taches principales**: **Accueil**: - Accueil physique des clients et fournisseurs - Gestion du standard téléphonique -...

  • Receptionist / Administrative Assistant (M/F/d)

    il y a 4 semaines

    Luxembourg GSK Stockmann Temps plein

    **GSK Stockmann**: **Jobbeschreibung**:** Receptionist / Administrative Assistant (M/F/d)** Welcome to GSK Stockmann". This is how we welcome you to our office and how you will welcome our clients and guests in the future. We are looking for a friendly and responsible member of staff to support our Luxembourg reception team, both at reception and as an...

  • Réceptionniste Trilingue

    il y a 2 jours

    Luxembourg Luxury Real Luxembourg SARL Temps plein

    Receptionniste & Assistant Administratif TRILINGUE (M/F) (Luxembourgeois, français, portugais) Pour renforcer notre département réceptionniste / administratif nous recherchons un / une réceptionniste trilingue MISSIONS PRINCIPALES : Gestion du standard téléphonique Gestion du courrier entrant et sortant Accueil physique des patients Diverses...

  • Réceptionniste / Agent Administratif (M/F)

    il y a 4 semaines

    Luxembourg PNS Interim Luxembourg Temps plein

    L'agence PNS Interim Luxembourg recherche actuellement pour l'u de ses clients un(e): - **Réceptionniste / Agent administratif (M/F) - CDI**_ **Vos tâches**: - Accueil et prise en charge des visiteurs - Traitement administratif - Gestion des appels téléphoniques et du courrier - Secrétariat, rédaction de documents, classement et archivage -...

  • Réceptionniste Et Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 4 semaines

    Luxembourg Fiduciaire Jean-Marc Faber Temps plein

    La Fiduciaire Jean-Marc Faber est membre de l’Ordre des Experts-Comptables du Luxembourg et a une expérience de plus de 25 ans. Nous sommes fiers de nous différencier en développant les compétences de nos collaborateurs afin de pouvoir offrir à notre clientèle le plus haut niveau d’expertise. Nous recrutons pour notre bureau de Luxembourg...

  • Administrative Assistant

    il y a 4 semaines

    Luxembourg Intelsat Temps plein

    **Your role in helping us shape the future**: As an Administrative Assistant / Receptionist, you will be playing an important role supporting our growing international team. You will have the opportunity to shine with your excellent multi-tasking skills, providing stellar service to our internal and external customers. As a team player you will be...

  • Receptionist and Workplace Assistant

    il y a 6 jours

    Luxembourg Carne Group Temps plein

    Location - Luxembourg - Employment Type - Permanent - Department - Admin - Description **Who are we looking for?** Carne is on the look out for an enthusiastic Administration professional to join our Luxembourg office as a receptionist / Administrative Assistant. This is an exciting people facing role and an opportunity to join a growing company. **What...

  • Réceptionniste et Assistant(e) administratif(ve)

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Fiduciaire Jean-Marc Faber Temps plein

    La Fiduciaire Jean-Marc Faber est membre de l'Ordre des Experts-Comptables du Luxembourget a une expérience de plus de 25 ans. Nous sommes fiers de nous différencier en développant les compétences de nos collaborateurs afin de pouvoir offrir à notre clientèle le plus haut niveau d'expertise. Nous recrutons pour notre bureau de Luxembourg un(e) :...

  • Réceptionniste et Assistant(e) administratif(ve)

    il y a 3 semaines

    Luxembourg Fiduciaire Jean-Marc Faber Temps plein

    La Fiduciaire Jean-Marc Faber est membre de l’Ordre des Experts-Comptables du Luxembourget a une expérience de plus de 25 ans. Nous sommes fiers de nous différencier en développant les compétences de nos collaborateurs afin de pouvoir offrir à notre clientèle le plus haut niveau d’expertise. Nous recrutons pour notre bureau de Luxembourg...

  • Receptionist & administrative assistant M/F

    il y a 3 semaines

    Luxembourg, Luxembourg Hays Luxembourg Temps plein

    Our client, a prestigious law firm, is looking for a Receptionist & Administrative Assistant who speaks English fluently. This is a permanent contract.Reception Duties:Responsibility for managing the meeting room and car parking facilities and welcoming all visitors to the office.Managing room bookings and managing any conflicting requests.Setting up Video...

  • Receptionniste (H/F)/x

    il y a 4 semaines

    Luxembourg CHRONOJOB Temps plein

    L'agence _**CHRONOJOB **_recherche pour l'un de ses clients sur le marché luxembourgeois, _**un réceptionniste en hôtellerie H/F**_._ **Activités du réceptionniste en hôtellerie H/F**: - Renseigner le client sur les prestations de l'établissement et les modalités de réservation - Enregistrer les réservations et actualiser le planning d'occupation...

  • Réceptionniste / Agent Administratif (M/F/x)

    il y a 4 semaines

    Luxembourg House of Training Temps plein

    Créée en 2015 par la Chambre de Commerce et l’Association des Banques et Banquiers Luxembourg (ABBL), la House of Training a pour vocation et mission principale de proposer une offre de formation professionnelle continue multisectorielle dans une grande variété de domaines d’activité. Elle propose des formations sur mesure et une offre catalogue de...

  • Administrative Assistant

    il y a 4 semaines

    Luxembourg Canal Plus Temps plein

    Luxembourg-based M7 Group, owned by global content powerhouse CANAL+ Group, is a leading European provider of video content throughout 9 European markets, including the Benelux, the DACH region and various CEE markets. Building upon a solid base of circa 3 million DTH, IPTV and OTT pay-tv customers, M7 is enhancing its premium content offering for the...

  • Receptionniste (H/F)

    il y a 5 jours

    Luxembourg Do recruitment advisors Temps plein

    **Contract Type**: Permanent **Location**: Luxembourg **Salary**: Market related **Start Date**: 25-08-2023 **Reference**: JO0000004917 **Contact Name**: Mary Appiah **Job published**: 25 August 2023 **RECEPTIONNISTE (M/F)** **LE POSTE**: Le/la réceptionniste sera responsable de la gestion quotidienne de la réception. Il/elle devra fournir un...

  • Experienced Receptionist and Office Assistant En-fr

    il y a 4 semaines

    Luxembourg SOFITEX Temps plein

    Description de l'entreprise Sofitex Talent Recruitment Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité. Description de...

  • Receptionist (M/F)

    il y a 1 semaine

    Luxembourg Trustconsult Luxembourg SA Temps plein

    **Trustconsult Group **is an independent corporate services company, with an important focus on international corporate structuring and a presence in Luxembourg, Brussels, Geneva, Hong Kong, Monaco and Dubai. For our Luxembourg office, we are currently looking for: RECEPTIONIST (M/F) **Your main role**: - Welcoming clients and visitors in a professional...