Executive Assistant

Volkswagen Losch Financial Services, ein Joint Venture zwischen Volkswagen Financial Services AG und der Losch-Gruppe ist langjähriger kompetenter Leasing-Partner für die Marken Volkswagen, Audi, ŠKODA, SEAT, Volkswagen Nutzfahrzeuge, Bentley, Lamborghini, Porsche, MAN, NEOPLAN in Luxemburg.

Wir suchen Menschen, die mit ihrer Leidenschaft für das Automobil-Geschäft Außergewöhnliches vollbringen und bereit sind, sich zusammen im Team dafür einzusetzen, dass Losch seine führende Position im Luxemburger Automobilmarkt weiter ausbauen kann.

Um unser bestehendes Team in Howald zu verstärken, suchen wir ab sofort eine(n) engagierte(n):

Executive Assistant m/w/d

VN1428

Aufgaben

• Administrative Tätigkeiten wie z.B. allgemeine Assistenzaufgaben, Koordination der Ein- und Ausgangspost etc.
• Organisation und Protokollierung von internen und externen Meetings sowie der Verwaltung des Kalenders
• Unterstützung in der Vorbereitung von Dokumentationen für Meetings
• Verwaltung, Organisation und Optimierung von Arbeitsprozessen
• Enge Zusammenarbeit mit dem Personal und Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Ablaufs der Prozesse bzw. Einhaltung interner Richtlinien
• Sicherstellung und Koordination der Absprache zwischen einzelnen Abteilungen des Unternehmens
• Gewährleistung der Schnittstelle mit den verschiedenen Shareholdern und Dienstleistern des Unternehmens
• Unterstützung und Mitwirkung bei Sonderaufgaben und Projekten

Profil

• Abgeschlossenes Studium im Office- oder Projekt-Management oder vergleichbarer kaufmännischer Abschluss
• Möglichst erste Berufserfahrung in vergleichbarer Position im Assistenzbereich oder in der Projektarbeit
• Hervorragende Kenntnisse in Outlook, Word, Powerpoint und Teams sowie sicherer Umgang mit den übrigen MS-Office-Programmen
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Freude am Kontakt mit Menschen
• Einsatzbereitschaft und persönliches Engagement sowie eine hohe IT-Affinität
• Selbständige Arbeitsweise und Zuverlässigkeit sowie ausgeprägtes analytisches Denkvermögen
• Überdurchschnittliche Team- & Kommunikationsfähigkeit
• Fließende Deutsch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch sowie Luxemburgisch wünschenswert

Volkswagen Losch Financial Services, a joint venture between Volkswagen Financial Services and the Losch Group is a long-standing competent leasing partner for the brands Volkswagen, Audi, ŠKODA, SEAT, Volkswagen Commercial Vehicles, Bentley, Lamborghini, Porsche, MAN, NEOPLAN in Luxembourg.

We are looking for people who, with their passion for the automotive business, can achieve extraordinary things and are willing to work together as a team to ensure that Losch can continue to expand its leading position in the Luxembourg automotive market.

To strengthen our existing team in Howald, we are looking for an :

Executive Assistant m/f/d

Responsabilités

• Tâches administratives telles que l'assistance générale, la coordination du courrier entrant et sortant, etc.
• L'organisation et la rédaction de rapports de réunions internes et externes, ainsi que la gestion du calendrier
• Soutien dans la préparation de la documentation pour les réunions
• Gestion, organisation et optimisation des processus de travail
• Travailler en lien avec le personnel et assurer le bon déroulement des processus et le respect des directives internes.
• Assurer et coordonner la communication entre les différents départements de l'entreprise.
• Assurer l'interface avec les différents actionnaires et prestataires de services de l'entreprise
• Soutenir et participer aux tâches et projets spéciaux

Qualifications et Compétences

• Diplôme de fin d'études dans le domaine de la gestion de bureau ou de projet ou diplôme commercial équivalent
• Première expérience professionnelle de préférence dans un poste similaire dans le domaine de l'assistance ou dans le travail de projet
• Excellente connaissance d'Outlook, de Word et de Teams, ainsi que maîtrise des autres outils MS-Office
• Un talent d'organisation prononcé et un plaisir à être en contact avec les gens
• Disponibilité et engagement personnel ainsi qu'une grande affinité avec l'informatique
• Méthode de travail autonome et fiabilité, ainsi qu'une capacité de réflexion analytique prononcée
• Capacité à travailler en équipe et à communiquer supérieure à la moyenne
• Connaissances courantes de l'allemand et du français à l'oral et à l'écrit, anglais et luxembourgeois souhaitables

Your Responsibilities

• Administrative tasks such as general assistance tasks, coordination of incoming and outgoing mail, etc.
• Organizing and taking minutes of internal and external meetings as well as managing the calendar.
• Providing support in the preparation of documentation for meetings
• Managing, organizing and optimizing work processes
• Working closely with staff and ensuring that processes run smoothly and that internal guidelines are respected
• Ensuring and coordinating communication between different departments of the company
• Ensuring the interface with the various shareholders and service providers of the company
• Supporting and participating in special tasks and projects

Your Qualifications

• Degree in office or project management or comparable business degree
• Preferably first work experience in a similar position in the assistance segment or in project work
• Excellent knowledge of Outlook, Word and Teams as well as confident handling of the other MS Office applications
• Strong organizational skills and enthusiasm for working with people
• Motivation and personal commitment as well as a high affinity for IT
• Autonomous and reliable working attitude as well as strong analytical skills
• Outstanding teamwork and communication skills
• Fluent written and spoken German and French, English and Luxembourgish desirable