Emplois actuels liés à Administrative Assistant - EschsurAlzette Luxembourg - Université du Luxembourg

  • Administrative Assistant

    Il y a 5 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Space Products and Innovation S.A.R.L Temps plein

    **Start-up description** SPiN is a leading provider of modularity solutions for the space sector. It offers satellite integration solutions to transform satellites into modular systems, empowering satellite manufacturers to spend high-value time and money where it counts: pursuing new ventures. More information about SPiN can be found at **Job...

  • Assistant Administratif

    Il y a 4 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Veolia Temps plein

    **Description de l'entreprise** Veolia est l'entreprise de référence pour la transformation écologique. Notre entreprise conçoit et déploie des solutions pour la gestion de l’eau, des déchets et de l’énergie, qui participent au développement durable des villes et des industries. Chez Veolia, les compétences des personnes sont plus importantes...

  • Assistant Administratif

    il y a 3 semaines

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Morgan Services - Belval Temps plein

    Notre agence GROUPE MORGAN SERVICES BELVAL recherche pour un client, un: **ASSISTANTE ADMINISTRATIVE H/F**: Mission: - _ Accueillir et assister les clients avec dévouement :_ accueil physique et téléphonique, organisation de voyages, préparation des salles de réunion. - _ Tâches administratives :_ gestion du courrier entrant et sortant, préparation...

  • Assistant Administratif Fr/luxembourgeois ou

    Il y a 5 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Morgan Services - Belval Temps plein

    Notre agence GROUPE MORGAN SERVICES BELVAL recherche pour un client, un: **ASSISTANT ADMINISTRATIF**: **BILINGUE ALL/FRANCAIS ou FR/LUXEMBOURGEOIS H/F**: Mission: - _ Accueillir et assister les clients avec dévouement :_ accueil physique et téléphonique, organisation de voyages, préparation des salles de réunion. - _ Tâches administratives :_ gestion...

  • Réceptionniste / Assistante Administrative (H/F)

    Il y a 4 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Axia Interim - Agence Belval Temps plein

    Nous recrutons pour l'un de nos clients situé à HOLLERICH, une receptionniste / assistante administrative (H/F) - Accueil téléphonique des clients - Gestion des différentes tâches administrative (courrier, planning, commandes etc.) - Contact avec les fournisseurs Profil: - Vous disposez d’une expérience confirmée de 2 ans dans le domaine - Vous...

  • Administrative Assistant

    Il y a 2 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg SIRVA Temps plein

    Administrative Assistant Who Are SIRVA? Sirva Worldwide, Inc. provides HR and mobility professionals with the resources, guidance and support they need to achieve the best possible relocation for talent, and for the companies that move them. As a leading global relocation management and moving services company, we bring together personalised programme...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Axia Interim - Agence Belval Temps plein

    Nous recrutons pour l'un de nos clients situé à Bascharage un assistant administratif / commercial (H/F): - Accueil téléphonique des clients / accueil physique - Gestion des différentes tâches administrative (courrier, planning, commandes etc.) - Contact avec les fournisseurs - Gestion de la relation client - Vous disposez d’une expérience...

  • Assistant Administratif en Gestion de Batiment

    Il y a 5 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Morgan Services - Esch sur Alzette Temps plein

    Notre agence MORGAN SERVICES ESCH SUR ALZETTE recherche pour un client, un/une: **ASSISTANT ADMINISTRATIF EN GESTION DE BATIMENT (H/F)** Missions: - Gestion des tickets de dysfonctionnement pour la partie maintenance d'un bâtiment - Gestion de tableaux EXCEL - Mise en relation avec le planning des techniciens pour intervention sur site en fonction du...

  • Assistant Administratif-commerciale Fr/portugais ou

    Il y a 5 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Morgan Services - Belval Temps plein

    Notre agence GROUPE MORGAN SERVICES BELVAL recherche pour un client, un: **ASSISTANT ADMINISTRATIF**: **BILINGUE ALL/FRANCAIS ou FR/PORTUGAIS H/F**: Mission: - _ Accueillir et assister les clients avec dévouement :_ accueil physique et téléphonique, organisation de voyages, préparation des salles de réunion. - _ Tâches administratives :_ gestion du...

  • Assistante Administrative

    Il y a 5 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Axia Interim - Agence Belval Temps plein

    Nous recherchons pour l'un de nos clients basé à Senningerberg ou ou une assistante administrative. **Votre rôle**: - Saisir les données de comptabilité générale et enregistrer les écritures comptables - Etablir les factures mensuelles et suivi des paiements et rappels - Saisi de document, mise en forme, archivage / classement - Traiter le courrier...

  • Nsi - Assistant-e Administrative/if - Fr/an

    Il y a 5 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg NSI Temps plein

    **Description de l'offre d'emploi**: Afin de renforcer nos équipes, nous sommes à la recherche d’un(e) **Assistant-e Administratif/ve **parlant** français et anglais.** **Vos principales responsabilités**: - Accueil téléphonique et physique - Inventaire et gestion des stocks - Archivage de documents - Réception et distribution du courrier - Office...

  • Alternant Assistant Administratif

    Il y a 4 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Easy HR Temps plein

    Easy HR recrute **un alternant assistant administratif H/F/X** pour l'un de ses clients, situé en périphérie de Esch sur Alzette. L'entreprise cliente est dans le secteur du BTP. Elle est constituée d'une équipe à taille humaine, conviviale et dynamique. Vous préparez un diplôme orienté dans l'assistanat administratif et souhaitez développer une...

  • Assistant Administratif Fr/ang

    Il y a 5 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Morgan Services - Belval Temps plein

    Notre agence GROUPE MORGAN SERVICES BELVAL recherche pour un client, un: **ASSISTANTE ADMINISTRATIVE BILINGUE FRANCAIS/ANG H/F**: Mission: - _ Accueillir et assister les clients avec dévouement :_ accueil physique et téléphonique, organisation de voyages, préparation des salles de réunion. - _ Tâches administratives :_ gestion du courrier entrant et...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Morgan Services - Esch sur Alzette Temps plein

    GROUPE MORGAN SERVICES ESCH recherche pour l’un de ses clients, un/une: **ASSISTANTE ADMINISTRATIF (H/F)** Vos missions: - Gestion du standard téléphonique - Encodages des interventions Votre profil: - Vous êtes titulaire d'une formation dans le domaine administratif - Vous avez déjà une première expérience dans le métier au Luxembourg - Vous...

  • Assistant Administratif Bilingue Fr/ang

    il y a 1 mois

    Esch-sur-Alzette, Luxembourg Groupe Morgan Services - Esch sur Alzette Temps plein

    L'agence MORGAN SERVICES ESCH recherche pour l'un de ses clients un(e): **Assistant(e) Administratif(ve) Bilingue FR/ANG (H/F)** Missions: - Accueil des clients - Gestion et suivi des commandes - Encodage de données - Gestion et suivi de fichier Excel (congé, note de frais...) - Gestion administrative - Organisation de déplacements Profil: - Vous...

  • Assistant Administratif

    Il y a 4 mois

    Luxembourg Delhaize Luxembourg Temps plein

    Description Vous souhaitez faire partie de l’aventure Delhaize Luxembourg et effectuer un travail varié et enthousiasmant ? Vous souhaitez vous intégrer dans une enseigne dynamique et en perpétuelle évolution ? Alors rejoignez notre Service Support qui serait heureux d’accueillir: **Administrative Assistant H/F CDI-Temps Plein (40h/semaine)** **En...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Luxembourg ALEGYO MANAGEMENT Temps plein

    **Assistant Administratif (Temps Partiel ou Temps Plein) CDI** Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) dynamique pour rejoindre notre équipe. Les principales responsabilités incluent le classement, le rangement et la numérisation de documents au bureau. **Principales tâches**: - Classement et organisation de documents - Rangement...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Luxembourg Axis Temps plein

    Nous recherchons pour l'un de nos clients, un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre leur équipe juridique dynamique. Vous travaillerez en étroite collaboration avec leurs associé(s) / counsel et collaborateurs, au sein d'une équipe de 2 à 6 personnes. Votre rôle consistera à préparer, modifier et mettre en forme divers documents, ainsi...

  • Administrative Assistants

    il y a 1 mois

    Luxembourg GSK Stockmann Temps plein

    **Jobbeschreibung**: Administrative Assistants (M/F/d) We are looking for Administrative Assistants (M/F/d): **Responsibilities**: - supporting the legal business teams; - drafting, editing, compiling and finalising communications and documents including legal correspondence; - providing assistance in standard or legal translations; - liaising and...

  • Administrative Assistant

    il y a 1 semaine

    Luxembourg City European Center for Certification and Privacy - ECCP Temps plein

    Administrative Assistant OpportunityThe European Centre for Certification and Privacy (ECCP) is seeking a highly skilled Administrative Assistant to join our team. This part-time role offers flexibility and the opportunity to work remotely.Key ResponsibilitiesManage incoming correspondence and perform administrative tasksPrepare invoices and maintain...

Administrative Assistant

Il y a 2 mois

EschsurAlzette Luxembourg Université du Luxembourg Temps plein

About us

The University of Luxembourg is an international research university with a distinctly multilingual and interdisciplinary character.

Created in 2003, it strives today to meet tomorrow's major societal challenges, by nurturing an interdisciplinary approach and international outlook, investing in scientific quality and innovation, as well as offering personalised and multilingual teaching. The institution places particular emphasis on research with impact. To achieve this goal, its research priorities focus on digital transformation, medicine and health, as well as sustainable and societal development.
The University invests in its knowledge and technology transfer through an attractive intellectual property policy and numerous partnerships. 7,500 students are enrolled at Uni.lu, of which 1,000 are doctoral candidates. With 300 professors, students have privileged access to world-renowned expertise.
Times Higher Education ranks Uni.lu 20th in the Young University Ranking 2024 and among the top 250 universities in the world.

Your role

The incumbent will provide high-level administrative support for the entity on core processes, perform tasks within standards, will set up procedures, in order to contribute to effective and efficient support to and execution of activities related to the Research Support Department, more specifically to activities in the frame of transversal projects such as the Research External Evaluation, the CRIS project, ULLA (the University Leadership Academy) and support activities related to the EU support team.

The incumbent will perform high-level administrative organizational tasks as well as to process the accurate, timely documentation of files, data and research information.

Mission:

  • Assist the Head of the Research Support Department (RSD) with all administrative aspects of the organization and coordination of the Research External Evaluation and CRIS implementation
  • This includes, putting in place coherent processes, check and prepare data and reporting, preparation of guidelines, check lists, presentations, with a particular focus on the needs of the stakeholder community of the Research External Evaluation (REE24), ensure smooth communication and dissemination of REE24 relevant information together with the team
  • In close collaboration with the RSD team and Head, to document data in the relevant administrative systems by using the University forms and tools, collect and verify data for errors, clarify problems, keep files, calendar entries and documents up to date, ensure budget control and follow-up including setting up reimbursement control procedures, and contribute to process improvements
  • Coordinate and process purchase orders and expenditures declarations, follow up on invoices and reimbursement of expenses
  • Communication and interaction with the university administration services
  • Organization of business trips, e.g. contact the travel agency, prepare travel authorizations and declarations of expenses, follow up on reimbursement procedures
  • Organize internal and external appointments, meetings and events for activities related to transversal projects managed by the Department, e.g. workshops, retreats, and arrange facilities, e.g. location booking, ordering of and collaboration with internal or external services such as catering
  • Update files, databases, and other document types. Maintain complete and efficient records via electronic system
  • Support in the preparation for internal project kick-off meetings for EU projects, establish and update coherent central procedures for research data retrieval related to EU Grants

Your profile

  • Higher Education degree in secretariat or high school degree and equivalent professional experience in a comparable role
  • 3 to 5 years of hands-on administrative support experience
  • Fluency in English and German is essential, French would be an asset.
  • Ability to execute multiple tasks with high accuracy and achieve deadlines
  • Detail-oriented with good analytical and problem-solving skills
  • Proficient in Microsoft Outlook, Word, Excel
  • Excellent organizational skills with attention to detail and accuracy
  • Very good communication, organizational and problem-solving skills as well as interpersonal skills

We offer

  • Multilingual and international character. Modern institution with a personal atmosphere. Staff coming from 90 countries. Member of the "University of the Greater Region" (UniGR)
  • A modern and dynamic university. High-quality equipment. Close ties to the business world and to the Luxembourg labour market. A unique urban site with excellent infrastructure
  • A partner for society and industry. Cooperation with European institutions, innovative companies, the Financial Centre and with numerous non-academic partners such as ministries, local governments, associations, NGOs …

How to apply

Applications should include:

  • Curriculum Vitae
  • Cover letter

Early application is highly encouraged, as the applications will be processed upon reception. Please apply ONLINE formally through the HR system. Applications by Email will not be considered.

All qualified individuals are encouraged to apply. In line with our values, the University of Luxembourg promotes an inclusive culture. We encourage applications from individuals of all backgrounds and are dedicated to upholding equality and respect for our employees and students.

General information:

  • Contract Type: Permanent
  • Work Hours: Full Time 40.0 Hours per Week
  • Location: Campus Belval
  • Internal Title: Administrative assistant
  • Job Reference: UOL06639

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