Chargé D'accueil Et de Bâtiment

**Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire
**Qui recrute ?**:
Inspection générale des finances

L’IGF est une administration placée sous l'autorité du Ministre des Finances et sa mission principale est la préparation annuelle du Budget de l’Etat. L’Inspection émet un avis sur tous les projets dont la réalisation est susceptible d'entraîner des conséquences financières et elle peut être saisie de l'examen de toute autre question que le gouvernement juge utile de lui soumettre.

**Missions**:

- En tant que chargé d'accueil et de bâtiment, nous souhaitons vous confier les missions suivantes:

- Gérer l’accueil des visiteurs au sein des locaux de l’IGF;
- Gérer l’accueil des visiteurs au sein des locaux de l’IGF;
- Préparer les salles de réunion suivant les besoins journaliers;
- Guider les visiteurs dans les salles de réunions.
- Assurer l’intendance et la maintenance des bâtiments, équipements et espaces extérieurs:

- Contrôler et surveiller l'état des bâtiments et du mobilier;
- Détecter les travaux d’entretien courant des locaux, des installations et des équipements ainsi que les interventions d’urgence (eau, électricité, fluides, vitres, état des sols) et quantifier, organiser et contrôler les travaux de maintenance;
- Suivre la législation en vigueur dans le domaine des bâtiments;
- Assurer les relations avec les différentes parties prenantes (Commission des Loyers, Administration des Bâtiments publics, délégué à la sécurité, SNSFP etc.) et discuter des besoins et problèmes en matière d'infrastructure;
- Assurer les relations et la coordination des interventions avec les fournisseurs externes;
- Participer aux réunions et aux discussions avec la direction en matière de coordination des travaux.
- Gérer les moyens techniques des services de maintenance du bâtiment et des infrastructures:

- Définir les besoins en outillage, pièces, matériels et produits;
- Assurer l'inventaire du matériel et des produits, le suivi et la maintenance du stock des équipements techniques, pédagogiques et didactiques et informer sur le matériel vétuste à remplacer;
- Conseiller la hiérarchie sur les choix à opérer;
- Préparer les commandes de matériels et produits, contrôler et assurer la réception des commandes.
- Gérer le courrier et le matériel:

- Assurer la réception du courrier le matin dès l'arrivée de la poste;
- Distribuer le courrier interne et externe;
- Assurer l'emballage, le comptage et la préparation du courrier sortant;
- Gérer les commandes, le stockage et la distribution du matériel.
- Gérer l’accueil de l’équipe de nettoyage:

- Gérer l’accueil des personnes en charge du nettoyage;
- Gérer, le cas échéant, les commandes des produits de nettoyage et du matériel.
- Assurer le transport de personnes et de matériel:

- Assurer, le cas échéant, le transport vers des réunions et événements professionnels;
- Assurer, le cas échéant, le transport des déchets recyclables vers les centres de recyclage ou faire l'enlèvement de ces derniers.
- Assurer un support dans l’archivage des documents physiques:

- Gérer les archives physiques;
- Garantir la conformité des archives par rapport à la législation luxembourgeoise sur l’archivage;
- Analyser, adapter et documenter les procédures internes en relation avec la documentation administrative et l’archivage.

**Profil**:
**Compétences techniques**
- Connaître la législation en matière de sécurité dans la fonction publique;
- Savoir détecter les problèmes techniques au niveau du bâtiment et au niveau de l'équipement technique;
- Certification en premiers secours;
- Permis B.

**Compétences comportementales**
- Analyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l’information dans une synthèse complète et cohérente;
- S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
- Partager son savoir-faire : Vous montrez, transmettez et partagez vos connaissances, expériences et vos méthodes de travail;
- Coopérer : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées, aussi bien dans un environnement présentiel qu’au niveau d’une collaboration virtuelle et à distance, et en contribuant à la résolution de conflits entre collaborateurs;
- Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
- Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
- S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de fa