Gestionnaire Administratif de Formation

**Statut** : Employé de l'État, Fonctionnaire

**Qui recrute ?**:
Institut de formation de l'Education nationale

**Missions**:

- Assurer la gestion administrative des formations:

- Réviser les descriptifs de formation;
- Saisir les données administratives (code, séances, etc.) et publier en ligne les formations;
- Assurer le suivi des formations (validation, annulation) et leur organisation pratique;
- Assurer la réservation de l'hébergement des formateurs;
- Assurer la réservation de salles des formations externes;
- Assurer la gestion des dossiers dans le cadre des formations externes (constitution des dossiers, transmission);
- Assurer la gestion des questionnaires d'évaluation (édition, mise à disposition, traitement brut, transfert).
- Assurer la gestion administrative des inscriptions:

- Gérer les inscriptions;
- Assurer le suivi des inscriptions (validation, refus, gestion de la liste d'attente, désinscription, relance);
- Assurer la gestion des présences/absences;
- Assurer la gestion des attestations de participation et/ou des certificats de réussite.
- Assurer la gestion des comptes applicatifs:

- Gérer les comptes « Formateur » et « Participant » (traitement des demandes, validation, mise à jour et suivi personnalisé le cas échéant).
- Assurer le suivi administratif des parcours de stage:

- Assurer le suivi du dossier de chaque stagiaire (dispense, réduction, interruption, parcours individuel, archivage).
- Assurer l'organisation d'examens dans le cadre du stage:

- Mettre en forme les questionnaires d'examen;
- Organiser les épreuves et veiller au leur bon déroulement;
- Assurer le suivi des examens (remise des copies aux évaluateurs, réception des copies corrigées, saisie des résultats, archivage des copies, communication des résultats);
- Compiler les notes pour la commission de validation.
- Assurer un accueil auprès des participants et des formateurs:

- Conseiller, orienter et clarifier selon les besoins exprimés.
- Assurer la gestion des demandes de participation aux frais d'inscription:

- Enregistrer, traiter et assurer le suivi des demandes de participation aux frais d’inscription.
- Contribuer à l’évolution du dispositif et à la gestion de la qualité:

- Veiller au respect des procédures liées à l’exercice de la fonction;
- Contribuer à l’évolution des procédures liées à l’exercice de la fonction.

**Profil**:
**Compétences techniques**
- Compétences métiers:

- Législation et réglementation:

- Connaître et savoir appliquer la législation et la réglementation de l'administration.
- Procédures internes/méthodologie:

- Connaître et savoir appliquer les procédures et processus en place relevant de l’exercice de la fonction;
- Connaître et savoir appliquer les règles établies au sein de l'administration en matière de protection des données;
- Connaître l'organisation ainsi que les procédures et processus relevant de l'administration;
- Connaître la charte d'accueil et les engagements pris dans ce domaine par l'administration.
- Aptitudes techniques:

- Communiquer de manière à s'adapter à ses interlocuteurs, au contexte et à l'objectif des informations à transmettre;
- Posséder les compétences théoriques et pratiques pour garantir, selon ses attributions, une gestion et une organisation efficace des formations programmées;
- Savoir appliquer les règles de l'accueil physique et téléphonique.
- Compétences support:

- Applications bureautiques:

- Savoir utiliser les produits de MS Office.
- Logiciels spécifiques:

- Savoir appliquer les outils de la gestion électronique des documents;
- Savoir utiliser les autres logiciels et progiciels spécifiques mis en place dans l'administration et nécessaires à l'exercice de la fonction.
- Matériel et outillage:

- Savoir utiliser le matériel, les outils et l'outillage à disposition dans l'administration susceptibles d'être utilisés dans l'exercice de la fonction.

**Compétences comportementales**
- Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
- Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
- Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
- Coopérer : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées, aussi bien dans un environnement présentiel qu’au niveau d’une collaboration virtuelle et à distance, et en contribuant à la résolution de conflits entre collaborateurs;
- Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la div