Administrative Assistant

il y a 7 jours

Luxembourg Université du Luxembourg Temps plein

The University of Luxembourg is an international research university with a distinctly multilingual and interdisciplinary character.

The Faculty of Science, Technology and Medicine (FSTM) at the University of Luxembourg contributes multidisciplinary expertise in the fields of Mathematics, Physics, Engineering, Computer Science, Life Sciences and Medicine.
Through its dual mission of teaching and research, the FSTM seeks to generate and disseminate knowledge and train new generations of responsible citizens in order to better understand, explain and advance society and environment we live in.

**Your role**:

- Communication and interaction with the university administration services
- Coordinate and process purchase orders and expenditures declarations, follow up on invoices and reimbursement of expenses
- Organisation of business trips (e.g. contact the travel agency, prepare travel authorizations and declarations of expenses, follow up on reimbursement procedures)
- Organise internal and external appointments, meetings and events for research group related activities and for the Department (e.g. workshops, retreats, scientific conferences, PhD defences), and arrange facilities (e.g. location booking, ordering of and collaboration with internal or external services such as catering)
- Update files, databases, website and other document types. Maintain complete and efficient records via electronic system
- Administration of new recruitments (e.g. initiate HR requests/hosting agreement for visiting researchers requests/internship and student contract requests, support steps at arrival and leaving of employees)
- Manage the office distribution of the department

**Your profile**:

- Higher Education degree in secretariat or high school degree and equivalent professional experience in a comparable role
- 3 to 5 years of hands-on administrative support experience
- Fluency in English and German is essential, French would be an asset
- Excellent written and verbal communication skills
- Exceptional organisational and administrative skills
- Ability to execute multiple tasks with high accuracy and achieve deadlines under pressure
- Detail-oriented with good analytical and problem-solving skills
- Tactful, and diplomatic team player
- Proficient in Microsoft Outlook, Word, Excel
- Reliable, intuitive and proactive

**We offer**:

- Multilingual and international character. Modern institution with a personal atmosphere. Staff coming from 90 countries. Member of the “University of the Greater Region” (UniGR)
- A modern and dynamic university. High-quality equipment. Close ties to the business world and to the Luxembourg labour market. A unique urban site with excellent infrastructure
- A partner for society and industry. Cooperation with European institutions, innovative companies, the Financial Centre and with numerous non-academic partners such as ministries, local governments, associations, NGOs

**How to apply**:

- Applications in English should include:_
- Curriculum Vitae
- Cover letter
- General information:_
- Contract Type: Permanent
- Work Hours: Full Time 40.0 Hours per Week
- Location: Kirchberg Campus
- Internal Title: Administrative assistant
- Job Reference: UOL07135

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    Luxembourg ALEGYO MANAGEMENT Temps plein

    **Assistant Administratif (Temps Partiel ou Temps Plein) CDI** Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) dynamique pour rejoindre notre équipe. Les principales responsabilités incluent le classement, le rangement et la numérisation de documents au bureau. **Principales tâches**: - Classement et organisation de documents - Rangement...

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    **INVESTIMO INTERNATIONAL** recherche pour son siège situé à STRASSEN un **Assistant Administratif (H/F)** ayant pour principales missions: - Gestion des demandes clients - Préparation des offres commerciales - Encodage des informations clients, commandes et offres - Facturation - Relances clients - Suivi des commandes - Planification des rendez vous -...

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    Luxembourg Axis Temps plein

    For one of our customers, we are looking for an administrative assistant to join their dynamic legal team. You will work closely with their partners/counsel and associates, as part of a team of 2 to 6 people. Your role will involve preparing, editing and formatting various documents, as well as actively participating in internal procedures. You will also be...

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    The University of Luxembourg is an international research university with a distinctly multilingual and interdisciplinary character. The Luxembourg Centre for Systems Biomedicine (LCSB) is an interdisciplinary research centre of the University of Luxembourg. We conduct fundamental and translational research in the field of Systems Biology and Biomedicine -...

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    Vous recherchez un poste d'Assistant administratif dynamique au sein d'une banque renommée ? Nous avons l'opportunité parfaite pour vous ! En tant qu'Assistant administratif, vous serez responsable de l'organisation efficace des dossiers de leasing, de la communication avec les parties prenantes, de la gestion des contrats et des garanties, et bien plus...

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    **Etude d’avocats à Luxembourg recherche**: **Assistant administratif** Date d’entrée : de suite ou à convenir **Vos responsabilités principales seront**: - l’accueil physique et téléphonique - le secrétariat au niveau administratif (suivi du courrier, classement interne,) et organisationnel (gestion complexe du calendrier, organisation,...

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    Chez Analytics & Change, nous nous attachons à fournir des solutions pratiques et exploitables qui aident nos clients à atteindre leurs objectifs. En tirant parti des données, nous favorisons la prise de décision stratégique et l'excellence opérationnelle. Notre équipe collabore étroitement avec nos clients pour développer, mettre en œuvre et...

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    **Rejoignez notre équipe dynamique en tant qu'Assistant(e) Dentaire-Administratif(ve)** Vous souhaitez évoluer dans un environnement stimulant, où chaque jour vous permet de mettre en avant vos compétences techniques et relationnelles ? Nous recherchons un(e) Assistant(e) Dentaire-Administratif(ve) pour renforcer notre équipe actuelle. **Vos missions...

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