Assistant / Secrétaire Gestion Du Patrimoine

il y a 5 jours

Luxembourg Société Nationale des Habitations à Bon Marché (SNHBM) Temps plein

Description
En tant qu’assistante / secrétaire au sein d’un service de gestion de patrimoine immobilier, vous serez en charge des tâches administratives liées à la gestion locative, au suivi technique, à la logistique et à la gestion interne.

Tâches principales

**1. Gestion administrative et suivi des documents**
- Établir et tenir à jour des tableaux de suivi des factures sous Excel.
- Classer et archiver les fiches d’intervention une fois les travaux terminés (format papier et numérique).
- Préparer et organiser les dossiers administratifs des biens en gestion.
- Rédiger les rapports d’intervention et les comptes-rendus de réunion.

**2. Suivi des interventions et coordination**
- Assurer le lien entre les locataires et les prestataires (entreprises, artisans, etc.).
- Relancer les sociétés partenaires pour garantir la réalisation des interventions dans les délais.
- Suivre l’avancement des travaux jusqu’à leur clôture.

**3. Répartition des frais et clôture des dossiers**
- Réaliser la répartition des frais liés aux remises en état des logements (locataires, propriétaires, assurances ).
- Préparer les éléments nécessaires à la clôture complète des dossiers techniques ou sinistres.
- Contrôler les coûts facturés par rapport aux devis validés et assurer leur conformité.

**4. Gestion du parc automobile de la société**
- Suivi administratif des véhicules de service (assurances, contrôles techniques, entretiens, sinistres ).
- Gestion des documents liés à la flotte (carte grise, carburant, badges autoroutiers, etc.).
- Suivi des affectations de véhicules et gestion des incidents (amendes, pannes, etc.).

Tâches supplémentaires
- Travailler en étroite collaboration avec le Service Location
- Avoir une communication régulière avec nos services locations, afin de garder un lien étroit et une cohésion d’équipe.
- Gestion de la facturation en relation avec nos activités.
- Gestion de bons de commandes.
- Faire remonter les informations compte aux problèmes rencontrés.

Compétences techniques
- Assurer un bon suivi administratif
- Communiquer de façon claire, positive et assertive envers les interlocuteurs
- Respecter les délais, avoir le sens des priorités
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint)

Compétences managériales & sociales
- Avoir un goût prononcé pour le travail en équipe, aimer la polyvalence au travail.
- Se montre responsable de son travail
- Est doté d’une bonne aisance relationnelle afin de développer et entretenir des relations de travail saines tant en interne qu’en externe
- Est proactif et fait preuve d’initiatives
- Connaissances bureautiques (consulter des planning rédaction de mail et courriers)

Formation & Expérience
- Formation supérieure en secrétariat (Bac+2) et/ou expérience dans cette fonction
- Expérience confirmée d’au-moins 3 ans dans le métier.

Langues French English Education Bac +2 Expériences professionnelles 2+ years

  • Chargé de La Gestion Du Patrimoine

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  • Secrétaire Expérimenté(E)

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    **Secrétaire expérimenté(e)** Metaform architects cherche à engager pour un contrat à durée déterminée, un(e) secrétaire expérimenté(e) - (Remplacement congé maternité ́- parental) Durée du contrat 12 à 14 mois **Votre profil**: Nous recherchons un(e) secrétaire expérimenté(e), ayant une bonne maîtrise de la communication...

  • Secrétaire de Direction

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    **Secrétaire de direction**: **Date**:2 juil. 2024 **Lieu**: Luxembourg, Luxembourg **Entreprise**:POST Luxembourg Acteur majeur des télécoms et opérateur national du service postal et financier postal, le groupe POST Luxembourg est un pilier incontournable de l'économie luxembourgeoise. La Direction Générale de POST Luxembourg recherche actuellement...

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    Luxembourg POST Group Temps plein

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  • Secrétaire Réceptionniste

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    Luxembourg INTERACTIV Temps plein

    Nous recherchons une secrétaire réceptionniste (h/f) dynamique et organisée pour rejoindre les équipes de notre client en intérim de pré-embauche **Missions principales**: - Gérer les appels téléphoniques et les courriers électroniques - Accueillir les visiteurs et gérer le standard téléphonique - Organiser et planifier les rendez-vous et...

  • Assistant (H/F)

    il y a 1 semaine

    Luxembourg Dr. George et Associes Temps plein

    Nous cherchons une secrétaire médicale / assistante dentaire au fauteuil, sérieuse, motivée et souriante, pour renforcer notre équipe au sein de notre cabinet dentaire à Esch-sur-Alzette. La personne doit maîtriser les langues suivantes: luxembourgeois, francais, anglais et portugais. Contrat CDI, 40h/semaine. **Tâches à accomplir**: - Accueil des...

  • Secrétaire (M/F)

    il y a 2 semaines

    Luxembourg Fondation Restena Temps plein

    **SECRÉTAIRE (M/F)**: **Votre environnement de travail** La Fondation Restena est une organisation au service de la communauté académique qui fournit également une infrastructure à l'ensemble de la communauté Internet grâce à l'exploitation de l’extension nationale.lu. Pour renforcer son équipe secrétariat, la Fondation Restena recherche un-e...

  • Secrétaire Comptable

    il y a 1 semaine

    Luxembourg HIKMA-SOLUTIONS Temps plein

    **Missions**: En tant que Secrétaire Comptable, vos missions principales seront - Emission et vérification des factures de vente et des factures de prestations des Intercos - Saisie des écritures comptables telles que les extraits bancaires - Rapprochement des comptes et comparaison des écritures bancaires et des enregistrements comptables - Gestion des...

  • Secrétaire Général(E)

    il y a 1 semaine

    Luxembourg Université du Luxembourg Temps plein

    L’Université de la Grande Région (UniGR a.s.b.l.) est une alliance transfrontalière qui regroupe sept établissements d’enseignement supérieur situés sur l’espace frontalier de la Grande Région. Il comprend les universités RPTU Kaiserslautern-Landau, de Liège, de Lorraine, du Luxembourg, de Sarre, de Trèves et la htw saar comme partenaire...

  • Secrétaire / Assistante Dentaire

    il y a 2 jours

    Luxembourg hygiegroup Temps plein

    Les centres de santé dentaires HYGIE DENTAIRE proposent des soins dentaires accessibles à tous ! Avec ses 2 centres au Luxembourg à Strassen et Esch-sur-Alzette, HYGIE DENTAIRE continue de se rapprocher de ses patients et se développe partout au Luxembourg. Avec toujours comme unique objectif : vous fournir les soins dentaires dont vous avez besoin...