Assistant Administratif

**Statut** : Employé de l'État
**Qui recrute ?**:
Service des aides au logement

**Missions**:

- Dans le cadre du développement et d’une mise en œuvre partielle de sa stratégie de digitalisation suivant le principe du « digital first » et de l’archivage électronique, le Service des aides au logement cherche un agent administratif pour les tâches suivantes:

- Capture numérique du courrier entrant;
- Mis en œuvre de nouveaux flux de travail avec le courrier dématérialisé;
- Développement de nouvelles procédures de distribution du courrier;
- Accompagnement des utilisateurs du courrier digital.
- Prise en charge de l’archivage électronique et physique:

- Préparation des documents en dossier (liasse) d’archive;
- Numérisation des documents pour l’archivage intermédiaire (GED);
- Déplacement des dossiers papiers vers l’espace d’archivage;
- Effectuer des recherches de dossiers archivés et mise à disposition du dossier physique en cas de besoin et/ou de demande.
- Autres tâches:

- Gestion du stock des fournitures de bureau tel que les enveloppes, les papiers ainsi que des supports de documentation (formulaires et brochures);
- Participation à la préparation logistique pour l’organisation des stands lors de foires ou d’évènements en relation avec le logement.

**Profil**:
**Compétences techniques**
- Maîtrise orale et écrite des 3 langues administratives du pays;
- Anglais : Connaissances de base à l'oral.
- Aptitude à s’approprier les connaissances suivantes:

- La législation et la réglementation des aides au logement;
- Les procédures administratives concernant le traitement des dossiers;
- Les procédures techniques de l’outil de gestion des dossiers;
- La règlementation sur la protection des données privées;
- Le fonctionnement et l'organisation interne, du service et de l'administration.

**Compétences comportementales**
- Comprendre : Vous collectez, comprenez et traitez des informations et données, le cas échéant dans un environnement digital;
- S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
- Partager son savoir-faire : Vous montrez, transmettez et partagez vos connaissances, expériences et vos méthodes de travail;
- Coopérer : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées, aussi bien dans un environnement présentiel qu’au niveau d’une collaboration virtuelle et à distance, et en contribuant à la résolution de conflits entre collaborateurs;
- Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
- Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
- S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
- S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

**Conditions d’admission**:
**Poste d'employé de l'État**

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

**Diplômes**

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

**Langues**

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

**Nationalité**

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.