Coordinateur(trice) administratif(ve)

Rejoignez Well Making et devenez un acteur clé de notre organisation.

Chez Well Making, nous concevons, fabriquons et installons des aménagements d'espaces professionnels. Grâce à notre savoir-faire, notre production locale et notre exigence de qualité, nous accompagnons nos clients dans la réalisation de projets d'envergure au Luxembourg.

Afin d'accompagner l'évolution de notre organisation, nous recherchons aujourd'hui une personne expérimentée capable de prendre en charge la coordination administrative de l'entreprise.

Il s'agit d'un poste central, varié et évolutif, au cœur de nos opérations.

Votre mission

Vous serez le point de référence pour l'administration quotidienne de l'entreprise. En lien direct avec la direction, les employés et notre comptable interne, vous veillerez au bon déroulement des activités administratives et liées à la gestion du personnel.

Nous recherchons une personne autonome, organisée et proactive, capable de gérer ses dossiers avec rigueur tout en proposant des améliorations lorsque cela est pertinent.

Vos responsabilités

Administration du personnel

• Gérer les demandes de congés, absences et arrêts maladie
• Vérifier les soldes de congés
• Préparer les éléments nécessaires à la paie
• Effectuer les démarches auprès des organismes luxembourgeois (CCSS, CNS, etc.)
• Organiser les visites médicales
• Assurer le suivi administratif des contrats de travail
• Préparer l'arrivée des nouveaux collaborateurs (onboarding)
• Tenir à jour les dossiers du personnel
• Répondre aux questions administratives des employés

Support comptable

• Assister la comptable interne dans ses tâches quotidiennes
• Encoder les factures fournisseur
• Effectuer les relances
• Assurer le lien entre les équipes afin de garantir un suivi administratif rigoureux

Administration générale

• Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques
• Assurer le suivi des courriels administratifs
• Organiser les rendez-vous
• Gérer les assurances
• Assurer le suivi administratif des véhicules et des cartes carburant
• Gérer les documents et l'archivage
• Effectuer les commandes de fournitures et les achats courants

Amélioration continue

Nous apprécions les personnes qui prennent des initiatives.

Nous attendons de notre futur(e) collaborateur(trice) qu'il ou elle soit capable d'identifier des pistes d'amélioration, de proposer des solutions concrètes et de contribuer à l'optimisation de nos processus administratifs.

Le profil recherché

• Vous possédez une expérience significative dans une fonction administrative polyvalente (des références pourront être demandées)
• Vous êtes capable d'occuper rapidement vos fonctions en toute autonomie.
• Vous avez de bonnes connaissances en administration du personnel et en support comptable.
• Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation et votre rigueur.
• Vous savez gérer plusieurs priorités simultanément.
• Vous faites preuve d'initiative et recherchez naturellement des solutions.
• Vous appréciez le travail en équipe tout en étant capable d'avancer de manière autonome.
• Vous maîtrisez les outils Microsoft 365 et Teams. La connaissance d'Odoo constitue un atout.
• Vous maîtrisez parfaitement le français, à l'oral comme à l'écrit. La connaissance du portugais constitue un atout.

Ce que nous vous offrons

• Un poste clé au sein d'une entreprise en pleine évolution
• Une équipe à taille humaine où la proximité, l'entraide et le respect font partie du quotidien
• Une direction accessible et proche de ses collaborateurs
• Un environnement de travail convivial où le tutoiement est naturel
• Des activités d'équipe organisées
• De réelles possibilités d'évolution
• Des formations pour développer vos compétences
• De nouveaux bureaux agréables
• Café à volonté

Informations pratiques

CDI – Temps plein

Présentiel

Luxembourg (secteur Gare – déménagement prochain dans de nouveaux bureaux)

Vous aimez quand les choses sont bien organisées ? Vous appréciez les journées variées, les responsabilités et les environnements où votre travail a un impact concret ? Alors nous serions ravis de découvrir votre parcours.

APCT1_LU