Senior Office Assistant

il y a 1 semaine

Luxembourg LHH Temps plein

Our client, a global leader in wellness products, is in search of a skilled Senior Administrative Specialist with a keen eye for detail and a strong background in financial support.

LHH Recruitment Solutions offers extensive HR solutions through one unique brand. We are specialised in the employment of middle and top management and highly qualified professionals in contracting, temporary and permanent placement. At LHH Recruitment Solutions, we believe in talent, not labels, and embrace diversity and promote more inclusive employment to our clients and partners.

Administrative Excellence:

- Leave Management: Keep records up to date for holidays and sick leave, coordinating with HR as needed.
- Financial Logistics: Monitor and manage the cash box, ensuring accuracy and security.
- Travel Coordination: Facilitate travel arrangements for team members, covering taxis, flights, and hotel bookings.
- Board Meeting Assistance: Provide logístical support for organizing and executing board meetings.

Financial and Purchasing Operations:

- Invoice Oversight: Manage the approval process and tracking of invoices, ensuring timely payments.
- Record Maintenance: Maintain accurate records for legal, tax, and financial agreements to uphold Luxembourg compliance standards.
- Purchase Order Management: Generate internal invoices and oversee Purchase Order blankets for the worldwide transportation department.
- Collaboration with Finance Teams: Work closely with the Accounts Payable team, facilitating Purchase Order placement and updating supplier files in Oracle (ERP).

Office Management:

- Communication Hub: Handle incoming and outgoing mail and manage phone calls, ensuring effective communication.
- Visitor Engagement: Welcome and assist visitors and suppliers, maintaining a professional and inviting atmosphere.

Executive Support:

- Document Preparation: Assist in the creation of internal documents for the Senior Managing Director.
- Travel Assistance: Facilitate travel arrangements for the Senior Managing Director.
- Demonstrated experience in administrative roles, particularly in a finance-centric capacity.
- Fluent in French and English is mandatory for this role
- Strong organizational and multitasking abilities.
- Familiarity with ERP systems, with a preference for Oracle proficiency.
- Exceptional communication and interpersonal skills.

To include yourself in this recruitment process; to find out more information about this role; or to discuss other career opportunities we have available, please contact Mounir Oudah as soon as possible - CONFIDENTIALITY ASSURED.

Ready For Next.

LI-MO2

  • Senior Officer/ Assistant Manager Risk

    il y a 3 semaines

    Luxembourg Adepa Global Services Temps plein

    _December 27, 2024_ **ADEPA ASSET MANAGEMENT**: **SOLUTIONS FOR IDEAS IN A GLOBAL FINANCIAL WORLD** **Founded in 1980 and headquartered in Luxembourg, Adepa provides clients with tailor-made solutions for ideas in a global financial world in Luxembourg, Italy, Spain and Chile. Adepa Group provides global asset services covering the entire value chain of...

  • Senior Corporate Assistant

    il y a 4 semaines

    Luxembourg Abiomis Temps plein

    **Senior Corporate Assistant - Family Office, Bienveillance Vous souhaitez trouver une opportunité dans laquelle vous serez à même de mettre en pratique votre savoir faire et vos compétences acquises tout au long de votre carrière ? Dans ces conditions, nous avons l’opportunité idéale pour vous ! Notre partenaire, un **Mono Family Office** à...

  • Senior Corporate Assistant

    il y a 2 semaines

    Luxembourg Abiomis Temps plein

    **Senior Corporate Assistant - Family Office, Bienveillance Vous souhaitez trouver une opportunité dans laquelle vous serez à même de mettre en pratique votre savoir faire et vos compétences acquises tout au long de votre carrière ? Dans ces conditions, nous avons l’opportunité idéale pour vous ! Notre partenaire, un **Mono Family Office** à...

  • Senior Corporate Assistant

    il y a 4 semaines

    Luxembourg Abiomis Temps plein

    **Senior Corporate Assistant - Mono Family Office, Quartier Gare Nous avons l’honneur de vous présenter une opportunité au sein d’un Mono Family Office de prestige qui est à la recherche d’un/une Corporate Assistant dynamique et fiable. Vous aurez l’occasion d’être la première personne à travailler au cœur des bureaux luxembourgeois,...

  • Senior Corporate Assistant

    il y a 19 heures

    Luxembourg Abiomis Temps plein

    **Senior Corporate Assistant - Mono Family Office, Quartier Gare Nous avons l’honneur de vous présenter une opportunité au sein d’un Mono Family Office de prestige qui est à la recherche d’un/une Corporate Assistant dynamique et fiable. Vous aurez l’occasion d’être la première personne à travailler au cœur des bureaux luxembourgeois,...

  • Senior Compliance Officer

    il y a 4 semaines

    Luxembourg Abiomis Temps plein

    Permanent Luxembourg 70000€/an BDGR365 Nous avons le plaisir d’accompagner cette PSF avec une très bonne réputation au Grand-Duché, représentée par environ 80 collaborateurs, dans sa recherche d’un Senior Compliance Officer. Depuis sa création il y une dizaine d’années, cette PSF se positionne comme un acteur qui mise sur la qualité de ses...

  • Assistant Social

    il y a 4 semaines

    Luxembourg Office social du Centrest Temps plein

    L’Office Social commun des communes de Betzdorf, Junglinster et Niederanven se propose d’engager: - [nbsp][nbsp][nbsp][nbsp][nbsp][nbsp][nbsp] 1 assistant social (M/F) (40 hrs/semaine) CDI, carrière CCT-SAS. Les demandes avec les pièces requises sont à adresser au: Président de l’Office social du Centrest, 10 rue de Wormeldange à L-6955...

  • Senior) Administrative Assistants

    il y a 2 semaines

    Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    **These positions are based at our Luxembourg headquarters and requires regular office presence. The EIB offers you the opportunity to live and work in a truly international and multi-cultural environment. We also offer relocation support.** The **EIB**, the European Union's bank, is seeking to recruit for its **Operations Directorate (OPS) - Several...

  • Executive Assistant

    il y a 2 semaines

    Luxembourg XB Consultants Temps plein

    **Reference** **Region** - Luxembourg **Type** - Permanent **Salary** - €50,000 - 69,999 **Contact Consultant**: **Consultant** Chris Leek**Executive Assistant & Office Manager - Investment Management Company** **Our client is an industry-leading Private Equity Investment firm headquartered in Luxembourg.** **Your role** - Support the Executive...

  • Senior Administrative Assistant

    il y a 2 jours

    Luxembourg ABBL - The Luxembourg Bankers' Association Temps plein

    **Senior Administrative Assistant (M/F)**: **The ABBL**: The ABBL is the largest professional association in the financial sector, representing most financial institutions as well as regulated financial intermediaries, law firms, consultancies, auditors, market infrastructures, e-money and payment institutions. It promotes the sustainable development of...

  • Senior Corporate Assistant

    il y a 4 semaines

    Luxembourg Abiomis Temps plein

    Temps Plein Gare, Luxembourg, Luxembourg 60000€/An LB110 Envoyer CV Nous avons l’honneur de vous présenter une opportunité au sein d’un Mono Family Office de prestige qui est à la recherche d’un/une Corporate Assistant dynamique et fiable. Vous aurez l’occasion d’être la première personne à travailler au cœur des bureaux luxembourgeois,...

  • Senior Corporate Assistant

    il y a 19 heures

    Luxembourg Abiomis Temps plein

    Temps Plein Gare, Luxembourg, Luxembourg 60000€/An LB110 Envoyer CV Nous avons l’honneur de vous présenter une opportunité au sein d’un Mono Family Office de prestige qui est à la recherche d’un/une Corporate Assistant dynamique et fiable. Vous aurez l’occasion d’être la première personne à travailler au cœur des bureaux luxembourgeois,...

  • Senior Corporate Officer

    il y a 4 semaines

    Luxembourg Abiomis Temps plein

    **Senior Corporate Officer - Portefeuille Diversifié Notre partenaire est une **PSF ultra moderne, **avec une croissance très importante au Luxembourg. Depuis sa création, cette PSF est devenue le partenaire privilégié pour une **clientèle internationale** et variée (Soparfi/Holdings, PE/RE, Sociétés commerciales ). Nous accompagnons cette PSF dans...

  • Senior Corporate Officer

    il y a 19 heures

    Luxembourg Abiomis Temps plein

    **Senior Corporate Officer - Portefeuille Diversifié Notre partenaire est une **PSF ultra moderne, **avec une croissance très importante au Luxembourg. Depuis sa création, cette PSF est devenue le partenaire privilégié pour une **clientèle internationale** et variée (Soparfi/Holdings, PE/RE, Sociétés commerciales ). Nous accompagnons cette PSF dans...

  • Senior Fund Corporate Officer

    il y a 4 semaines

    Luxembourg Abiomis Temps plein

    Permanent Luxembourg 65 000€/year LB176 We are currently assisting a reputable and renowned PFS in Luxembourg in its search for a Senior Fund Corporate Officer to join the team. By evolving in these modern and luminous offices located outside the city center, you will be able to bypass, and avoid, intense traffic jams which will significantly reduce your...

  • Senior Corporate Officer

    il y a 3 jours

    Luxembourg Axis Group Temps plein

    Vous superviserez les activités quotidiennes d'un ou de plusieurs Corporate Officers, en leur apportant une supervision et un soutien directs.Vous coordonnez les réunions trimestrielles du conseil d'administration des sociétés du portefeuille, en veillant à ce que tous les sujets pertinents soient... **Description** - Vous superviserez les activités...

  • Senior/principal Operational Assistant

    il y a 3 semaines

    Luxembourg European Investment Bank Temps plein

    **This position is based at our Luxembourg headquarters and requires regular office presence. **The EIB offers you the opportunity to live and work in a truly international and multi-cultural environment. We also offer relocation support. The **EIB**, the European Union's bank, is seeking to recruit for its Group Corporate Services Directorate (GCS),**...

  • (Senior) Corporate Officer

    il y a 7 jours

    Luxembourg Abiomis Temps plein

    Permanent Luxembourg Ville, Luxembourg 62 000€/an LB189 Une fiduciaire au cœur du centre-ville de Luxembourg est actuellement à la recherche de son futur (Senior) Corporate Officer afin de soutenir son expansion sur le marché local. Une équipe composée d’une dizaine de talents, Comptables et Corporate Officer, vous évoluerez dans un cadre idéal...

  • (Senior) Administrative Assistant

    il y a 3 jours

    Luxembourg European Investment Fund Temps plein

    **EIF Posting**: The **European Investment Fund (EIF)**, is seeking to recruit for its **General Secretariat - Corporate and Institutional Affairs - Governing Bodies Unit **a: **(Senior) Administrative Assistant** This is a full-time position **Purpose** The Governing Bodies Unit (GBU) executes the corporate activities needed for the Board of Directors...

  • Senior Corporate Officer

    il y a 5 jours

    Luxembourg Abiomis Temps plein

    Permanent Luxembourg City, Luxembourg 69 000€/an BDGR389 We are currently assisting this highly esteemed Holding company in its search for a Senior Corporate Officer. The company is located in an exceptionally modern and luminous office building in Luxembourg-City, which it also owns, and which is also proof of its very professional image. With...